Benutzerhandbuch

Vereinbarungsbenachrichtigungen per SMS oder WhatsApp in Adobe Acrobat Sign senden

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Hinzufügen, Bearbeiten und Überprüfen von Benutzenden
      1. Überprüfen deiner aktiven Benutzenden auf der Registerkarte Benutzende
      2. Benutzende hinzufügen
      3. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
      4. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
      5. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
      6. Benutzende zwischen Admin Console-Organisationen migrieren
    2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    3. Überprüfen von Benutzenden, die die Verifizierung nicht abgeschlossen haben
    4. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    5. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    6. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    7. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    8. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    9. Benutzeridentitätstypen und SSO
    10. Wechseln der Benutzeridentität
    11. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    12. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    13. Produktprofile
    14. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Neues Empfangserlebnis
      3. Workflows zum Selbstsignieren
      4. Massenversand
      5. Webformulare
      6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      7. Power Automate-Workflows
      8. Bibliotheksdokumente
      9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      17. Einzelne Dokumente herunterladen
      18. Signiertes Dokument hochladen
      19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      21. Signaturberechtigung
      22. Sendeberechtigung
      23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      24. Festlegen einer Standardzeitzone
      25. Festlegen eines Standarddatumsformats
      26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      28. Empfangende ersetzen
      29. Audit-Bericht
        1. Überblick
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      30. Transaktionsfußzeile
      31. In Produktbotschaften und Anleitungen
      32. Barrierefreie PDF-Dateien
      33. PDF/A-Workflows
      34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
      35. Neues Signaturanforderungserlebnis
      36. Neues selbstdefiniertes Workflow-Erlebnis
      37. Neues Vorlage-erstellen-Erlebnis
    3. Kontoeinrichtung / Branding-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Logo hinzufügen
      3. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens 
      4. Firmenname hinzufügen
      5. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
      8. Signieren ablehnen
      9. Stempel-Workflows erlauben
      10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
      16. Adaptive Skalierung auf handschriftliche Signatur anwenden
    5. Digitale Signaturen
      1. Überblick
      2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat 
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Digitale Signaturen pro Empfangendem erforderlich
      5. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      6. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Klassische Berichterstellung aktivieren
      2. Neues Berichtserlebnis
      3. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Erfahrungen bei der Erstellung von Vereinbarungen
      3. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      4. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      5. Zulässige Empfangsrollen
      6. E-Witnesses zulassen
      7. Gruppen empfangender Personen
      8. CC-Parteien
      9. Erforderliche Felder
      10. Anhängen von Dokumenten
      11. Feldreduzierung
      12. Vereinbarungen bearbeiten
      13. Empfangenden aus laufenden Vereinbarungen entfernen
      14. Vereinbarungsname
      15. Sprachen
      16. Private Nachrichten
      17. Erlaubte Signaturarten
      18. Erinnerungen
      19. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      20. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
      21. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Überblick
        2. Signierkennwort
        3. Wissensbasierte Authentifizierung
        4. Telefonauthentifizierung
        5. WhatsApp-Authentifizierung
        6. Einmalpasswort per E-Mail
        7. Acrobat Sign-Authentifizierung
        8. Cloud-basierte digitale Signatur
        9. Authentifizierung der digitalen Identität
        10. Amtl. Lichtbildausweis
        11. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      22. Formularfelder mit identitätsverifizierten Daten ausfüllen
      23. Inhaltsschutz
      24. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      25. Dokumentablauf
      26. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      27. Signierreihenfolge
      28. Mich hinzufügen
      29. Link „Vereinbarung herunterladen“
      30. Formularfeld-Rahmen
      31. Liquid Mode
      32. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      33. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      34. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
      35. Zugriff auf freigegebene Vereinbarungen einschränken
    11. Nachrichtenvorlagen
      1. Überblick über Nachrichtenvorlagen
      2. Erstellen neuer Nachrichtenvorlagen
      3. Bearbeiten von Nachrichtenvorlagen
      4. Nachrichtenvorlagen löschen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Überblick
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
      6. E-Mail-Vorlagen anpassen
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzer löschen
      3. Vereinbarungen eines Benutzers löschen    
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. Archivieren von Vereinbarungen
    8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 
  7. Links „Missbrauch melden“
  8. Systemanforderungen und Einschränkungen
    1. Systemanforderungen
    2. Transaktionsbeschränkungen

