署名の環境設定を行います。

この設定に関しては、検討すべきオプションが多数あります。詳しく見ていきましょう。

アカウント／署名の環境設定に移動します。

最初の 2 つの設定では、署名の下線の自動書式設定と、下線の下に挿入される署名データを調整します。

• 形式の整った署名とイニシャルを使用
  • これを有効にすると、下線が配置され、署名データがその下に表示されます
  • これを無効にすると、署名のみが配置され、電子署名であることを示すマークは表示されません
• 署名とイニシャルの下線を動的に調整 
  • これを有効にすると、署名の下線を実際の署名やイニシャルよりも数ピクセル長く動的に制御します
  • これを無効にすると、元の署名フィールドの長さに合わせて下線が表示されます

受信者による署名とイニシャル記入を許可

次のセクションでは、受信者に許可する署名の適用方法を制御します。一般的に、特別なビジネス上の制約がない限り、受信者が希望する方法で署名の適用を許可することをお勧めします。

次の 3 つのオプションがあります。

• 名前とイニシャルの入力 - 名前の入力は、ほとんどの署名者にとって余計な操作が不要なため最も容易なプロセスです。受信者が名前を入力すると、手書き風フォントが適用されます。
  • 署名のフォントを動的に選択 - Acrobat Sign システムでは、手書き風フォントが多数利用できます。デフォルトでは、決められた順序でフォントが適用されます。 このオプションが有効になっていると、ランダムに選択されたフォントが適用されます。
• マウス、スタイラスまたは指を使用して、手書き署名とイニシャルを画面に描画 - このオプションが有効になっていると、受信者は画面上に実際に署名を描画することができます。
• 署名とイニシャルの画像のアップロード - 有効になっていると、受信者はローカルシステムから署名の画像をアップロードすることが許可されます。

受信者が保存した署名を使用するのを許可

このセクションでは、受信者が保存した既存の署名（バイオメトリックおよび画像ベースの保存された署名）の使用を許可するかどうかを指定します。 保存した署名の使用を許可しない場合、受信者は許可されている署名のタイプに応じて、明示的に署名を入力、描写またはアップロードする必要があります。

次のオプションがあります。

• すべての受信者 - 選択すると、すべての受信者は保存した署名の使用が許可されます。
• 内部受信者 - このオプションでは、受信者が Acrobat Sign アカウントのユーザーである場合のみ、保存した署名の使用が許可されます。
• 受信者なし - 受信者全員が保存した署名の使用を許可されません。

このセクションには次の追加のオプションがあります。

• アカウント内のユーザーが自分の署名とイニシャルで画像をアップロードしたりプロファイルに保存したりするのを許可 - このオプションを有効にすると、Acrobat Sign アカウントのユーザーは、個人環境設定セクションで署名の画像をアップロードすることが許可されます。

会社のブランディングを追加して、アカウントのユーザーや署名者のために Acrobat Sign をカスタマイズすることができます。

会社名と URL ホスト名

このセクションでは、ご使用のアカウントに会社名とホスト名を設定します。基本的な設定ですが、これによりアカウントをカスタマイズすることができます。

これら 2 つの設定はアカウントに共通で、グループレベルで調整することはできません。

アカウント管理者としてログインし、アカウント／アカウント設定／アカウント設定に移動します。

会社名

このフィールドに入力した値は、新規ユーザーがアカウントに作成されたときに、「会社名」フィールドに自動的に入力されます。

デフォルトでは、Acrobat Sign のユーザーは個人の設定を編集することができ、これには個々のユーザーの会社名の値も含まれます。

アカウント内のすべてのユーザーのプロファイルで「会社名」の値を更新する場合は、次の手順に従います。

• アカウントのすべてのユーザーの会社名を設定ボックスをオンにします。
• 「保存」をクリックします。

すべてのユーザーのプロファイルで、「会社名フィールド内の値がユーザーのプロファイルの「会社」の値として適用されます。

ホスト名

アカウントのホスト名を設定すると、ユーザーのログイン先の URL と、署名者用に契約書がホストされる URL が変更されます。

このように、ホスト名によって URL をカスタマイズすることができます。

「アカウント」タブの「グローバル設定」セクションには多数のオプションが含まれており、どのような設定にするかは環境によって異なります。

ここでは各オプションの意味と一般的な推奨事項を説明しますが、実際の環境ではそれぞれのニーズに応じた設定を選択してください。

アカウント／アカウント設定／グローバル設定に移動します。

• フォームデータを含む CSV を送信者の署名済み契約書の電子メールに添付する
  フォームを使用していて、署名済み文書のフィールドデータを格納した CSV を取得したい場合は、このボックスをオンにします。ただし、すべてのトランザクションの CSV を取得すると、取り扱いに困る可能性があります。
  
