Microsoft Dynamics オンプレミス向け Adobe Sign：ユーザーガイド

Adobe Sign はプラグアンドプレイ方式で Dynamics と統合することで、必要なあらゆるフォームや契約文書の署名を取得できます。この統合により、以下のメリットを実現できます。

• 取引先担当者、取引先企業、潜在顧客、商談、受注、請求書、見積もり、契約、および管理者が作成した任意のカスタム CRM エンティティなどの CRM レコードに Adobe Sign を組み込むことができます。
• 契約書や販売用ドキュメントなど、顧客との契約に使用する文書を Dynamics から 1 クリックで送信できるので、見積もりから現金化までのプロセス全体を高速化できます。
• 取引先企業や取引先担当者などの Dynamics のエンティティからのデータを契約書に結合し、署名プロセス中に署名者から収集したデータを Dynamics に自動的に返送できる、管理者が設定可能なデータマッピング機能を利用できます。
• カスタマーサポートハブ（Dynamics 365 9.x 以降で利用可能）からモバイルデバイスで有効化できます。
• 受信者は、いつでも、どこでも、どのデバイスでも簡単に署名できます。
• Dynamics 内から、署名用に送信された文書をトラックできます。
• プロセス全体を通して、手作業が必要なくなります。

この文書は、Microsoft Dynamics 365 CRM（オンプレミス）9.0 以降を明示的に対象にしています。

Adobe Sign へのアクセス権の取得

Adobe Sign は Dynamics 管理者がインストールし、アクセス権はセキュリティロールによって付与されます。  Adobe Sign へのアクセスが必要で、メインページに Adobe Sign のオプションが表示されない場合、Dynamics 管理者に連絡してユーザーアクセス権を依頼してください。

署名を依頼

新規契約書は、顧客サービスハブで作成できます。

顧客サービスハブで新規契約書を作成するには、次の手順に従います。

• 「新規レコード」ボタン（グレーのプラス記号）をクリックし、「契約書」を選択します。
• 「契約書」メニューオプションに移動し、アクションの上のリボンにある「新規契約書」ボタンをクリックします。

「署名を依頼」オプションは、詳細メニューから使用できます。

「署名を依頼」オプションを使用すると、Dynamics エンティティまたは契約ページから署名用に契約書を送信できます。

エンティティから契約書を送信するには、次の手順に従います。

• CRM 内のエンティティレコード（商談、取引先企業など）に移動し、クリックして開きます。
• 詳細コマンドメニュー（...）をクリックします。
• メニューから「署名を依頼」を選択します。
  • メニューが、使用可能なテンプレートのリストに置き換わります。
  • テンプレートの一覧の一番下には、「新規契約書」があります。これは、テンプレートに基づかない契約書の場合に使用します。

新規契約書ページが開き、契約書テンプレート で 定義されたフィールド値が自動的に入力されます。

契約書を定義して送信するには、いくつかの項目を設定します。

• 受信者 - 文書に対して署名または承認をおこなうユーザーまたはユーザーのリストです。
• 契約名 - 署名者に送信される電子メールの件名の行と内部レポートに表示される契約の名称です。
• 署名する必要がある文書 - 法的な署名が必要な、1 つ以上のフォーム、契約書、その他任意の文書です。

「受信者」セクション

「受信者」セクションに、1 人以上の署名者を定義する必要があります。  文書に署名する順番で受信者を入力します。間違った場合は、受信者リスト左側の「署名順序」フィールドを編集できます。

受信者を定義するには、次の手順に従います。

• 受信者パネルの右上隅にある「受信者を追加」をクリックします。

クリックすると、署名者／承認者のタイプを選択できるオーバーレイウィンドウが表示されます。

1. 「受信者タイプ」選択リストから適切な値を選択します。

• 新規 - Dynamics で受信者が定義されていない場合に選択します。
• 取引先担当者 - Dynamics で取引先担当者と定義されている受信者の場合に選択します。
• 潜在顧客 - Dynamics で潜在顧客として定義されている受信者の場合に選択します。
• ユーザー - Dynamics 環境の内部ユーザーです。