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Senden von Vereinbarungen  
    1. Senden (Erstellen) – Seite
      1. Übersicht über Orientierungspunkte und Funktionen
      2. Gruppenauswahl
      3. Hinzufügen von Dateien und Vorlagen
      4. Vereinbarungsname
      5. Globale Nachricht
      6. Ausfülltermin
      7. Erinnerungen
      8. Schützen einer PDF-Datei mit Kennwort
      9. Signaturtyp
      10. Gebietsschema für die Empfangenden
      11. Signaturreihenfolge/-fluss der Empfangenden
      12. Empfängerrollen
      13. Empfängerauthentifizierung
      14. Private Nachricht für Empfangende
      15. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
      16. E-Mail-Adressen der auf CC gesetzten Personen
      17. Identitätsprüfung
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – übergeordnete Vorlage konfigurieren
      3. Massenversand – CSV-Datei konfigurieren
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
      1. Text-Tag – Übersicht
      2. Text-Tags – Grundlagen und Syntax
      3. Text-Tags – Unterstützte Feldtypen
      4. Text-Tags  – Beispiele
      5. Text-Tags – Erweiterte Verhaltensweisen
      6. Text-Tags – Berechnete Felder
      7. Text-Tags – Fehlerbehebung
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Felder für E-Signaturen
        3. Initialenfeld
        4. Namensfeld für empfangende Partei
        5. E-Mail-Feld für empfangende Partei
        6. Feld „Signierdatum“
        7. Textfeld
        8. Datumsfeld
        9. Zahlenfeld
        10. Kontrollkästchen
        11. Kontrollkästchen
        12. Optionsfeld
        13. Dropdown-Menü
        14. Link-Überlagerung
        15. Zahlungsfeld
        16. Anlagen
        17. Teilnahmestempel
        18. Transaktionsnummer
        19. Bild
        20. Firma
        21. Titel
        22. Stempel
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder 
      7. Verifizierte Formulare
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Vereinbarung kopieren
    3. Delegieren von Vereinbarungen
    4. Ersetzen von Empfangenden
    5. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    6. Abbrechen einer Vereinbarung 
    7. Erstellen von neuen Erinnerungen
    8. Überprüfen von Erinnerungen
    9. Stornieren von Erinnerungen
    10. Zugriff auf Power Automate-Flows
    11. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Überblick
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Webformular-Datenexport
      3. Bearbeiten eines Datenexports
      4. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      5. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows 
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
    4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    6. Auslöser für Flows
    7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    8. Verwalten von Flows
    9. Bearbeiten von Flows
    10. Freigeben von Flows
    11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    12. Löschen von Flows
    13. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extrahieren von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
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Sende Vereinbarungsbenachrichtigungen per SMS oder WhatsApp, um Empfangende außerhalb des E-Mail-Kanals zu erreichen.

Mit Adobe Acrobat Sign können Absendende Empfangende zusätzlich zur E-Mail per SMS oder WhatsApp benachrichtigen. Dies hilft sicherzustellen, dass Empfänger Vereinbarungen erhalten und darauf reagieren, auch wenn die E-Mail-Zustellung verzögert, gefiltert oder ignoriert wird.

Die Verwendung von SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen kann die Zustellraten verbessern und Verzögerungen in zeitkritischen Workflows reduzieren, indem Empfangende auf Geräten erreicht werden, die sie aktiv überwachen.

Vorbereitungsmaßnahmen

  • Transaktionen von SMS- und WhatsApp-Nachrichten müssen gekauft und verfügbar sein, um Nachrichten zu senden, bevor sie von einer bzw. einem Admin aktiviert werden.
  • Das Senden von Benachrichtigungen über SMS oder WhatsApp verbraucht Telefontransaktionen aus deinem Konto.
  • Empfänger müssen eine gültige Telefonnummer haben, die Nachrichten empfangen kann.
Vorsicht:

Die Zustellung von Vereinbarungen per SMS wird derzeit aufgrund lokaler regulatorischer Anforderungen nicht für Empfangende mit thailändischen Telefonnummern (+66) unterstützt.

Konfiguration

Verfügbarkeit

  • Acrobat Sign Solutions: Unterstützt.
  • Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt.
  • Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt.

Konfigurationsumfang

  • Diese Einstellung kann auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.
  • Einstellungen auf Gruppenebene setzen Einstellungen auf Kontoebene außer Kraft.

Standardwert

  • Deaktiviert.

Auswirkungen auf laufende Vereinbarungen

  • Änderungen an den Benachrichtigungseinstellungen gelten nur für Vereinbarungen, die nach der Aktualisierung der Einstellung gesendet werden.
  • Wenn der Transaktionspool aufgebraucht ist, werden die Zustellung von mobilen Links und die Telefonauthentifizierung pausiert, bis weitere Credits verfügbar sind.

