第4章 | PDFの編集と活用

Acrobat では、様々なアプリケーションから作成されたPDFや、紙の文書をスキャンして作成したPDFに対して、テキストや画像を編集したり、インタラクティブな機能を追加することができます。これらの機能を活用することで、より利用価値の高い電子文書を作成できます。

「PDFを編集」のツールパネルウィンドウ

グローバルバーの「編集」タブをクリックするか、「すべてのツール」タブから「PDFを編集」をクリックします。パネルがPDFの編集に関する表示に切り替わります。

① ページを回転、トリミング、削除、抽出、挿入または並べ替えなどが実行できます

② PDF文書内にテキストや画像、その他インタラクティブな機能やコンテンツを追加できます

③ 複数PDFの結合、秘密性の高いコンテンツの削除、PDFフォームへの変換などが実行できます

④ 「さらに表示」で表示される追加可能なコンテンツ

文書内のテキストを直接編集する

Acrobatでは、元の文書ファイルが手元になくても、PDF上で直接テキストを修正したり、追加することができます。フォントや行間、段落の揃えなど、元文書で設定された書式を保持したまま編集することが可能で、書式を変更することもできます。

1. クイックツールパネルの「選択」をクリックして①、ページ上に配置されたテキストや画像をクリックすると、境界ボックスが表示されます。このとき、左のパネルにテキスト編集を行うためのアイコンが表示されます。画像をクリックすると、オブジェクトを調整するツールが表示されます。

● テキストを選んだときのパネル表示

フォントの選択やサイズ、行間など文章の編集に関する設定をします

● 画像などを選んだときのパネル表示

画像や図形の拡大縮小やトリミング、回転などを編集することができます

2. 境界ボックスをドラッグして自由に位置を移動できます。また、境界ボックスの各ポイントをドラッグすることで、テキストの表示範囲を上下左右に拡大縮小することが可能です。

3. 境界ボックス内の文書を自由に書き換えることができます。また、フォントの種類やサイズ、その他の書式を変更することも可能です。

スキャンされた文書を編集可能なPDFに変換する（PRO）

人から受け取った文書ファイルがスキャンされた画像形式のファイルだったとしても、Acrobatを使用すれば、1クリックで構造化されたPDFに変換され、検索や編集が可能となります。

1. スキャンされた文書ファイルを開き、「編集」タブまたは「すべてのツール」パネル内の「PDFを編集」①をクリックします。

2. 編集画面の設定メニューから「スキャンしたテキストを認識」にチェックを入れると、Acrobatが自動的にOCR処理を実行し、文書を編集可能な画像とテキストに変換する設定になります。また、スキャンした時の文書のゆがみも、Acrobatがまっすぐに補正します。

スキャンした文書の編集設定

PDFに変換された文書の右上に表示されているメッセージの「設定」①をクリックすると、ダイアログボックスに次の3つの設定が表示されます。

② 次の言語でテキストを認識（OCR の言語）：

文書の内容に適したOCR言語を選択できます。デフォルトでは、アプリケーションの表示に使用されている言語が選択されています。

③ 利用可能なシステムフォントを使用：

このオプションをオンにすると、OCR処理中に、変換されたテキストがシステムにインストールされたフォントで表示され、元の文書のフォントに最も近いものになります。

④ すべてのページを編集可能にする：

このオプションをオンにすると、現在開いている文書のすべてのページが編集可能なテキストに一度に変換されます。

※テキストの修正はブラウザー上でも行えますが、スキャンされた文書の編集にはデスクトップアプリが必要となります。

新規テキストを追加する

既存のPDFへ新規にテキストを追加することもできます。「編集」パネルから「コンテンツを追加」→「テキストを追加」を選び、PDF上の任意の場所でマウスをドラッグし、テキストエリアを指定して入力します。フォントや大きさ、カラーなども自由に設定することが可能です。

デフォルトフォント設定

AcrobatでPDFのテキストを編集する際に、元の文書と同じまたは近いフォントをデフォルトとして使用できるように設定できます。「編集」→「環境設定」→「コンテンツ編集」→「フォントオプション」を選び、「編集時に使⽤する代替フォント」および「テキスト追加時に使⽤するデフォルトフォント」のドロップダウンリストで任意のフォントを選択し、「OK」をクリックします。