2(a).「新規」を選択すると、オーバーレイウィンドウが変更され、氏名と電子メールアドレスを入力できます。

この操作では、新しい取引担当者／潜在顧客は Dynamics に保存されません。名前と電子メールは、このトランザクションの目的でのみ使用されます。

2(b).「取引先担当者」、「潜在顧客」または「ユーザー」を選択すると、オーバーレイウィンドウが変更され、選択した特定のエンティティを検索できます。名前（または名前の一部）を入力し、検索アイコンをクリックして、組み込む特定の受信者を選択します。

Dynamics はこれらの種類のエンティティを認識できるので、電子メールはデータベースから読み込まれます。

3. 受信者ごとに「受信者の役割」を定義する必要があります。  受信者の役割には次のものがあります。

• 署名者（デフォルト） - 署名者は、契約書に 1 つ以上の署名をおこなう必要があります。
• 承認者 - 承認者は契約書に署名する必要はありませんが（ただし、承認者に署名フィールドが配置されている場合は署名することができます）、契約書を「承認」する必要があります。承認イベントは、ログに記録されます。
• CC – CC（カーボンコピー）に指定した関係者は、契約書の通知プロセスに含まれますが、契約書や署名サイクルに関与することはありません。

4. 受信者ごとに「本人確認」を定義する必要があります。使用可能なオプションは、管理者が有効にした認証によって決定されます。

• 「電子メール」はデフォルト値であり、受信者は電子メールのリンクにより契約書にアクセスするだけで済みます。
• Adobe Sign の検証では、受信者が Adobe ID システムを認証する必要があります。
  
  • 送信者のみが署名したすべての契約書は、「本人確認」を「Adobe Sign」に設定する必要があります。
  • 認証するための Adobe アカウントを外部受信者がすでに持っていることが明らかな場合を除き、外部受信者の検証方法として Adobe Sign を使用することはお勧めしません。
• 「電話」検証では、入力する必要のあるコードを含むメッセージが受信者に送信されます。
  • 送信者は、受信者の設定時に受信者の電話番号を入力する必要があります。
    
• 「パスワード」検証では、ID を確認できるように、送信者が受信者にパスワードについて通知する（帯域外）必要があります。
  
• 「ナレッジベース」の検証では、受信者の公開情報（およびオプションで米国社会保障番号）を使用して一連の質問をします。
  
  • ナレッジベースの検証は、米国ベースの受信者にのみ有効です。
    

5. 受信者を定義したら、「保存」をクリックします。

6. すべての署名者／承認者について、手順 1 ～ 5 を繰り返します。

署名順序

署名順序には、順次署名と並行署名の 2 つのワークフローがあります。このオプションは、受信者パネルの下部にある「ログイン順序」チェックボックスで制御します。

「ログイン順序」がオンの場合、受信者は、「受信者」セクションにリストされた順序で契約書を受け取ります。最初の受信者に契約書について通知され、最初の受信者がそのアクションを完了するまで、他の当事者に通知されることはありません。  次に 2 人目の受信者に通知され、契約書が完了するまで同様の手順が繰り返されます。

「ログイン順序」がオフの場合、契約書は並行署名として送信されるため、すべての受信者にただちに通知され、すべての受信者がアクションを完了すると契約書が完了します。

受信者の順序の変更

受信者名の左にある番号を 1 回クリックします。番号の値が編集できるようになります。受信者に設定したい署名プロセスの番号に変更します。それに従って他の受信者が調整されます。