So greifst du auf diese Einstellung zu

  • Navigiere zu Sendeeinstellungen > Vereinbarungsbenachrichtigung absenden.
Admin-Menü „Sendeeinstellungen“ mit hervorgehobenen Steuerelementen der Option „Vereinbarungsbenachrichtigung absenden“

SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren

Mit diesen Optionen wird gesteuert, ob Absendende beim Senden von Vereinbarungen SMS oder WhatsApp als Benachrichtigungskanäle verwenden können.

    • Aktiviere Benachrichtigungen per SMS senden, um Vereinbarungsbenachrichtigungen per SMS zu senden.
    • Aktiviere Benachrichtigungen per WhatsApp senden, um Vereinbarungsbenachrichtigungen per WhatsApp zu senden.
  1. Konfiguriere eine Standard-Ländervorwahl, um sicherzustellen, dass die Compose-Seite optimal für SMS- und WhatsApp-Zustellung formatiert ist.

  2. Speichere die Konfiguration.

    Sobald die Option aktiviert ist, steht allen Absendenden die Option in ihrem Erstellen-Erlebnis zur Verfügung.

Nutzung und Grenzwerte für Transaktionen

  • Jeder Empfänger verbraucht Telefontransaktionen, wenn SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen verwendet werden.
  • Ein einzelnes Transaktionspaket über WhatsApp umfasst normalerweise:
    • Eine erste Nachricht mit dem Text „Bitte signieren“.
    • Eine Erinnerungsmeldung.
    • Eine Abschluss- oder Delegierungsnachricht.
  • Zusätzliche Erinnerungen verbrauchen zusätzliche Transaktionen:
    • Für jede zusätzliche Erinnerung wird eine weitere Transaktion verbraucht.
    • Pro Erinnerungsereignis wird nur eine Nachricht gesendet. Wiederkehrende Zeitpläne (zum Beispiel täglich oder wöchentlich) werden nicht befolgt.
  • Bei der Zustellung und Telefonauthentifizierung per SMS oder WhatsApp wird derselben Transaktionspool verwendet.
  • Transaktionen werden verbraucht, wenn Nachrichten gesendet werden, nicht wenn sie zugestellt oder abgeschlossen werden.
  • Wenn der Transaktionspool erschöpft ist:
    • SMS- oder WhatsApp-Zustellung wird pausiert.
    • Telefonauthentifizierung wird pausiert.
    • Die E-Mail-Zustellung wird nicht beeinträchtigt.

Zustellverhalten

  • Das System versucht, Nachrichten über den ausgewählten Kanal mithilfe der verfügbaren Messaging-Infrastruktur zuzustellen.
  • Die Zustellung hängt von der Verfügbarkeit des Anbieters, der regionalen Unterstützung und den Funktionen des Empfängergeräts ab.
  • In seltenen Fällen kann die Zustellungsbestätigung vom Messaging-Anbieter verzögert oder gar nicht empfangen werden.

Durch eine Schutzmaßnahme im Sinne der Zuverlässigkeit wird gewährleistet, dass Empfangende wenigstens eine SMS anstatt gar keine erhalten, falls APO Nachrichten unbegrenzt im GESENDET-Status behält. Ein bekannter Nebeneffekt ist, dass doppelte Nachrichten auftreten können, wenn die ursprüngliche Nachricht zugestellt wurde, APO die Zustellung aber nicht innerhalb von 5 Stunden bestätigt hat.

  • Die Benachrichtigungsaktivität wird im Auditbericht und Aktivitätsprotokoll des Vertrags aufgezeichnet. Diese Einträge zeigen, wann Benachrichtigungen gesendet wurden, und können zur Überprüfung von Zustellungsversuchen verwendet werden.

Nutzung von Transaktionen überwachen

Administrierende können die Nutzung telefonbasierter Transaktionen überwachen:

  • Du kannst die SMS-Nutzung und den Transaktionsverbrauch mit dem SMS-Verbrauchsbericht in Adobe Acrobat Sign überwachen.
  • Gehe zu Sendeeinstellungen > Vereinbarungsbenachrichtigung absenden.
  • Bewege den Mauszeiger über den Link Verwendung verfolgen.

Die Symboltipps zeigen die Nutzung für:

  • Nutzung der SMS- oder WhatsApp-Zustellung.
  • Telefonauthentifizierungsnutzung.

Sobald der Transaktionspool aufgebraucht ist, werden die Zustellung von mobilen Links und die Telefonauthentifizierung pausiert, bis weitere Credits verfügbar sind.

