Erstellen einer selbstdefinierten Seite „Erstellen“ mit dem Custom Workflow Designer

Beim Öffnen des Workflow Designers wird der Bereich Workflow-Info angezeigt:

Gib auf der Seite Workflow-Info die folgenden Details an:

• Workflow-Name: Gib einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.
• Wer kann diesen Workflow verwenden?: Gib an, wer den Workflow verwenden darf.
• Anweisungen für Absendende: Füge Bildschirmhinweise für Absendende hinzu, die den Workflow verwenden.

Diese Einstellungen legen fest, wie der Workflow in den Menüs und auf der Bedienoberfläche dargestellt wird. Sie ermöglichen den Zugriff auf den Workflow für die gewünschten Benutzenden oder Gruppen und bieten die Möglichkeit, den Absendenden bei Bedarf klare Anweisungen zu geben.

Definieren von Vereinbarungsinformationen für die selbstdefinierte Erstellen-Seite

Gib bei der Konfiguration der Vereinbarungsinformationen die Details an, die auf der Seite Erstellen ausgefüllt werden, wenn der Workflow verwendet wird.

Vereinbarungsdetails

• Name der Vereinbarung: Gib einen Namen für die Vereinbarung ein. Dieser wird auf der Seite Verwalten und in der Kopfzeile der E-Mail Bitte signieren/Bitte genehmigen angezeigt.
• Nachricht: Gib eine Nachricht für die Empfangenden ein. Diese wird auf der Seite Erstellen angezeigt.

CC-Einstellungen (Carbon Copy)

• CC: Gib die E-Mail-Adressen der CC-Empfangenden ein. Trenne mehrere Adressen mit einem Komma (,) oder Semikolon (;).
• Minimum: Lege die Mindestanzahl der zulässigen E-Mail-Adressen fest, die auf CC gesetzt werden können.
• Maximum: Lege die maximale Anzahl der zulässigen E-Mail-Adressen fest, die auf CC gesetzt werden können.
• Bearbeitbar: Aktiviere diese Option, damit Absendende die CC-Adressen auf der Seite Erstellen ändern können.

Sprache des Empfängers

• Diese Einstellung legt fest, ob die Sprachauswahl auf der Seite Erstellen verfügbar ist, und legt die Standardsprache der Empfangspartei fest.
  • Sprachauswahl nicht anzeigen: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die auf Gruppenebene definierte Standardsprache der Empfangspartei verwendet.

Sendeoptionen

• Kennwort festlegen, um heruntergeladene PDF-Dateien zu öffnen: Absendende können für heruntergeladene PDF-Dateien ein Kennwort festlegen.
  • Erforderlich: Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Absendende ein Kennwort festlegen. Die Option kann auf der Seite Erstellen nicht deaktiviert werden.
• Ausfülltermin: Aktiviert die Option zum Festlegen eines Ausfülltermins auf der Seite Erstellen.
  • Tage bis zum Ausfüllen der Vereinbarung: Legt die Standardanzahl von Tagen fest, die Empfangenden für die Durchführung der Signierung zur Verfügung steht. Dieser Wert kann jederzeit auf der Seite Erstellen bearbeitet werden.
• Authoring von Dokumenten vor dem Senden erlauben: Ermöglicht es Absendenden, mithilfe der Option Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen Formularfelder in der Authoring-Umgebung zu ändern.
  • Authoring standardmäßig aktivieren: Aktiviert automatisch die Option Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen auf der Seite „Erstellen“.

Wähle die entsprechenden Einstellungen aus, um den Sendevorgang zu optimieren und gleichzeitig die Flexibilität für die Absendenden zu bewahren.

Wähle in der linken Leiste Empfangende, um auf den Abschnitt Empfangenden-Routing zuzugreifen.

Im Abschnitt Empfänger-Routing kannst du die Empfänger und die Routing-Reihenfolge nach Bedarf anpassen. Du kannst komplexe Arbeitsabläufe mit seriellem, parallelem, hybridem oder verschachteltem Routing erstellen.  In den folgenden Anweisungen werden die Funktionen vorgestellt, die für das Empfangenden-Routing zur Verfügung stehen.

• Hinzufügen eines weiteren Empfangenden vor oder nach einem vorhandenen Empfangenden:
  • Wähle das Hinzufügen-Symbol .
  • Wähle die Rolle aus, die du verwenden möchtest (alle für das Konto aktivierten Rollen sind verfügbar).

• Um eine parallele Verzweigung festzulegen, wähle das Hinzufügen-Symbol über einer Empfangspartei aus und wähle anschließend Parallele Verzweigungen. 

• Wenn du eine empfangende Partei löschen möchtest, bewege den Mauszeiger über das Empfangendenfeld und klicke auf das Löschen-Symbol .

• Wenn du eine empfangende Partei bearbeiten möchtest, bewege den Mauszeiger über das Feld und klicke auf das Bearbeiten-Symbol .

Wenn du Empfangende bearbeitest, kannst du Folgendes konfigurieren:

• Empfängerbeschriftung: Passe die Beschriftung des Empfängers an. Du kannst z. B. die Standardbeschriftung für Empfänger auf „Käufer“ festlegen. 
  • Die Beschriftungen für die empfangenden Parteien müssen innerhalb eines Workflows eindeutig sein.
• Empfangende Partei: Gib die Standard-E-Mail-Adresse der empfangenden Partei ein.
• Empfangsgruppe hinzufügen: Wähle diese Schaltfläche aus, um eine wiederverwendbare Empfangsgruppe aus der Liste der für dich verfügbaren Empfangsgruppen hinzuzufügen.
• Als Empfangsgruppe markieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Empfangsgruppe aus den im Feld Empfangende Partei aufgeführten E-Mail-Adressen erstellt, anstatt einen Empfangs-E-Mail-Standarddatensatz zu verwenden. Die Empfangsgruppe kann leer gelassen oder mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen aus dem Feld E-Mail (durch Kommas getrennt) ausgefüllt werden.
• Empfangende Partei ist die sendende Partei: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die sendende Partei als empfangende Partei eingefügt.
• Erforderlich: Aktiviere diese Option, wenn eine Signatur der empfangenden Partei erforderlich ist.
  
