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契約書ファイルを収集するプロセスの最初のフェーズが自動的に開始されます。
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契約書の送信、署名、および管理
高度な契約書機能とワークフロー
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Acrobat Sign 開発者
サポートとトラブルシューティング
この記事では、「送信」ページでアクセスする新しい「署名を依頼」エクスペリエンスについて説明します。(2023 年 11 月リリース)
この新しいエクスペリエンスは、個別のアカウントではデフォルトで有効になっており、その他のすべてのサービスレベルでは管理者が有効にします。マルチユーザーアカウントには、従来のインターフェイスと新しいインターフェイスを切り替えることができる切り替えリンクを有効にするオプションもあります。新しいエクスペリエンスには、ほとんどの送信者が使用する大半の機能がありますが、従来のバージョンと必ずしも同じというわけではありません。
従来の「送信」プロセスは引き続き利用でき、従来のエクスペリエンスが廃止されるまで維持されます。
Adobe Acrobat Sign では、文書のアップロード、フィールドの追加、署名収集のための文書の送信を簡単に行うことができます。
この文書では、ファイルの追加と配置、受信者の追加と配置、および署名フィールドの配置による契約書の送信プロセスについて説明します。Acrobat Sign グループの設定方法によっては、一部のオプションしか表示されない場合があり、テンプレートまたは設定済みファイルを使用している場合は、フィールドを配置する必要がない場合があります。送信する契約書の数が増える場合は、管理者に連絡を取り、一部の機能のデフォルト値を変更したりテンプレートを作成したりして、個々の設定の時間を短縮することを提案すると良いでしょう。
新しい契約書の作成は 4 フェーズのプロセスで構成されており、送信者は手順を追ったプロセスを簡単に採用できます。
上部のナビゲーションバーの「送信」タブを選択します。
契約書ファイルを収集するプロセスの最初のフェーズが自動的に開始されます。
契約書の送信元となる正しいグループを選択します(使用可能な場合)。グループセレクターがグレー表示されている場合は、アクセスできるグループが 1 つしかありません。
グループセレクターでは契約書の設定プロセス全体を通してアクティブの状態が保持されるので、いつでもグループを変更できます。ただし、
グループを使用するとテンプレートやワークフローにアクセスできるので、事前に適切なグループを選択しておくことで、最もよく使用する文書にアクセスできます。さらに、グループでは以下が定義されます。
同じ方法で個々の契約書を設定して長時間を費やしていることに気づいた場合は、可能な限りグループ管理者と協力して適切なデフォルト値を設定してください。
ローカルシステムからファイルを「ファイルを追加」フィールドにドラッグ&ドロップするか、「ファイルを選択」リンクを選択します。ファイルピッカーが開きます。
ローカルシステム、テンプレートライブラリ、または Microsoft OneDrive の同期ドライブから、契約書で使用するファイルを選択します。
契約書作成の第 2 フェーズでは、契約書の詳細と設定を完了または確認します。
まず、すべてのファイルが正しい順序で契約書に添付されていることを確認します。
複数のファイルを含む契約書では、すべてのファイルが 1 つの PDF に結合されます。ファイルフィールドに表示されるファイルの順序によって、最終的な PDF での表示順序が決まります。
さらにファイルを追加する場合は、「ファイルを追加」フィールドにドラッグ&ドロップするか、「 他のファイルを選択」リンクを選択してファイルピッカーを開きます。
ファイルを並べ替えるには、ファイルをクリックしてファイルリストの適切な位置にドラッグします。
契約書名を確認または更新します。
契約書名には、契約書に添付する最初のファイルの名前が最初に入力されます。
このフィールドをクリックして入力することで、任意の値に編集できます。
契約書名が受信者の電子メールの件名行に挿入され、管理ページに表示される最も目立つフィールドになることに留意してください。
「メッセージ」フィールドを更新します。
メッセージフィールドは、すべての受信者に送信される電子メールの本文に入力されます。メッセージは、全体的な挨拶または一連の指示など、すべての受信者に最適に伝わると思われるものにしてください。
契約書設定を実行します。
契約書の性質により、契約書の期限を採用できる場合とできない場合があります。
使用する場合:
「契約書の完了期限」を編集するには、「契約書の設定の編集」アイコンを選択してカレンダーから新しい期限を選択します。
すべての契約書は、処理中の状態になって 365 日たっても完了しない場合、期限切れになります。この有効期限を変更したり無効にしたりすることはできません。
「リマインダーの頻度」では、契約書の現在のアクティブな受信者にリマインダーを電子メールで送信するサイクルを定義します。
「リマインダーの頻度」を編集するには、「契約書設定の編集」アイコンを選択してドロップダウンから新しい頻度を選択します。
このフィールドに入力するパスワードは PDF の表示専用です。
契約書の PDF を表示する際のパスワードセキュリティを設定するには、「契約書の設定を編集」アイコンを選択し、フィールドにパスワードを入力します。
言語値は、受信者の電子メールおよび電子サインページでの、ラベルや手順などのすべての Acrobat Sign テンプレート要素のローカライゼーションを示します。