  データを収集したり、CRM にデータを戻したりする必要がある場合は、API ソリューションを構築した方がいいかもしれません。
  


• 文書の表示制限
  この機能を使用すると、様々な署名者に対してのみ、トランザクションで指定したファイルを表示できます。文書の表示制限を最大限に活用するには、送信する文書に関連する署名フローと、文書の添付方法をしっかりと理解する必要があります。
  
  大きなマルチファイルトランザクションを複数の署名者に送信することを考えていて、その文書の一部を 1 人または複数の署名者に対して非表示にしたいのであれば、この設定が適しています。 まだよくわからない場合は、こちらの短い説明ビデオをご覧ください。

• 次の宛先に送信する電子メールに署名済み文書の PDF コピーを添付
  トランザクションが完了すると、デフォルトでは関係者全員がコピーを受け取ります。この設定を使用すると、デフォルトの動作を変更して、コピーを内部のみ、外部のみ、内部と外部の両方に送信したり、内部と外部のいずれにも送信しないように設定できます。
  
  この設定をどのようにするかは、文書の性質によります。機密情報を収集する際は、署名済みのコピーを電子メールで送信しない方がよい場合もあります。セキュリティのためには電子メールでの送信を避けるべきですが、顧客から文書のコピーを請求される可能性もあります。そのような場合は、署名者を無料アカウントで Acrobat Sign に登録し、Acrobat Sign から直接コピーを取得することをお勧めします。
  


• 監査レポートを完成した文書に添付
  電子メールで送信される署名済み文書のコピーに監査レポートを添付する必要がある場合は、少なくとも送信者に対してこの機能を有効にします。
  


• 署名後に複数の文書を 1 つに結合
  1 つのトランザクションに対して複数のファイルをアップロードすると、Acrobat Sign はこれらのファイルを 1 つの PDF に結合してから、署名用に送信します。
  
  この設定により、「署名が完了し、保管されました」電子メールに 1 つの大きな PDF を含めるか、文書を再度複数のファイルに分割するかを制御できます。
  

• すべての署名済み契約書の追加コピーを次の電子メールに送信

この設定も外部アーカイブですが、グループレベルで設定できます（ビジネスおよびエンタープライズレベルのお客様向け）。例えば、締結された販売契約を経理に、または完成した DNA を法務チームに転送することができます。

• 署名済み文書をアップロード
  署名者に文書を印刷し、署名し、Fax で返送することを許可する場合は、この設定を有効にする必要があります。この設定を有効にしていないと、いつか誰かが文書を印刷して郵送しようとしたときに、そのトランザクションを Acrobat Sign 内で完了できません。
  
• Twitter の統合
  作業の完了が Twitter で通知されるようにします。トランザクションが完了するたびに、Twitter 通知が送出されます。
  
• アカウント内のユーザーの委任
  ここでの「委任」とは、別の署名者（電子メールアドレス）が代わりに文書に署名することを認めることを指します。委任しても、元の関係者からアクセス権が削除されることはありません。別のユーザーに署名の権限が付与されるだけです。
  
  一般的に、アドビは署名プロセスをできる限り簡単にしたいという考え方の下に、委任を許可しています。しかし、環境によっては、指定された関係者のみが署名できるようにしなければならない場合もあります。
  