• Bearbeitbar: Wenn du diese Option aktivierst, kann die sendende Partei die E-Mail-Adresse der empfangenden Partei auf der Seite Senden aktualisieren.
• Private Nachricht hinzufügen: Wähle diese Option, um eine private Nachricht für die empfangende Person bereitzustellen. Private Nachrichten werden zusätzlich zur globalen Nachricht, die alle Empfangenden erhalten, in die E-Mail an die empfangende Partei und auf der e-Signaturseite eingefügt.
• Rolle: Aktualisiere die Empfangendenrolle (Unterzeichnende, Genehmigende, Ausfüllende usw.)
• Authentifizierung: Wähle den erforderlichen Identitätsbestätigungstyp für die Unterzeichnenden aus. Nur die aktivierten Optionen sind sichtbar.
  
  • Ein-Faktor-Authentifizierungen: Keine (E-Mail), Acrobat Sign, E-Mail-Einmalpasswort.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung: Telefon, KBA, Passwort und amtlicher Lichtbildausweis.

Wähle Speichern, um alle vorgenommenen Konfigurationsänderungen für Empfangende zu speichern.

Nachfolgend findest du ein Beispiel für die Empfangendeninformationen und ein Routing, in dem die Beschriftungen für die Unterzeichnenden („Unterzeichner“ bzw. „Unterzeichnerin“ und „Zweiter Unterzeichner“ bzw. „Zweite Unterzeichnerin“) und für die internen Empfangenden („Vertriebsmitarbeiter“ bzw. „Vertriebsmitarbeiterin“ und „Genehmigung einer Führungskraft“) angepasst wurden. 

Wähle in der linken Leiste E-Mails, um zum Abschnitt E-Mails zu wechseln.

Im Abschnitt E-Mails kannst du die Benachrichtigungen verwalten, die während des Signatur- und Genehmigungsprozesses auf der Grundlage bestimmter Ereignisse gesendet werden.

Du kannst z. B. festlegen, dass Empfangende und CC-Parteien Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Vereinbarung abgebrochen wird.

Wähle in der linken Leiste Dokumente, um zum Abschnitt Dokumente zu wechseln.

Im Abschnitt Dokumente kannst du festlegen, wie Dokumente im Workflow angehängt und verwaltet werden.

• Dokumenttitel: Gib einen Titel für das Dokument ein. Dieser Titel wird im Abschnitt Dokumente auf der Seite Erstellen angezeigt.
• Dateien: Wähle das Symbol Datei hinzufügen aus, um ein Dokument aus deiner Acrobat Sign-Vorlagenbibliothek anzuhängen. Das Dokument wird automatisch aufgenommen, wenn der Workflow verwendet wird.
  • Wenn keine Datei ausgewählt wird, muss die sendende Partei beim Versenden der Vereinbarung ein Dokument hochladen.
  • Wenn ein Dokument als Erforderlich gekennzeichnet ist, wird es immer angehängt, wenn der Workflow startet.
  • Datei löschen: Wenn du eine angehängte Datei entfernen möchtest, wähle das Symbol (X) neben dem Dateinamen.
• Dokumentname: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, damit die sendende Partei das Dokument identifizieren kann. Der Standardname basiert auf der hochgeladenen Datei, kann jedoch bearbeitet werden.
• Erforderlich: Gib an, ob das Dokument in die Vereinbarung aufgenommen werden soll.
• Dokument hinzufügen: Wähle Dokument hinzufügen, um weitere Dateien hinzuzufügen. Jedes Dokument muss einen eindeutigen Titel haben.
• Zeile löschen: Um ein Dokument zu entfernen, wähle das Symbol (X) in der entsprechenden Zeile.

Nachfolgend findest du ein Beispiel eines konfigurierten Abschnitts Dokumente:

Wähle in der linken Leiste Absendereingabefelder, um auf den Abschnitt Absendereingabefelder zuzugreifen.

Diese Eingabefelder werden den Formularfeldern in den angehängten Dokumenten zugeordnet, unabhängig davon, ob sie im Workflow vordefiniert oder von der sendenden Partei hochgeladen wurden.

Absendende können diese Felder zum Vorausfüllen von Informationen verwenden, bevor die Vereinbarung an die Empfangenden gesendet wird.

Wähle im Bedienfeld Absendereingabefelder die Option Feld hinzufügen für jedes Feld aus, das von der sendenden Partei überprüft und möglicherweise ausgefüllt werden muss.

Konfiguriere für jede hinzugefügte Zeile die folgenden Einstellungen:

• Anzeigename: Gib einen Titel für das Feld ein. Dieser wird auf der Seite Erstellen als Referenz für die sendende Partei angezeigt.
• Formularfeldname: Gib den Feldnamen ein, der im angehängten Bibliotheksdokument angezeigt wird. Der Name muss genau mit dem Formularfeld im Dokument übereinstimmen.
• Standardwert: Gib einen Standardwert für das Feld ein (optional).
• Erforderlich: Aktiviere diese Option, wenn das Feld vor dem Senden der Vereinbarung ausgefüllt werden muss.
• Bearbeitbar: Aktiviere diese Option, damit die sendende Partei den Standardwert ändern kann.
• Zeile löschen: Wähle das Symbol (X), um die Zeile zu entfernen.

Nachfolgend findest du ein Beispiel für Absendereingabefelder: