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ServiceNow ナレッジベースへの公開

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最終更新日 : 2024年1月24日

Robohelp

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ServiceNow ナレッジベースに直接コンテンツを公開する方法について説明します。

PDF や Word の出力テンプレートで使用されているマスターページの名称が、ページレイアウトに変更されました。

トピックテンプレートやオンライン出力に使用されているマスターページの名称が、トピックレイアウトに変更されました。

詳しくは、Adobe RoboHelp のテンプレートを参照してください。

Adobe RoboHelp は ServiceNow との統合で公開機能が強化され、ナレッジベース出力を、ナレッジベースとして直接ServiceNow ナレッジベースに公開できるようになりました。

前提条件

ナレッジベースとナレッジ記事の作成を開始する前に、ServiceNow ナレッジ管理を設定する必要があります。詳細な設定については、以下の手順に従います。

インスタンスで ServiceNow ナレッジ管理を設定する詳しい手順を説明します。詳細については、「ガイド付きセットアップの使用」を参照してください。
ServiceNow 記事の作成、公開権限（kb_knowledge 表 CRUD 操作権限）。詳細については、「ナレッジベース記事の作成」を参照してください。
キーワードをタグとして使用するために、label_entry.table および lable_entry.table_key の作成、書き込みを行う追加の権限。詳細については、「タグの管理」を参照してください。

ワークフローの設定

出力の公開に先立ち、ServiceNow ナレッジベースを設定する手順は次のとおりです。

出力プリセットを作成し設定します。
公開プロファイルを構成します。
カテゴリとセクションを使用するように目次の構造を設定します。

出力プリセットの作成

RoboHelp で出力プリセットを作成するには、以下の手順を実行します。

開いているプロジェクトで、以下に示すいずれかの操作を実行します。
- 標準ツールバーの左側に表示されている「出力」タブをクリックします。
- 標準ツールバーの右上隅に表示されている「クイック生成」（）をクリックし、「設定を編集」アイコン（）をクリックします。
出力ビューが表示されます。
出力ツールバーで、「出力プリセット」をクリックします。出力プリセットパネルが表示されます。
出力プリセットパネルで、をクリックします。
新しいプリセットダイアログボックスで、以下を指定します。

タイプ：ドロップダウンリストで、プリセットタイプに Zoho ナレッジベースを選択します。

名前：出力プリセットの名前を指定します。

ターゲット：ターゲットドロップダウンから、ServiceNow ナレッジベースを選択します。
「終了」をクリックします。

出力プリセットには、出力ツールバーの出力プリセットパネルからアクセスすることができます。または、オーサリングウィンドウのクイック生成ダイアログボックスから出力プリセットにアクセスすることもできます。

ServiceNow ナレッジベースの出力プリセットの設定

ナレッジベースの出力プリセットを構成するために、次の設定を使用できます。

全般

タイトル、ターゲット、出力パス、エンコーディングなど、基本的な出力設定を指定するには、以下のオプションを使用します。

タイトル：生成された出力のタイトルを指定します。

タイトル内で変数を使用することができます。タイトル内で変数を使用するには、Ctrl + 1 を押して、ドロップダウンリストで変数を選択して Enter キーを押します。「コンテンツ」タブ／「変数セット」フィールドで設定された変数を選択すると、出力の生成時に、その変数の値が変数セットから取得されます。

ターゲット：ドロップダウンを使用して、選択した出力を生成する ServiceNow ナレッジベースを選択します。

出力パス：出力の場所を指定します。場所を選択するには、をクリックします。

出力パスがプロジェクトフォルダーのパスに含まれていないことを確認します。出力パスがプロジェクトフォルダーのパスに含まれている場合、出力は生成されません。また、必要なコンテンツが保管されていないフォルダーを選択してください。 RoboHelp はフォルダー内のコンテンツを削除した後、出力を生成します。

プロジェクトに対する相対パスとして出力パスを保存：有効にして出力パスを参照すると、出力へのパスは絶対パスではなく相対パスになります。

エンコーディング：コンテンツで使用する文字のエンコーディング形式を指定する場合は、このドロップダウンリストを使用します。

生成後スクリプト：出力生成後にカスタムスクリプトを実行するには、ドロップダウンリストからスクリプトの .js ファイルを選択します。

コンテンツ

以下のオプションを使用して、目次、条件式、変数セットなど、コンテンツ関連の出力設定を指定します。

目次：出力に含める目次を選択する場合は、このドロップダウンリストを使用します。このドロップダウンリストには、プロジェクトで使用可能な目次が表示されます。デフォルトでは、このドロップダウンリストの最初の目次が選択されます。

選択された目次にあるファイルとその参照のセットが、生成された出力に表示されます。

条件式：出力の条件式を指定する場合は、このドロップダウンリストを使用します。この設定を使用すると、目的の出力タイプや対象ユーザーに応じて、出力内に表示するコンテンツと出力から除外するコンテンツを簡単に指定することができます。選択した条件式を編集するには、をクリックします。条件式を指定しない場合は、ドロップダウンリストで「なし」を選択します。

変数セット：このドロップダウンリストを使用して、該当する出力で使用する変数セットを指定します。プロジェクトのデフォルトの変数セットを使用する場合は、このドロップダウンリストで <デフォルトの変数セット> を選択します。変数セットを使用すると、出力方法に応じて変数を使用できます。例えば、お客様と内部ユーザーとで異なる変数セットを使用して出力を生成できます。