• 署名の権限
  この設定は、Acrobat Sign アカウントに含まれるユーザーが文書に署名するためのデフォルトのアクセス権に影響を与えます。
  一般的に、デフォルトでは全員に署名を許可することをお勧めします。HR タイプの目的に Acrobat Sign を使用しようとする場合は、明確に全員が署名できるようにする必要があります。
  デフォルトで全員の署名権限を拒否する場合は、署名の必要がある署名者を明示的に有効にする必要があります。
  ヒント：管理者は、署名者としての権限をあらかじめ持っていません。そのため、管理者が文書に署名する必要があり、デフォルトで署名を拒否している場合は、「ユーザーとグループ」に移動して電子メールアドレスをクリックし、署名権限を有効にする必要があります。
• アカウントに属していないユーザーの委任
  上記の設定と似ていますが、この機能は、Acrobat Sign アカウントに含まれないユーザーに対するものです。
  このアカウント内のユーザーが作成する契約書のタイムゾーンを設定
  トランザクションの日付時刻スタンプ用のタイムゾーンを設定します。
  
• グループ管理に関する設定
  ビジネスおよびエンタープライズサービスレベルのお客様はグループを設定できます。グループには、そのグループ専用の管理者を設定できます。
  これら 2 つの設定によって、グループ管理者が新規ユーザーを追加したり、グループレベルの設定を変更したりすることを許可または禁止できます（「グローバル設定」セクションと似た設定です）。
  

送信設定は、「送信」タブ上で送信代理人に対して公開されている機能です。このセクションでは、「送信」ページで使用可能なすべての設定について説明します。

グローバル設定と同様に、どのような設定にすべきかは環境によって異なります。

やはり少し長くなりますが、アカウント／アカウント設定／送信設定に移動します。

• 新しい送信機能
  　この設定で新しい送信機能を有効にします。ユーザーが新しい送信機能と従来の送信機能の切り替えすることも許可できます。
  
• ログイン後に「送信」ページを表示
  この設定を有効にすると、ユーザーが Acrobat Sign にログインした後に、「ホーム」タブではなく「送信」ページが表示されます。
  最初にログインするときに非常に長い時間がかかる場合は、「ホーム」タブのレポートに正確なデータを反映するためのスクリプト実行に時間がかかっている可能性があります。ユーザーが「ホーム」タブのデータを確認するよりも、すぐに送信プロセスを開始したい場合は、この機能が適しています。
  
• 文書を承認用に送信
  ワークフローには 1 人または複数の人の承認が必要ですが、署名は不要な場合は、この機能を有効にしてください。
  

• 文書の添付
  ユーザーに文書の添付を許可する様々なチャネルをすべて有効にします。文書の厳密なバージョン管理が必要とされる環境では、最新版のフォームを含んでいるライブラリのみを有効にし、それ以外はすべて無効にしたい場合があります。
  
• 文書名の自動入力
  文書名の自動入力は時間の節約に適していますが、文書名には最初に添付されたファイル名が設定されることに留意してください。そのため、この機能を有効にした場合は、送信者が文書名を編集できるようにするかどうかも念のために検討しておく必要があります。
• 言語
  この設定を使用すると、ユーザーは「送信」ページで外部の署名者の署名用言語を設定できるようになります。
  

• メッセージテンプレート
  大量の電子メールを扱う代理人が大幅に時間を節約できます。メッセージテンプレートを使用して、新しいデフォルトメッセージを設定し、さらに他のカスタムメッセージテンプレートを多数定義できます。同じメッセージ付きで同じ文書を 1 日に複数回送信していることがわかった場合は、この機能を設定してください。
  
• 受信者へのプライベートメッセージ
  各受信者への送信にプライベートメッセージを含めることができます。
  
• 許可されている署名タイプ
  デフォルトでは、電子サインのみが有効になっています。しかし、この世界では、まだかなりの数の人が文書を印刷して Fax で返送したいと考えています。そのような考えの顧客がいる可能性がある場合は、「Fax 署名」オプションを有効にしてください。
  
• 送信者署名の設定
  これらは、送信者が文書の副署名者になる場合を想定した設定です。送信者の副署を許可する場合は、送信者がトランザクションごとに行う調整をできる限り少なくするために、ワークフローに従ってデフォルトを設定しておくと便利です。
  
• リマインダー
  プロセスでリマインダーを設定する必要がある場合は、リマインダーの繰り返しとメッセージを設定して、送信者のサイクル時間をさらに短縮することができます。
  
