Aufbewahrungsregeln in Adobe Acrobat Sign konfigurieren

Definiere, wie lange Vereinbarungen und zugehörige Daten aufbewahrt werden, bevor sie automatisch gelöscht werden.

Mit Aufbewahrungsregeln können Administrierende steuern, wie lange Vereinbarungen und zugehörige Daten in Adobe Acrobat Sign gespeichert werden, nachdem sie einen Endzustand erreicht haben. Dies hilft Organisationen dabei, die Datenbereinigung zu automatisieren und den Dokumentenlebenszyklus an interne Compliance-Richtlinien anzupassen.

Vorbereitungsmaßnahmen

• Du musst Admin auf Konto- oder Gruppenebene sein, um Aufbewahrungsregeln zu konfigurieren.

Konfiguration

Verfügbarkeit

• Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt.
• Acrobat Sign Solutions: Unterstützt.
• Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt.

Konfigurationsumfang

Aufbewahrungsregeln können auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene setzen Einstellungen auf Kontoebene außer Kraft.

• Standardverhalten – Wenn keine Aufbewahrungsregel definiert ist, werden Vereinbarungen aufbewahrt, bis sie manuell gelöscht oder durch andere Prozesse entfernt werden.
• Auswirkungen auf laufende Vereinbarungen - Aufbewahrungsregeln werden angewendet, wenn eine Vereinbarung in einem Endzustand verzeichnet wird. Vereinbarungen, die bereits in Bearbeitung sind, sind nicht betroffen, bis sie einen Endzustand erreichen.

So greifst du auf diese Einstellung zu

Kontoebene:

• Navigiere zu Kontoeinstellungen > Data Governance.

Gruppenebene:

1. Navigiere zu Admin > Gruppen.
2. Wähle eine Gruppe aus.
3. Wähle Gruppeneinstellungen > Data Governance.

Aufbewahrungsregel erstellen

Wenn eine neue Regel angelegt wird, wird sie zur aktiven Regel. Zuvor aktive Regeln bleiben in der Liste mit einem Enddatum und regeln weiterhin Vereinbarungen, die ihnen bereits zugewiesen wurden.

Außerkraftsetzungen auf Gruppenebene konfigurieren

Regeln auf Gruppenebene setzen Regeln auf Kontoebene für Benutzende in der Gruppe außer Kraft. Wenn keine Regel auf Gruppenebene definiert ist, wird die Regel auf Kontoebene angewendet.

• Lege eine Regel mit denselben Schritten wie bei der Konfiguration auf Kontoebene an.
• (Optional) Aktiviere Alle Vereinbarungen für diese Gruppe beibehalten, um eine automatische Löschung zu verhindern.
  • Verwende diese Option, um die Einstellung auf Kontoebene zu umgehen, wenn die Vereinbarungen der Gruppe beibehalten werden müssen.

Wenn Benutzende zwischen Gruppen wechseln, basiert die angewendete Aufbewahrungsregel auf der Gruppe, der der Benutzer bzw. die Benutzerin angehört, wenn die Vereinbarung in einem Endzustand verzeichnet wird.

Funktionsweise der Einstellung

Wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht:

• Die aktive Aufbewahrungsregel wird angewendet und mit der Vereinbarung verknüpft.
  • Die angewendete Aufbewahrungsregel ist mit der Vereinbarung verknüpft, wodurch sichergestellt wird, dass zum Zeitpunkt des Löschens die richtige Regel durchgesetzt wird.
• Das System berechnet das Löschdatum basierend auf der definierten Aufbewahrungsdauer.
• Die Vereinbarung wird gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft, vorausgesetzt die Regel bleibt aktiviert.

Die Verarbeitung des Endstatus kann sich zu Spitzenzeiten um bis zu 12 Stunden verzögern, was den Beginn der Aufbewahrungsdauer verzögern kann.

Weitere Informationen dazu, wie sich das Timing auf die Aufbewahrung auswirkt, findest du in der Übersichtsseite zur Data Governance.

Best Practices

• Definiere Aufbewahrungsregeln vor dem Versenden von Vereinbarungen, um eine konsistente Regelanwendung sicherzustellen.
• Verwende Regeln auf Gruppenebene, um unterschiedliche Aufbewahrungsanforderungen verschiedener Teams zu unterstützen.
• Überprüfe Regeln regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Compliance-Anforderungen entsprechen. 

Wissenswertes

• Aufbewahrungsregeln werden angewendet, wenn eine Vereinbarung in einem Endzustand verzeichnet wird.
• Nur eine Aufbewahrungsregel ist gleichzeitig für neu beendete Vereinbarungen aktiv. Wenn eine neue Regel erstellt wird, wird sie zur aktiven Regel und gilt für alle Vereinbarungen, die zukünftig in einem Endstatus erfasst werden. Zuvor aktive Regeln gelten weiterhin für Vereinbarungen, die bereits ihnen zugewiesen wurden und müssen nicht deaktiviert werden.
• Die angewendete Regel basiert auf der Gruppe, in der sich die sendende Benutzerin bzw. der erstellende Benutzer zu dem Zeitpunkt befindet, an dem die Vereinbarung den Endstatus erreicht.
• Die Verarbeitung des Endstatus kann sich zu Spitzenzeiten um bis zu 12 Stunden verzögern, was den Start der Aufbewahrungsrichtlinien verzögert.
• Wenn keine Regel definiert ist, werden Vereinbarungen unbegrenzt aufbewahrt.
• Das Deaktivieren einer Regel verhindert die Löschung für alle Vereinbarungen, die diese Regel übernommen haben und noch nicht gelöscht wurden.

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