Seite „Sendeeinstellungen“ mit hervorgehobenem Link „Nutzung verfolgen“ und dem Popup-Fenster für Informationen
Sobald der Transaktionspool aufgebraucht ist, werden die Zustellung von mobilen Links und die Telefonauthentifizierung pausiert, bis weitere Credits verfügbar sind.

Was auf der Seite „Verwalten“ von Absendenden angezeigt wird

  • Wenn E-Mail-Zustellung verwendet wird, wird der Name oder die E-Mail-Adresse der empfangenden Partei normal angezeigt.
  • Wenn du nur SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen verwendest:
    • Die empfangende Partei wird als teilweise maskierte Telefonnummer angezeigt (zum Beispiel XXXXXX1212@sms.adobesign.com).
    • Die vollständige Telefonnummer wird nur in den Empfangseinstellungen angezeigt, etwa wenn die Authentifizierung bearbeitet wird.
  • Vereinbarungen, die nur per SMS oder WhatsApp gesendet werden, werden nicht auf der Seite „Verwalten“ der empfangenden Person angezeigt, wenn diese über ein Acrobat Sign-Konto verfügt.

Beim Anzeigen der einzelnen Empfangsdatensätze ( zum Beispiel beim Ersetzen von Empfangenden oder Bearbeiten des Authentifizierungstyps) wird die Telefonnummer unmaskiert angezeigt.

Seite „Verwalten“ mit zwei Vereinbarungsdatensätzen, von denen der eine ein Beispiel für die Verwendung von „E-Mail“ darstellt und im anderen das Format für die ausschließliche Verwendung von „SMS“ angezeigt wird

Beim Anzeigen der einzelnen Empfängerdatensätze (beim Ersetzen von Empfangenden oder Bearbeiten des Authentifizierungstyps) wird die Telefonnummer unmaskiert angezeigt:

Empfängerdatensatz mit hervorgehobener Zustellungsmethode „SMS“ und der Empfangs-Telefonnummer

Audit-Bericht und Aktivitätsprotokoll

Die Zustellung per SMS/WhatsApp wird in folgenden Dokumenten eindeutig aufgezeichnet:

  • Der Auditbericht.
  • Das Aktivitätsprotokoll.

Aus Datenschutzgründen werden nur die letzten vier Ziffern der Telefonnummer angezeigt.

Audit-Bericht mit hervorgehobener Aufzeichnung, dass die Links per SMS gesendet werden

So nutzen Absendende SMS- oder WhatsApp-Benachrichtigungen

Wenn dies aktiviert ist:

  • Absendende können die Telefonnummer einer Empfängerin bzw. eines Empfängers beim Vorbereiten einer Vereinbarung angeben.
  • Acrobat Sign sendet eine Benachrichtigung über den ausgewählten Kanal an die Empfängerin bzw. den Empfänger.
  • Die Empfängerin bzw. der Empfänger erhält eine Nachricht mit einem sicheren Link für den Zugriff auf die Vereinbarung.

Benachrichtigungen werden zusätzlich zu standardmäßigen E-Mail-Nachrichten zugestellt.

Die Seite „Senden“ mit drei Empfangseinträgen, von denen bei einem „Nur E-Mail“ und bei einem anderen beide Optionen ausgewählt sind.

Ablauf beim Empfänger

  • Empfangende erhalten per SMS oder WhatsApp eine Nachricht mit einem Link zur Vereinbarung.
  • Durch Auswählen des Links wird der Vertrag in einem Browser zum Prüfen und Unterzeichnen geöffnet.
  • Wenn mehrere Erinnerungen ausgelöst werden, können basierend auf den Erinnerungseinstellungen zusätzliche Nachrichten gesendet werden.
Auf einem Smartphone angezeigte Vereinbarungsnachricht und URL

Wissenswertes

  • Der Zustellungserfolg kann je nach Region und Anbieter variieren.
  • Unter bestimmten Zustellungsbedingungen können doppelte Nachrichten auftreten.
  • Empfangende müssen in der Lage sein, Nachrichten unter der angegebenen Telefonnummer zu empfangen.
  • SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen sind eine Ergänzung zur E-Mail-Zustellung und ersetzen keine E-Mail-Benachrichtigungen.
  • SMS- und WhatsApp-Zustellung unterstützt keine Delegierung. Wenn eine Empfängerin bzw. ein Empfänger die Vereinbarung delegiert, erhält die neue empfangende Partei Benachrichtigungen nur per E-Mail, selbst wenn für die ursprüngliche empfangende Partei SMS oder WhatsApp aktiviert war.
  • Die Zustellung per WhatsApp beinhaltet keine privaten Nachrichten, weder in der Benachrichtigung Bitte signieren noch in Erinnerungsbenachrichtigungen.

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