受信者の値の編集

フィールドをシングルクリックすると、ロックされていない（ロックアイコンで示されます）受信者の値を編集できます。

フィールドが開き、値を編集するか、新しい選択リストの値を選択できます。

変更後、受信者パネルの「保存」アイコンをクリックします。

「ファイル」セクション

契約書に文書を追加するには、「ファイル」セクションの右上隅にある「ファイルを追加」ボタンをクリックします。

「ファイルを追加」をクリックすると、ポップアップウィンドウにオプションが表示され、ファイルをアップロードする方法を次の 2 つのソースから選択できます。

• マイコンピューター – ローカルシステムまたはネットワークドライブ（SharePoint など）からファイルを検索してアップロードできます。
  
• テンプレート – 「テンプレート」オプションを使用すると、Adobe Sign アカウントにアップロードされたテンプレートにアクセスできます。
  • 「Adobe Sign ライブラリからファイルを添付」オプションは、新規契約文書を作成する場合にのみ使用でき、テンプレートを作成する場合は使用できません。
    
  • 管理者のみがライブラリに文書を追加できます。

「メッセージ」セクション

「メッセージ」セクションには、契約書の件名（契約書名としても使用）と、受信者へのグローバルメッセージが含まれます。

• 件名 - 件名は主に通知プロセスで利用されます。電子メールの件名の行に表示されるほか、電子メール本文では太字で、ボイラープレートテキストでは小さなフォントで表示されます（以下の黄色でハイライトされた部分）。
• メッセージ - メッセージフィールドは自由に入力可能なプレーンテキストのフィールドであり、署名者に対する任意のメッセージや指示を挿入できます（以下の緑色でハイライトされた部分）。

「オプション」セクション

「オプション」セクションには、このトランザクションにのみ適用される数多くの設定オプションが含まれています。

• 送信前に署名をプレビューして位置を設定 - このチェックボックスをオンにすると、送信者がフォームフィールドを配置できるように、契約書でオーサリング環境が自動的に表示されます。
• 完了期限 - このチェックボックスをオンにすると、契約書が期限切れとなる終了日が契約書に定義されます。
• 契約期限切れまでの日数 - 「契約書の有効期限」機能が有効になっている場合に、契約書に署名可能な残り日数を定義します。
• 対面署名を要求 - 署名者が電子メールを使用せずに、送信者のローカルシステムまたはタブレット上で署名する必要がある場合、送信者はこのオプションを使用して署名をホストできます。
• 署名後のランディングページを追加 - 有効にすると、受信者が契約書の操作を完了した後にリダイレクトされる URL を指定できます。
• 署名後のランディングページ - このフィールドには、「署名後のランディングページを追加」が有効な場合に、受信者をリダイレクトするページの URL が表示されます。
• リダイレクトの遅延秒数 - この設定は、署名の適用後、指定したランディングページに受信者がリダイレクトされるまでの遅延時間を指定します。「署名後のランディングページ」が定義されている場合は必須です。
• 受信者のリマインダー - トランザクションのリマインダーサイクルを定義します。  リマインダーは、現在の受信者に対して、毎日または毎週送信するように設定できます。
  
• 署名タイプ - 契約書で要求する署名タイプを指定します。
  
  • 電子サイン - 受信者に電子サインの適用を要求します。
    
    • このオプションでは、管理者がこのオプションを有効にしている場合に、受信者がワークフローを手書きサインに変更できます。
      
  • 手書き - 受信者は、文書をダウンロードして物理的に署名し、署名されたドキュメントのスキャン画像をアップロードする必要があります。
    
    • 手書きサインは電子サインに変更できません。
      
• 受信者の言語 - 受信者の電子メールおよび web インターフェイスで使用される言語を指定します。
  
• パスワードで保護 - 最終的な文書に不正にアクセスされないようにパスワードを設定する場合にこの設定を有効にします。

受信者を定義し、ファイルを添付して、その他のフィールド操作が完了したら、上部メニュー項目の「契約を送信」をクリックします。

テンプレートを使用して、任意のエンティティから署名を依頼

Dynamics 管理者は、Dynamics エンティティ（取引先担当者、商談、取引先企業）向けのテンプレートを 1 つ以上作成できます。テンプレートにより、契約書が事前に設定され、送信者が手動でおこなう設定作業が削減されます。