• 署名済み文書のパスワード保護
  この設定を有効にすると、パスワードを入力しなければ、ユーザーが署名済み PDF を開いたり、オンラインで閲覧したりできなくなります。
  この方法は少し面倒ですが、セキュリティ保護に優れています。
  
• アカウント内の署名者の ID 確認
  Acrobat Sign では、署名者に対していくつかの 2 要素認証方法を使用できます。環境によっては、このような認証方法を 1 つまたは複数許可したい場合があります。また、署名者による認証方法の選択を許可することも、許可しないことも可能です。
  

• 文書の有効期限
  期間限定セールのような形で有効期間を設けたい場合は、具体的な期間を指定し、その期間内に署名されなかった場合は文書を期限切れにすることができます。
  このオプションを有効にする場合は、「文書送信後の有効期限の設定変更を許可」オプションを有効化することをお勧めします。期限を延長する必要性はないかもしれませんが、その選択肢を残しておく価値はあります。
  
• 新しいプレビューおよびオーサリング機能
  新しいオーサリング機能を使用できます。ユーザーが新しいオーサリング機能と従来のオーサリング機能を切り替えることも許可できます。
  
• プレビュー、署名の位置指定、フォームフィールドの追加を行う
  その場で文書にフィールドを追加する可能性がある場合は、フィールドをドラッグ＆ドロップするツールをデフォルトで有効にできます。ただし、バージョン管理された文書で作業している場合は、このオプションを無効化しておいた方がよいこともあります。
  
• 署名順序
  たいていの文書は順番に署名されていくため、これがデフォルト設定になっています。ただし、全員に同時に署名を求める並行署名プロセスを一般的に利用する環境ならば、そのやり方をここで設定できます。
  
  両方のプロセスがある場合は、どちらのワークフローがそのトランザクションに適しているかを送信者に選択させることも可能です。

Acrobat Sign のセキュリティ設定は、様々なアプリケーションの一般的なパスワードセキュリティ設定とほぼ同じですが、いくつか特別な文書設定があります。

セキュリティを設定するには、アカウント／アカウント設定／セキュリティ設定に移動します。

• シングルサインオン設定
  ユーザーがアドビまたは Google のユーザーベースから認証を行う場合に使用します。適切な設定を有効にし、使用しないと思われる設定は無効にする必要があります。
  
• ログイン情報の記憶設定
  指定期間中ユーザーのログイン詳細を記憶できます。ドロップダウンリストから期間を選択します。
  
• ログインパスワードポリシー
  パスワードの再設定を要求する頻度と、パスワードが繰り返し設定されないように Acrobat Sign が記憶する過去のパスワード数のパラメーターを設定します。
  
• ログインパスワードの強さ
  パスワードの強さは、アカウントのセキュリティを保証するための鍵となります。この値はできる限り高く設定することをお勧めします。
  
• PDF 暗号化のタイプ
  PDF 暗号化レベルを選択する際に重要なのは、署名者がどのバージョンの Reader をインストールしている可能性があるかを把握することです。より高度な暗号化機能を使用するには、より新しいバージョンの Reader が必要です。
  通常は、署名者が少しでも IT に詳しい人ならば、この値を 128-bit AES に設定して構わないでしょう。Acrobat 7 は 2005 年初頭に発売されたバージョンであり、ほとんどの人はもっと新しいバージョンにアップグレードしています。
  
• API
  認定されていないパートナーアプリケーションに、このアカウントからのアクセスを許可します。アカウント管理者以外のユーザーが Acrobat Sign API を使用するアプリケーションを開発することも許可します。
  
• 許可する IP 範囲
  外部の人物がユーザーへのアクセスを試みることに関して懸念がある場合は、IP 範囲の制限が優れた防衛手段になります。自宅から作業したり、所有するネットワーク外のモバイルデバイスで作業したりしないようにしてください。
  
• アカウント共有
  アカウント共有は、複数の代理人を管理できる便利な機能ですが、アカウントを誰と共有するかも制御できます。多くの管理者は、新規ユーザーの作成時にアカウント共有の作成だけを行い、アカウント全体の設定を無効にしています。
  