「受信者の言語」を編集するには、契約書設定の編集アイコンを選択してドロップダウンから新しい言語を選択します。
選択したローカライゼーションは、電子メールおよび電子サインページのテンプレート要素にのみ適用されます。送信者が指定した契約書名またはメッセージは翻訳されません。
アカウントの設定方法や統合サービスの利用可否に応じて「契約書設定」セクションに他のオプションが表示されます(例えば、アカウントに電子保管が設定されている場合、保管を有効/無効にするオプションが表示されます)。
フェーズ 3 – 署名サイクルを把握し、受信者を追加します。
受信者セクションでは、署名サイクル、契約書に含める参加者、期待される契約書の操作方法、契約書監査ログでの表示方法を定義します。見た目より簡単ですが、期待する署名フローを理解する必要があります(例:顧客署名者/内部副署名/マネージャーによる内部承認/プロビジョニングの認定受信者)。
署名フローを理解したら、受信者の追加を開始します。
署名フロー、つまり順次か並列かを定義します。
署名フローは、「受信者は順番に署名してください」チェックボックスによって指定します。
受信者レコードを定義します。
受信者は、複数の設定可能なオプションを含む 1 行(レコード)で定義します。複数の受信者レコードで同じ電子メールを使用しても問題ありません(例:3 人の署名者がいる家族で、同じ電子メールアドレスを共有している場合)。Acrobat Sign では、各受信者レコードが一意の参加者として処理されます。
受信者を定義するには、次の手順に従います。
レコードの電子メールアドレスの横のレコードに「名前」フィールドを挿入する複数の設定可能コントロールがあります。これらのフィールドは必須の場合があり、必須の場合は、フィールドラベルの横にアスタリスクが表示されて必須ステータスが示されます。
必要に応じて受信者を追加し、順序を調整します。
署名フローに複数の受信者がいる場合は、受信者リストのすぐ下にあるプラスアイコンを選択して追加します。
受信者レコードは、以下のように追加できます。
各受信者レコードは、必要に応じて、電子メール、役割、認証方法、およびプライベートメッセージで定義します。
受信者レコードは、レコードの右端にあるごみ箱を選択すると削除できます。
必要に応じて署名の順序を調整します。
順次署名フローを選択した場合は、受信者レコードで役割セレクターの直前に数値署名インデックスが表示されます。
受信者レコードを調整するには、上向き矢印と下向き矢印を使用して、受信者リスト内で受信者レコードを上下に移動します。署名インデックスはそれに応じて更新されます。
CC の関係者は署名サイクルに参加しません。CC の関係者は、契約書が完了した場合にのみ通知されます。
契約書をプレビューして、署名フィールドを追加します。
すべての受信者を追加したら、「プレビューおよびフィールドを追加」を選択します。オーサリング環境が開きます。
フィールドが既に設定されている文書のテンプレートを使用していて、フィールドの配置が受信者リストに正しくマッピングされていることが分かっている場合は、「今すぐ送信」をクリックしてすぐに契約書を送信します。
フェーズ 4 – オーサリング
文書へのフィールドの追加(フィールドのオーサリング、または単に「オーサリング」)は、この記事の範囲を超えた複雑なトピックです。ここでは、このプロセスの概要を説明します。
クリックして配置するオーサリング環境では、フィールドが自動的に検出され、インテリジェントに配置されます。このプロセスが成功するかどうかは、基礎となる文書構造に応じて決まります。
まず、自動配置されたフィールドをクリーンアップし、必要に応じて新しいフィールドを配置します。
不要なフィールドを削除します。
再配置が必要なフィールドを移動します。
フィールド上にマウスポインターを置き、4 方向矢印が表示されたら、フィールドをクリックして適切な場所にドラッグします。
必要に応じてフィールドのサイズを変更します。
フィールドを選択し、エッジまたは隅にポインターを置いて 2 方向矢印が表示されたら、フィールドのエッジをクリックしてドラッグし、目的のフィールドサイズにします。
フィールドの受信者の割り当てを変更します(複数の受信者がいる場合)。
Acrobat Sign システムに、受信者が使用できるフィールドを認識させる必要があります。各フィールドを受信者に割り当てることで認識させてください(全員に割り当てるには、「全員」を受信者として明示的に指定する必要があります)。前述のように、自動検出されたフィールドはすべて最初の受信者に割り当てられます。
フィールドは受信者ごとに色分けされるので、フィールドの識別が容易になります。
必要に応じてフィールドタイプを変更します。
自動検出されたすべてのフィールドは「テキスト」フィールドになるため、一部のフィールドを「署名」フィールドに変更しなければならない場合があります。
必要なフィールドを配置します。
文書に署名する必要があるすべての受信者に、署名フィールドが割り当てられていることを確認します。
フィールドを配置するには:
契約書を送信するたびにその場限りのフォームを作成するのには、時間がかかる場合があります。
頻繁に送信する定型文書がある場合は、時間をかけてライブラリテンプレートを慎重に作成すると、契約書作成時のオーサリングプロセスを省くことができます。
テンプレートは送信済み契約書から「管理」ページで作成できます。
契約書を保存または送信します。
契約書を保存すると、すべてのフィールド設定が保存され、契約書が「下書き」の状態で「管理」ページに保存されます。
契約書を送信すると、最初の受信者に(並列署名フローを選択した場合はすべての受信者に)電子メールが配信され、署名プロセスが開始されます。