テンプレートには、リボンのその他コマンド（…）アイコンからアクセスします。

新規（+）メニューからの契約書のクイック作成

テンプレートが作成されたエンティティタイプがわかっている場合は、「新規」メニューから新規契約書を作成できます。

• 上部リボンの「新規（+）」アイコンをクリックします。
• 「レコード」セクションのオプションから「契約書」を選択します。
  • 「クイック作成：契約書」パネルが開きます。

• 使用するテンプレートに関連付けられている「エンティティ」を選択します。
  • 選択すると、2 つのルックアップが表示され、 送信先となる 契約書を関連付ける特定のオブジェクトと、使用するテンプレートを選択できます。

• 「{エンティティ} を選択」フィールドをクリックすると、適切なエンティティタイプのオブジェクトリストが表示されます。オブジェクトを選択します。
  • エンティティ名の一部を入力すると、メニューが文字列と一致するオブジェクトに限定されます。
• 「テンプレートを選択」フィールドをクリックすると、選択したエンティティに関連付けられているテンプレートを含む小さなメニューが表示されます。  テンプレートを選択します。
• 「保存」をクリックします。

「保存」ボタンをクリックすると、テンプレートの値に基づいて契約書が作成されます。

• テンプレートに受信者または添付ファイルがない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
• テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていても、テンプレートで「ワンクリック送信」が有効化されていない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
• テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていて、「ワンクリック送信」が有効化されている場合、契約書は署名のために自動的に送信されます。

契約状況の確認

契約の状況は、現在の法的状況を示しており、Dynamics では定期的なポーリング間隔で更新されます。状況の値は次のとおりです。

• 下書き - 契約書が作成されましたが、まだ送信されていません。
• 署名用に送信済み - 現在署名プロセスを実行しています。
• 署名済み／承認済み – 全関係者により処理が完了しました。
• 取り消し済み - すべての署名を取得する前に署名プロセスが取り消しされました。
• 期限切れ - 設定された有効期限までに完了しなかった契約書。
  

契約書を検索する場合は、契約書作成に使用した主なエンティティに関連するエンティティを確認すると便利です。

例えば、「取引先担当者」を使用して契約書を作成した場合、「取引先担当者」に移動して、「関連」タブをクリックしてメニューから「契約書」を選択して、関連するエンティティを確認できます。

関連付けウィンドウには契約書オブジェクトが表示され、このオプションをクリックすると、そのエンティティに関連付けられている契約書のリストが表示されます。

契約状況を確認する別の方法として、契約書の一覧を確認する方法があります。

• Adobe Sign／契約書に移動します。

契約書ページの「契約書」リストには、エンティティに関係なくすべての契約書が一覧表示されます。

• 署名済みの契約書については、その契約書の「名前」、「契約状況」および契約日が表示されます
• 拒否済み、署名用に送信、およびドラフト契約書はまだ完成していないため、署名日は記載されていません
  • 署名日の値は、契約書が完成して法的に署名された時点に反映されます。署名プロセス中の追加分の署名については、反映されません。
    

状況の更新、リマインダーの送信および契約書のキャンセル

未署名の契約書に対して、次の 3 つの操作をおこなうことができます。

• 更新 - Adobe Sign サーバーにポーリングをおこない、最新の状況を取得します。
• リマインダーを送信 - 契約書の現在の署名者に対して、すぐに電子メールのリマインダーを送信します。
• 契約書をキャンセル - システム内の契約書を終了して、署名者に対してキャンセル通知を送信します。

これらいずれの操作も、契約書内の上部のボタンを使用して開始できます。

顧客サービスハブ上の Adobe Sign

会社で Dynamics 向け Adobe Sign バージョン 9.2 以降を導入している場合は、Dynamics 顧客サービスハブの Adobe Sign 機能にもアクセスできます。

顧客サービスハブはフォーマットが改善されながらも同じ機能を提供し、電話、タブレット、およびその他のあらゆるモバイルデバイスに直接アクセスできます。