設定したフォントでテキストを書き換えできました。似たデザインのゴシック体をデフォルトフォントとして指定したため、編集結果に違和感がありません。

画像を追加または編集する

テキストと同様にPDF上に配置されている画像に対しても、位置の移動や拡大・縮小などの編集をしたり、新たに画像や図形を追加することができます。

① 上下反転／左右反転／左回転／右回転

② 画像をトリミング／画像を置換／オブジェクトを整列／オブジェクトを並べ替え

③ Adobe PhotoshopやAdobe Illustratorなど、外部の編集ツールを使用して編集できます

1. 画像の位置やサイズを変更する場合、PDF上で編集したい画像を選択すると、ツールパネルに「オブジェクトを調整」パネルが表示されます。この状態で画像ボックスのコーナーポイントをクリックしたままドラッグすると、拡大や縮小ができます。

2. 新たに画像を追加する場合は、「編集」パネルの「コンテンツを追加」から「画像を追加」をクリックします。ダイアログで追加する画像を選択し、PDF上でクリックすると画像が追加されます。

3. 画像ボックスをドラッグして位置を移動したり、コーナーポイントをドラッグして大きさを調整します。

リンクを追加または編集する

PDFにリンクを設定することで、同一文書内の別の場所に移動したり、添付ファイルなど別の文書を表示したり、webサイトへジャンプしたり、閲覧者に関連情報への素早いアクセスを提供することができます。また、クリックすることでサウンドやムービーファイルを再生するアクション（命令）を追加することもできます。ここでは、webサイトへのリンクを設定します。

1. 「編集」パネルから「コンテンツを追加」→「リンク」を長押しし、「リンクを追加または編集」を選びます。

2. リンクを設定するテキストや画像の上でマウスをドラッグし、リンクエリアを設定します。

3. リンクのオプションを設定するダイアログが表示されるので、「リンクの表示方法」をそれぞれ設定します。「リンクアクション」で「webページを開く」を選択し、「次へ」をクリックします。

4. 最後にリンク先のURLを指定し、OKをクリックします。

5. リンクを設定した部分をクリックすると、ブラウザーが自動で起動し、指定したwebページが表示されます。

ページをトリミングする

「編集」ツールの中には、ページの一部分を切り取るトリミング機能があります。マウスドラッグで囲った部分以外は消去されます。

「編集」パネルから「ページを変更」→「ページをトリミング」アイコンをクリックし、マウスをドラッグしてトリミングするエリアを指定します。エリアの設定が完了したらenterキーを押します。

enterキーを押すと「ページボックスを設定」ダイアログが表示されます。ここでは、正確なトリミングサイズを数値を入力して指定できます。「OK」をクリックして完了です。

ヘッダーとフッターを設定する

Acrobatでは、PDFにヘッダーとフッターを追加することができます。たとえば、日付、自動ページ番号、タイトル、作成者名などをヘッダーやフッターに追加することで、より閲覧しやすい文書になります。

「編集」パネルから「ヘッダーとフッター」→「追加」をクリックすると、ダイアログが表示されます。プレビューを見ながら、それぞれの位置にテキストや日付、ページ数などを挿入します。日付やページ数は、現在の状態が自動的に挿入されます。

透かしや背景を追加する

PDFに「コピー禁止」や「社外秘」といった透かしや背景を追加できます。Acrobatで追加した透かしや背景は、後から更新することもできます。また、印刷するときにだけ表示する設定を行うこともできます。ここでは、透かしの追加を行います。

「編集」パネルから「透かし」→「追加」を選択します。「透かしを追加」ダイアログが表示されるので、透かしとなるテキスト（社外秘）を入力します。フォント、色、サイズを指定し、回転や位置を決めて「OK」をクリックします。

① 「ファイル」を選択すると、テキストの代わりにスキャンした画像などを透かしとして利用することも可能です。

② 透かしを適用するページ範囲を指定できます。

③ 「表示方法オプション」では、「画面には表示しないが印刷時に表示する」といった、透かしの表示設定を行うことができます。

④ 「複数ファイルに適用」をクリックすると、複数ファイルに対してまとめて透かしや背景を追加できます。

設定が完了したら、「OK」をクリックすると、PDFに設定した透かしが追加されます。

箇条書きまたは番号付きリストを追加する

番号付きのリストや文頭に「・」の付いた箇条書きは、文書作成において頻繁に利用されるアイテムです。これらのリストを簡単にPDFに追加することができます。

1. 「編集」パネルから「コンテンツを追加」→「テキストを追加」を選び、リストを追加したい場所でマウスをドラッグします。

2. 「編集」パネルで、箇条書きまたは番号付きリストの設定を行います。「箇条書き」のプルダウンメニュー①では、箇条書きに使用する記号が選べます。「番号付きリスト」②には、番号やアルファベットなど行ごとに自動更新されるアイテムが収録されています。