展開テキストを含める：このオプションは、ServiceNow ナレッジベースへの公開には無効です。

ドロップダウンテキストテキストを含める：このオプションは、ServiceNow ナレッジベースへの公開には無効です。

注意：

ServiceNow では、記事内に JavaScript またはカスケードスタイルシート（CSS）を追加することは許可されていないことに注意してください。そのため公開では、ドロップダウンテキスト、展開テキスト、またはサムネイルイメージを使用しないようにしてください。ただし、使用されている場合、括られたテキストはプレーンテキストとして保持されます。

レイアウト

ServiceNow

公開プロファイル、レコードタイプ、カテゴリーなどの ServiceNow 公開設定を指定するには、以下のオプションを使用します。

公開プロファイル：このドロップダウンリストを使用して、ServiceNow 接続プロファイルの中から選択します。公開プロファイルの作成方法については、「公開プロファイルの構成」を参照してください。

ナレッジベース：このフィールドを使用して、必要な ServiceNow ナレッジベースを選択します。

ユーザーは、ServiceNow サイトのナレッジベースを設定して、許可に基づいてコンテンツを保存できます。このプロジェクトから公開されたすべての記事は、これらのナレッジベースに公開できます。

すべての記事を同じカテゴリに公開：目次のすべてのトピックを ServiceNow サイトの 1 つのカテゴリとセクションに公開するには、このオプションを選択します。

すべてのスタイルをインラインスタイルに変換：出力を ServiceNow ナレッジベースに公開するときに RoboHelp で使用するスタイルが維持されていることを確認するには、このオプションを選択します。

トピックの検索キーワードを記事タグとして使用：タグを使用してタグ付きの記事をフィルタリングしたり表示したりします。検索キーワードで記事にタグを付けるには、このオプションを選択します。

ServiceNow では、キーワードによる記事タグを使用します。タグは、すべてのユーザー（グローバル）に表示したり、特定のグループまたはユーザー（共有）にのみ表示したり、1 人のユーザー（プライベート）に表示したりできます。

例えば、多言語翻訳の設定に関する記事には、翻訳、複数、言語などのシステムタグが適用される場合があります。記事を検索または閲覧する際に、ユーザーはタグをクリックして検索結果を細かく表示できます。

下書きとしてアップロード：トピックを下書きとして共有してからユーザーが使用できるようにするには、このオプションを選択します。

画像をアップロード：トピック内の画像を公開する出力に含める場合は、このオプションを選択します。

リンクされたドキュメントのアップロード：トピックにリンクされている PPT、PPTX、DOC、DOCX、PDF などのドキュメントを公開する出力に含める場合は、このオプションを選択します。

公開プロファイルを設定する

出力を ServiceNow ナレッジベースに公開する前に、プロファイルを作成して構成する必要があります。プロファイルを作成して設定するには、以下の手順を実行します。

「編集／公開プロファイル」を選択します。

公開設定ダイアログボックスが表示されます。
をクリックしてプロファイルを作成します。
「サーバータイプ」フィールドで、「ServiceNow ナレッジベース」を選択します。
「ServiceNow ナレッジベース」サーバータイプに対して、以下の手順を実行します。
- 名前：デフォルトのプロファイル名が表示されます。必要に応じて名前を変更します。
- サイト URL：サイト名を追加して、サイトの URL を完成させます。
  例：https://devInstance.service-now.com
「保存」をクリックします。

プロファイルが保存され、「プロファイル」列にプロファイル名が表示されます。プロファイルを編集するには、目的のプロファイル名をクリックしてそのフィールドを編集します。プロファイルを削除するには、削除するプロファイルのをクリックします。

ServiceNow ナレッジベースの目次構造の設定

公開前の最後の手順では、次のガイドラインを考慮に入れ、コンテンツ公開のために目次がカテゴリとセクションに整理されていることを確認します。

目次の最上位レベルはカテゴリに変換され、2 番目のレベルはセクションに変換されます。したがって、2 レベルの目次を作成することをお勧めします。
この構造に当てはまらない公開記事は、カテゴリとセクションに並べ替えられます。

ServiceNow ナレッジベースに公開する

ナレッジベースの出力プリセットを設定して ServiceNow にリンクし、ServiceNow ナレッジベースにコンテンツを公開できます。

標準ツールバーの「出力」タブをクリックします。出力ツールバーでは「出力プリセット」がデフォルト設定です。
出力プリセットパネルで、任意の出力プリセットをダブルクリックして編集します。
出力プリセットエディタで「公開」タブをクリックし、ServiceNow タブ設定で選択したプロファイルを表示します。

公開プロファイルダイアログボックスでサーバー情報を編集することもできます。このダイアログボックスを開くには、をクリックします。
コンテンツの公開先のプロファイル（サーバー）を選択します。
出力プリセットパネルのプリセットを生成アイコン（）をクリックします。

次に、出力プリセットパネルで、選択した出力プリセットの横に表示されているプログレスバーを確認します。出力の生成が完了すると、画面の右下隅に成功ダイアログボックスが表示されます。

出力の生成が完了したら、出力プリセットパネルのをクリックして出力を表示します。
選択したプロファイル（サーバー）をパブリッシュするには、出力プリセットをクリックしてから標準ツールバーのをクリックします。または出力プリセットパネルを右クリックし、「公開」をクリックします。
RoboHelp はコンテンツを ServiceNow に出力します。公開された出力を表示するには、アイコンをクリックして ServiceNow ナレッジベースのランディングページに移動し、記事を参照できます。
公開された出力を表示するには、アイコンをクリックして ServiceNow ナレッジベースのランディングページに移動し、記事を参照できます。