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コンテンツレビューと共同作業の管理

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最終更新日 : 2024年1月24日

ここでは、統合されたクラウドベースのワークフローを使用して、レビュープロセス全体をシームレスに管理する方法について説明します。

この記事では、セキュアなクラウドベースのレビューを使用して、レビュー担当者や各分野の専門家と活発な共同作業を行うためのコンテンツ中心の共同作業ワークフローを作成する方法について説明します。レビュープロセスで複数のステージを作成し、さまざまな手順で構成されるワークフローを実装します。各手順はニーズに合わせて調整します。

オンラインレビュープラットフォームを使用すると、ベストプラクティスを堅牢でスケーラブルな分散プロセスに変えることができます。

複数のレビュー担当者を割り当てて、セキュアな Web ベースの環境で共同作業を行えます。
レビューの作成、共有、参加、管理を簡単に制御
すべてのレビュー担当者と各分野の専門家によるリアルタイムでブラウザーベースの共同作業。

前提条件

オンラインレビューを作成またはオンラインレビューに参加するには、Adobe アカウントを設定する必要があります。レビュー用に共有するコンテンツは、Adobe アカウントにリンクされたクラウドストレージに保存されます。コンテンツを正常に共有するには、ご使用のシステムに Creative Cloud デスクトップアプリケーションをインストールする必要があります。

注意：

最適なパフォーマンスを得るために、アカウントでクラウドストレージが有効になっていることを確認するようお勧めします。

レビューのワークフロー

Adobe RoboHelp では、共同作業を同期して行ったり、共有トピックに関するフィードバックをレビュー担当者や各分野の専門家から得るプロセスを自動化したりできます。

作成者は、プロジェクトから一連のトピックを選択し、同様にプライベートまたはパブリック Web リンクを作成することで、レビューサイクルを開始できます。レビュー担当者は、そのリンクにアクセスして、フィードバックを含んだ注釈を共有トピックに追加するために招待されます。作成者は、共有フィードバックを確認し、依頼された変更を行い、サイクルを続行できます。

ワークフローは、次の 2 つのステージに分かれています。

作成者ワークフロー：新しいレビューが作成されると同時に、レビュー担当者と SME に割り当てられます。
レビュー担当者ワークフロー：ピアレビューと作成者から要求された改訂が行われます。

作成者ワークフロー

ここでは、できるだけわかりやすく効率的なレビュープロセスを開発するための手順を説明します。

レビューを作成

RoboHelp でレビューを作成するには、以下の手順を実行します。

標準ツールバーの「レビュー」タブをクリックします。「レビュー」タブが開きます。
「レビュー」タブの左側のツールバーに、アクティブなレビューグループが表示されます。

「アクティブなレビュー」タブには進行中のレビューのリストが表示されます。
アクティブなレビューパネルで、をクリックしてレビューを作成します。
レビューを作成ダイアログボックスで、「タイトルをレビュー」フィールドにレビューのわかりやすい名前を入力します。
「終了」をクリックします。

レビューはアクティブなレビューパネルに作成されます。

「アクティブなレビュー」タブ

右側のパネルを使用すると、レビューに追加するトピックのリストをフィルタリングできます。詳細については、「レビューのフィルターの仕組み」を参照してください。

レビューするコンテンツを選択

一番上のチェックボックスをオンにしてすべてのトピックを選択するか、必要なトピックのみを選択します。レビューするトピックを選択したら、作成画面の右上にある「共有」アイコンをクリックします。

レビューするトピックを選択
「リンクを作成」をクリックして、選択したコンテンツをクラウドストレージにアップロードすると、作成した Web リンクでコンテンツを共有します。

レビューリンクを作成
Web リンクがレビュー用に作成されたら、レビュー用の URL でレビューアーを割り当てることが可能です。

URL をレビュー
レビュー用の URL を起動すると、選択したトピックのリストがデフォルトで左側に展開されます。コメント欄で @ メンションを使用すると、仲間のレビューアーにメッセージを残すことができます。レビューアーは、そのコメントの通知を受け取ります。「テキストを置換」レビューオプションが新たに追加されました。レビュー担当者の作業に役立ちます。

トピックのリストとレビューアー
左側のペインからトピックを起動します。レビューと任意のトピックが読み込まれると、プログレスバーに表示されます。トピックが開かれていない場合は、役立つ提案もトピックエリアに表示されます。

プライベート招待を使用してレビュー用に共有

指定したレビュー担当者および SME とレビューを共有するには、デフォルトのアクセス権設定である「招待のみ」を選択します。Web リンクに対して招待のみアクセス権を設定すると、招待されたすべてのユーザーがコンテンツを表示できるようになります。

招待のみ
「メンバー」タブで「ユーザーを追加」ボタンをクリックして、新しいメンバーをレビューに招待します。複数の電子メールアドレスを指定して招待状を送信し、必要に応じてメッセージを追加することもできます。

「招待」をクリックします。

共有招待
すべてのレビュー担当者に、レビューの詳細、メッセージ、クリックして応答を投稿できる URL リンクが記載された電子メールが送信されます。
レビュー担当者を削除するには、メンバーの名前の上にカーソルを置き、「削除」をクリックします。

レビュー担当者を削除

パブリックリンクを使用してレビュー用に共有

レビューを共有するユーザーの範囲を広げるには、「アクセス設定」の下にあるドロップダウンをクリックして、「パブリック」を選択します。Web リンクに対してパブリックアクセス権を設定すると、リンクを知っているすべてのユーザーがコンテンツを表示できるようになります。

パブリック
「パスワード必須」を有効にして共有パブリックリンクのセキュリティを強化できます。有効にすると、参加者は共有トピックにアクセスするために正しいパスワードを入力する必要があります。

レビュー担当者のワークフロー

レビューの招待を受け取ったら、ブラウザーでリンクを開き、コメントツールを使用してコメントの追加、テキストのハイライト表示、テキストの挿入、図形の描画を行います。複数のレビュー担当者が、同じバージョンの共有トピックにリアルタイムで投稿できます。リアルタイムでコメントが追加されるため、レビューが行われたことをすぐに把握できます。

共有トピックがパスワードで保護されている場合は、パスワードを入力して表示する必要があります。

レビューリンクをクリックして、ブラウザーでレビューを開きます。アカウントにサインインするように指示される場合があります。
左側のパネルで、共有トピックの横にあるシェブロンをクリックします。ダブルクリックして、選択したトピックを開きます。

レビュー担当者の画面
「レビュー」タブで以下の注釈ツールを使用して、フィードバックを投稿します。
- ピン留め：トピックにコメントを挿入できます。ピン留めしたすべてのコメントには、番号が割り当てられます。コメントパネルのコメントには、コメントのコンテキストを識別するためにこれらの数字が示されます。
- テキストをハイライト表示：注釈エレメントを共有トピックに追加します。
- テキストの打ち消し線：テキストに横線を引くことでテキストを削除したことを示します。
- テキストを挿入：テキストを追加します。
- 図形を描画：三角形、長方形などの自由形式の図形を描画します。
目的のツールをクリックし、中央で選択したコンテンツに注釈を付けます。
「送信」をクリックします。