3. テキストを入力し、改行するごとに文頭に設定した番号や記号が自動で追加されます。必要に応じて、フォントサイズなどを調整します。

箇条書きまたは番号付きリストを編集する

WordやPowerPointで設定された箇条書きおよび段落番号は、PDFに変換後も引き続き保持され、箇条書きおよび番号付きリストとして編集することができます。

PowerPointで段落番号を設定し、PDFに変換

段落番号は個別の段落に変換されることなく、1つの段落内で編集することが可能。項目を追加すると、自動的に文頭に番号が付きます。

ビデオやサウンドなどのマルチメディアを埋め込む（PRO）

PDFに、ビデオやサウンドのマルチメディアコンテンツを埋め込み、ボタンクリックでそれらを再生することができます。3Dオブジェクトを埋め込んで、インタラクティブに表示をコントローすることも可能。よりわかりやすく、説得力のある資料を1つのファイルで実現できます。

1. ここではビデオを埋め込みます。「編集」パネルで「コンテンツを追加」の「さらに表示」をクリックし、「ビデオ」を選びます。

2. 文書内でビデオを追加したい場所でドラッグし、ビデオ再生エリアを指定します。

3. 「ビデオを挿入」ダイアログが表示されるので、動画ファイルを埋め込む場合は「参照」ボタン①をクリックして動画ファイルを指定します。動画サイトにアップロードされた動画のリンクを埋め込む場合はURLを指定し②、「OK」ボタンを押します。

4. PDFにビデオが読み込まれます。ビデオの表示領域が表示され、左下に再生ボタンが表示されるので、これをクリックしてアクティベートします③。このとき、文書上部にマルチメディアを有効にするメッセージが表示されるので、「オプション」をクリックして信頼する文書を選択します④。

5. ビデオ画面にコントローラーが表示されるので、再生ボタンをクリックして再生します。

※マルチメディアを埋め込んだPDFはデスクトップでローカルに保存した場合のみ閲覧できます。（ブラウザーやモバイルデバイスでは利用できません。）

複数ページにわたるPDFを作成する際、後からページの順番を入れ替えたり、不要なページを削除したりするなどの作業が発生するケースがあります。これらページに関する編集は「ページを整理」機能を使って簡単に行うことができます。ここでは「ページを整理」パネルで操作する方法を解説しますが、ページの順番の入れ替えや回転、抽出、挿入、置き換えはすべてナビゲーションパネルのページサムネールでも行えます。

ページの順番を入れ替える

「すべてのツール」パネルの中から「ページを整理」をクリックすると、開いているPDFに含まれるすべてのページがサムネールとして表示されます。ページの順番を入れ替えるにはページのサムネールをドラッグし、入れ替えたい場所でマウスボタンを離します。

ページの削除と回転

マウスカーソルをサムネールに合わせると左右回転ボタンとゴミ箱アイコンの削除ボタンが表示されます。それぞれのボタンをクリックすることでページの回転と削除が行えます。

① 左90°回転

② 右90°回転

③ ページを削除

④ オプションメニューを表示

複数のページをまとめて回転、もしくは削除する場合はShiftキーを押したままサムネールをクリックし、ページを複数選択した状態で、ツールパネルの「ページを削除」⑤または「右90°回転」「左90°回転」⑥をクリックします。

⑤ 左90°回転

⑥ 右90°回転

任意のページを抽出する

複数のページの中から、必要なページだけを取り出すことができます。抽出したいページのサムネイルを選択し①、「ページを整理」パネルで「ページを抽出」②をクリックすると、追加のメニューが表示されるので、抽出したい方法を選択し、「抽出」ボタン③をクリックします。新たなファイルとして⑤、抽出されたページが表示されます。

「ページを個別のファイルとして抽出」にチェック④を入れておくと、1ページ、あるいは選択したページだけの個別ファイルとして抽出することができます。

他の文書のページを挿入する

PDF文書内に他のPDF文書のページを挿入するには、「ページを整理」パネルから「ページオプション」→「挿入」→「ファイルから」を選択し①、ダイアログで挿入したいPDFを選択します。続いて、挿入する「場所」と「ページ」を指定し②、「OK」ボタンをクリックします。