• 署名者の ID 確認
  文書に署名する前にログインを求めるかどうかを設定します。環境によっては、適切なセキュリティチェックになる場合があります。
  
• 契約署名用パスワード
  文書の署名または表示を保護するとき、パスワードポリシーを適用できます。
  
• 契約署名用パスワードの強度
  パスワードの強度を設定します。
  
• ナレッジベース認証
  契約を取り消すまでの、署名者による ID 検証の試行回数を制限します。

API を使用する予定がありますか？開発者が Acrobat Sign を既存の CRM システム（または他の有効な API）に組み込む場合は、このオプションを検討します。

Acrobat Sign による REST API のサポート：

アカウント／Acrobat Sign API に移動します。

Adobe Document Cloud API を使用して、OAuth トークンが必要なユーザーデータにアクセスします。

OAuth をサポートしない従来のアプリケーションがある場合は、統合キーを作成できます。

統合キーを作成するためのリンクが表示されない場合は、サポートにお問い合わせください。

このページには、以下のリンクも記載されています。

• WSDL リンク
• OAuth トークンリンク
• メソッドに関するドキュメントへのリンク
• および REST API サンプルへのリンク

さらに、API を有効にすると、「API 要求ログ」用の新しいリンクが左側に表示されます。このログには、API 呼び出しから受け取った XML が表示されます。この情報は、コードベースの問題が発生した際のトラブルシューティングに役立つことがあります。

REST API は「API アプリケーション」オプションから利用できます。

このページで「新規アプリケーションを作成」リンクをクリックし、アプリケーション名を入力して、「アプリケーションを作成」ボタンをクリックします。

新しいアプリケーション ID とシークレットが即座に生成され、表示されます。

ユーザーを職務グループに分割すると便利なことがあります。特に、様々な署名要件や遵守すべき報告構造がある場合は、グループが大いに役立ちます。

Acrobat Sign ではグループを簡単に作成できます。
アカウント／ユーザーまたはアカウント／グループに移動します。

「グループ」ページが表示されたら、ページの右上端にある「+」ボタンをクリックして、新しいグループ名をフィールドに入力します。

グループの設定を構成するためのリンクもあります。列をクリックするとグループ設定のリンクが表示されます。これらの設定は、アカウントレベルで設定したグローバル設定とほぼ同じですが、グループはアカウントの子オブジェクトなので、グループ設定はアカウント設定よりも優先されます。

グループ名はいつでも更新可能です。そのため、グループ名を変更する必要が出てきても問題ありません。

最後にユーザーを追加します。

Acrobat Sign で新規ユーザーを作成するには、次の 2 つの方法があります。

1 人ずつ

または

CSV を使用した一括作成

単一ユーザーのプロセスは非常にシンプルです。
アカウント／ユーザーに移動し、検索ボックスの横に表示されているツールバーの「+」ボタンをクリックします。「作成」ダイアログボックスが表示されます。

「電子メールアドレス」、「名」、「姓」のフィールドに入力し、（必要に応じて）ユーザーを割り当てるグループを選択します。

「このユーザーの契約書を表示」チェックボックスも表示されます。このオプションにより、新規ユーザーから管理者ユーザーへのアカウント共有が作成されます。新しい代理人のトランザクションを監視する必要がある場合は、このチェックボックスをオンにしてください。

その必要がない場合でも、共有を作成できます。ただし、その場合はアカウント共有機能を使用します。

ユーザーを作成すると、入力したアドレス宛に、パスワードの設定を要求する電子メールが送信されます。パスワードを設定するとユーザーはアクティブになり、最初の文書を送信できるようになります。

一括作成を実行するには、アカウント／ユーザーに移動し、検索ボックスの横に表示されているツールバーの「+」ボタンをクリックします。作成ダイアログボックスで、「ユーザーの一括作成」をクリックします。

このプロセスでは、少なくとも電子メールアドレス、名、姓の列がある CSV を作成します。正しいフォーマットについては、サンプルの CSV ファイルを参照してください。「サンプルの CSV ファイルをダウンロード」リンクをクリックします。指定されたフォーマットでファイルを作成します。ファイルの準備ができたら、参照をクリックし、ファイルを選択します。

このプロセスの短所の 1 つは、ユーザーから管理者アカウントへの共有を作成できないことです。