他のPDFファイルの「ページを整理」画面から、特定のページをドラッグ＆ドロップで挿入することも可能です。

他の文書のページと置換する

PDF内の特定のページを他のPDFのページと入れ替えることができます。ページサムネールから入れ替えたいページを選択し、「ページを整理」パネルから「ページオプション」→「置換」①を選びます。入れ替えたいファイル名を指定し、「元のページ」と「置換後のページ」を指定②します。

文書を分割する

大きなPDFを分割し、いくつかのPDFへ小分けにすることができます。ページ数だけでなく、ファイルサイズに応じて分割することができるため、メール添付で送信する場合などに便利です。

1. 「編集」パネルで「ページを整理」→「分割」①をクリックすると、サブメニューが表示されるので、「次で分割」②から分割条件を選びます。ここではページ数を選択し、4ページとします。

複数のPDFを一括で分割する場合は、「複数ファイルを分割」③であらかじめ分割したいPDFを選択します。分割後のファイル名などを指定する場合には「出力オプション」④を設定しておきます。

2. 「分割」⑤をクリックすると、設定にしたがって分割されたファイルが保存されます。

PDFファイルが2つ作成され、各ファイル4ページで構成されています。

変更前と変更後の2つのバージョンのPDFファイルを比較し、どの箇所が、どのように変更されたかを素早く確認できます。Acrobatがファイルを自動的に分析し、文書間の差異を示す詳細なレポートを作成、表示します。これにより、修正漏れや誤った修正などのミスを軽減できます。

比較する2つのファイルを選択する

1. 比較したいPDFファイルのうち、古いファイルを開き、「すべてのツール」パネルの一番下にある「さらに表示」をクリックします。表示されたツールから、「ファイルを比較」を選択します。

2. 右側の「ファイルを選択」①をクリックし、比較対象の新しいバージョンのファイルを選択します。左側の「ファイルを変更」②をクリックすると、現在開いている比較対象の古いバージョンのファイルを変更できます。古いファイルと新しいファイルを入れ替えるには、サムネールの間にある入れ替え矢印アイコン③をクリックします。

テキストの差異だけを比較する場合は、「テキストのみを比較」④を選択します。

3. 「設定」⑤をクリックするとダイアログが開き、各設定を行います。設定が完了したら「OK」をクリックします。

⑦ 複数ページの文書の一部を比較する場合は、それぞれにページ範囲を入力します。

⑧ 「文書の説明」では、文書のタイプを選択します。「自動検出」を選択すると、Acrobatが自動的に検出します。

⑨ 「レポートで表示」では、どの要素の相違点を比較レポートに表示するかを選択します。

4. 「比較」⑥をクリックすると、文書の比較が自動的に開始されます。

文書内の変更点を確認する

1. 比較が完了すると、2つのファイルが左右並んで表示され、最初のページに「概要」と「比較結果」が表示されます。変更の合計数や変更内容を確認できます。文書内の相違点を確認するには「最初の変更に移動」①をクリックします。

2. 「左右に並べて表示」ビューでは、古いファイルが左側に、新しいファイルが右側に並んで表示され、相違点がページをまたいで帯状にハイライト表示されます。帯状の箇所の「前の変更」「次の変更」をクリックするとポップアップノートが表示され②、この箇所に含まれるすべての変更点を詳しく確認できます。

③「左右に並べて表示」をクリックすると、「古いファイル」または「新しいファイル」個々のファイル表示が選択できます。

④ フィルター：テキスト、画像、ヘッダー/フッターなど特定の種類の変更を表示/非表示に切り替えられます。

⑤ 表示：すべての比較結果や行のハイライトなどを表示/非表示に切り替えられます。

⑥ パネル：右側の比較表示のアイコンをクリックするとパネルが開閉し、文書内のすべての変更点が一覧表示されます。

比較レポートの印刷と保存

1. 比較レポートを印刷する場合は、「メニュー」①から「印刷...」②をクリックし、ダイアログで「注釈の一覧」③を選択してから、「印刷」④をクリックします。比較レポートとともに、変更点の概要⑤を印刷できます。

2. 比較レポートを保存するには、「メニュー」→「別名で保存...」⑥を選択します。「ファイルを比較」を終了するには、ツールバーの右にある「終了」⑦ボタンをクリックします。

ページ数の多いPDF文書には、「しおり」を設定することで閲覧性が向上します。しおりは、書籍などの目次の役割を果たし、クリックするとすぐに目的のページを表示することができます。文書内の章や節などの構成に合わせてしおりを階層的に設定することが可能です。

しおりを追加・編集する

しおりを設定したい文書を開きます。

1. ナビゲーションパネルの、①をクリックして「しおり」パネルを表示させます。ページのタイトルや見出しを選択し②、「新規しおり」③をクリックすると、選択したテキストが名前となった新規しおりのラベルが作成されます④。

2. 以降のページも同じ要領でしおりを作成します。作成されたしおりをクリックすると、そのページへ直接移動できます。

「しおり」パネルでは、しおりの作成および管理、展開や削除、その他の詳細な設定を行うことができます。

⑤ オプション

⑥ 最新のブックマークを検索

⑦ 新規しおりを追加

⑧ 選択したしおりを削除

しおりの名前を編集する

しおりの名前を変更するには、しおりの項目名をクリックしてテキスト入力し直します。

しおりを階層化して整理する

しおりを階層化することで、章・節のように、文書内容のレベルを明確にすることができます。

階層を変更したいしおりを選択し、別の階層のしおりまでドラッグして移動します。

この時、移動先に表示されるバーの位置によって、しおりを同階層の中で移動（順序変更）①するのか、別階層に移動②するのかが決まります。

順番の変更

階層の変更

しおりを削除するには、しおりを選択して「削除」ボタンをクリックします。

PDFフォームとは？

PDFフォームとは、申込書やアンケート用紙などにある記入枠（フォームフィールド）を、PDF上に配置したものです。名前や住所といった情報をパソコンで入力することができ、入力されたデータの収集や集計を自動で行えます。PDFフォームは、スキャンした紙の文書や既存の電子文書からでも簡単に作成できます。

フォームフィールドの一例

● テキストフィールド

ユーザーが任意のテキストを入力するための枠です。

● コンボボックス

複数の候補の中からユーザーが任意の選択を行うことができるプルダウン形式のメニューです。

● ボタン

データの送信やコマンドなど、ユーザーの指示を実行する場合に使われるボタンです。

● チェックボックス

オン・オフに対応した選択項目です。複数の候補を同時に選択可能な場合に使われます。

● ラジオボタン

複数の項目から、ひとつだけを選択する場合に使われるボタンです。

フォームを利用したデータの収集方法について

PDFフォームを通じて収集されたデータは「集計ファイル」へ保存されます。集計ファイルをさらにCSVなどの汎用性のあるデータフォーマットへ書き出すことで、Excelなどのスプレッドシートアプリケーションを利用して、より高度なデータ解析が行えます。

例えばこんなシーンで

新製品に関するアンケート調査に活用

アンケートフォームをAdobe PDFで作成し、モニター全員に電子メールで一斉配信。入力・返信されたデータは自動的に集計されます。集計したデータは、書き出して表計算ソフトなどで活用できます。

Acrobatでは、スキャンした紙の文書や、Microsoft WordやExcelで作成したファイルから、文書内の記入枠を自動認識して、素早く入力可能なPDFフォームに変換することができます。（Webフォームを利用した電子署名の依頼方法については第6章PDF文書への電子署名でご紹介します。）

既存の文書からのフォームの作成

Excelなどで作成された表組の文書をPDFに変換し、さらにPDFフォームへと自動変換できます。

1. フォームを設定したいPDFを開き①、「すべてのツール」パネルから「さらに表示」→「フォームを準備」②を選びます。（グローバルバーの「編集」の中にある、その他のオプションから「フォームを準備」を選択することも可能です。）

2. フォーム作成のメニューが左に表示されるので、先ほど開いたPDFを選択し、「フォームを作成」をクリックします。

3. フォーム編集画面が表示され、文書の左には「フォームを準備」のツールパネル③、文書には記入枠に自動的に配置されたフォームフィールド④、右にはそのフォームフィールド名の一覧パネル⑤が表示されます。

フォームをプレビューする

フォームの編集をしている途中で、左下の「プレビュー」ボタンをクリックすると、フォームが入力可能な状態になり、実際に入力して見え方を確認することができます。終了する場合は、右上の「プレビューを終了」をクリックします。

フォームフィールドを追加する

［ テキストフィールド ］

PDFフォームへの自動変換によって自動配置されたフォームフィールドを削除したり、プロパティを変更したり、新たにフィールドを追加することができます。ここでは、「テキストフィールド」を追加してみます。

1. 「フォームを準備」パネルから「フォームコンポーネントを追加」→「テキストフィールド」①をクリックします。

2. カーソルが青いバウンディングボックスに変わるので、目的の場所にクリック&ドラッグして任意のサイズでフィールドを配置します。設定したフィールド上でマウスを右クリックし、メニューから「フィールド名を変更...」を選択するとフィールド名を入力するボックス②が表示されるので、項目の名前を入力します。

この項目への入力を必須にする場合には、「必須フィールド」③にチェックを入れておきます。

3. 「すべてのプロパティ」④をクリックすると、テキストフィールドのプロパティを設定するダイアログが表示されます。たとえば「表示方法」タブでは、フォーム入力時のフォントの種類やサイズ、テキストの色などを設定できます。

文書内で右クリックする

文書内でマウスを右クリックすると、フォームコンポーネントを追加するメニューが表示されます。ここからテキストフィールドを追加することもできます。

［ ラジオボタン ］

1. 「フォームを準備」パネル、または右クリックメニューから「ラジオボタン」①を選択します。

2. 青いバウンディングボックスを任意の場所で任意のサイズにドラッグすると、ラジオボタンのバウンディングボックスが表示されるので、右クリックして「フィールド名を変更...」を選択します。入力する欄が表示されるので任意のフィールド名（選択肢）②、グループ名③を入力します。この項目への入力を必須にする場合には、「必須フィールド」④にチェックを入れておきます。

3. ラジオボタンは複数の項目から一つの選択肢を選択するフィールドなので、「別のボタンを追加」⑤をクリックして、選択肢の数だけボタンを追加します。同じグループ名に設定された項目は、ひとつの項目としてまとめて集計されます。

フォームを管理する

PDFに配置されたフォームフィールドは、右のフィールドパネルで管理できます。「フィールド」には、すべてのフォームフィールドがリストで表示されます。

「フィールド」では、配置済みのフォームフィールドの確認・変更を行うことができます。リストの項目を選択すると、文書上に配置されたフォームフィールドがハイライトされます。

もう一度クリックすると、フィールド名を変更することができます。ここに入力されたフィールド名が、データ集計時の項目名と書き出し値となります。

複数のフォームフィールドの名前について

複数のフォームフィールドで同じ名前のフィールド名を使用すると、1つのフィールドに入力した内容が、他のすべてのフィールドにも反映されますので、通常はそれぞれ異なるフィールド名を使用します。

数値を自動計算できるように設定する

PDFフォームでは、入力した数値を自動で計算することができます。複数のフィールドに入力された金額を合計し、計算結果を別のテキストフィールドへ出力するなど、スプレッドシートと同様の機能を持たせることが可能です。ここでは、テキストフィールドに入力された数値の「積」や「和」を求める設定を行います。

設定例

⑤ 宿泊日数①と一泊の宿泊費②を掛けた値

⑥ 稼働日数③と日当④を掛けた値

⑦ 見積交通費

⑧ 宿泊費と日当と見積交通費を合計した合計金額

1. PDFにテキストフィールドを配置後、それぞれのフィールドにフィールド名を入力します。これは、どのフィールドが何を示しているかをわかりやすくするためです。フィールド名を変更するには、フィールド上で右クリックして「フィールド名を変更」を実行します①。

2. それぞれのフィールドにフォーマットを設定します。フォーマットを設定するフィールドの上で右クリックし、「プロパティ」②を選択します。「プロパティ」ダイアログが表示されるので、この中から「フォーマット」タブ③を選びます。

フォーマットタブでは、入力される内容の要素を設定します。例えば宿泊日数を入力する「hotel_num」フィールドでは宿泊数を入力することになるので、「数値」④を選びます。小数点は必要ないので、「小数点以下の桁数」は「0」に設定します⑤。なお、「fee」や「total」など金額を表示するフィールドでは、「通貨記号」を「￥」などに設定します。」

3. 「hotel_total」フィールドのプロパティを表示し、「計算」タブ⑥を選びます。フィールドでは、「和、積、平均、最大、最小」の5つの計算ができるようになっています*。このフィールドでは宿泊数と1泊あたりの宿泊代の「積」を求めるので、「次のフィールドの積の値を計算」⑦に設定します。
* サポートしている演算子の詳細はこちらをご覧ください。

4. 続いて、「選択」ボタンを押して、どのフィールドとの積を求めるのかを設定します。今回は「hotel_num」と「hotel_fee」との積を求めるので、2つのフィールド名にチェックを入れます⑧。

5. 設定が完了したら、フォーム編集画面の左下の「プレビュー」ボタンをクリックし、実際に数値を入力して確認します。「編集」ボタン⑨をクリックすると、再びフォームの編集モードに戻ります。

宿泊日数と宿泊費に数値を入力すると、フィールドに計算結果が表示されます。

6. 同様の手順で「guarantee_total」のフィールドにも合計金額が表示されるように設定します。

最後に「total_all」の計算タブで「hotel_total」と「guarantee_total」「other_total」の和が計算されるように設定します⑩。

フォームフィールドにフォーマットを設定するには

金額を表す「￥」や比率を表す「%」など、フォームフィールドに特定のフォーマットを適用したい場合は、フォームフィールドにあらかじめフォーマットを設定しておくと便利です。フォーマットは、「テキストフィールドのプロパティ」→「フォーマット」から設定できます。

フォームを配布する

フォームの準備が整ったら、Acrobatの「フォーム配布」ウィザードにしたがって、記入してもらう相手にフォームを配布します。フォームの配布には大きくわけて二通りの方法があります。1つは電子メールを利用する方法です。もう1つはサーバーを仲介する方法で、用途や環境に合わせて、選ぶことができます。ここではサーバーを介する方法を説明します。

1. フォームが完成しているPDFを開いた状態で「すべてのツール」パネル→「フォームを準備」を選びます。パネル左下の「送信」ボタンをクリックします。

2. フォームをどのように配布するかを尋ねるダイアログが表示されます。電子メールまたは内部サーバーのどちらを使用するか選択します。内部サーバーは、SharePointまたは任意のネットワークフォルダーを使用できます。ここでは「内部サーバー」を選択して「続行」をクリックします。

過去にサーバーを利用したことがある場合、プルダウンメニューのリストから選ぶこともできます。

3. 続いてサーバー情報を入力する画面になります。「参照」ボタンをクリックしてフォームデータを収集しておく場所を指定①します。

4. 続いてフォームの配布方法を選択します。「Adobe Acrobatを使用して送信」、「メッセージの添付ファイルとして」を選択すると、PDFフォームが自動的にメール添付され配布先に一斉送信できます。フォームを共有サーバーなどにアップロードしておき、各自でダウンロードさせたい場合などは「メッセージ中のリンクとして」を選択します。

5. ここまで設定した収集場所や収集の方法をショートカットとして登録しておき、次回以降同じ設定をすぐに利用することができます。今回の設定内容にわかりやすい名前を付けて「次へ」をクリックします。

6. 配布先のメールアドレスを入力します。「;（セミコロン）」で区切ることで、複数のユーザーアドレスを指定できます②。必要に応じてメールのタイトルと本文を編集し「送信」をクリックします。

「宛先」③をクリックすると規定の電子メールアプリケーションのアドレス帳*を直接参照して選択できます。」

* アドレス帳の利用や依頼メールの送信は、Microsoft Outlook など、MAPI（Message Application ProgramInterface) に対応する電子メールアプリケーションが標準で使用する電子メールとして設定されている場合に有効です。

メールをどのような方法で送信するか選択し、「続行」をクリックします。

指定した配布先にPDFフォームが一斉配信され、同時に先ほど指定した場所にフォームの収集に必要な一連のファイルが自動的に生成されます。「フォームを配布」ウィザードを使用して配布されたPDFフォームは、Acrobat Readerユーザーもフォームに記入・保存できます。

7. フォームの配布が終わると、自動的に「フォームトラッカー」が開きます。フォームトラッカーでは、誰が返信済みで、誰が未返信なのかといったステータスを確認したり、未返答のユーザーに対して一括でリマインドメールを再送信したりできます。

フォームの配布を通して自動生成されるファイルについて

「フォームを配布」ウィザードを通して生成されるファイルには、「ファイル名_responses.pdf」、「ファイル名_distributed.pdf」の2種類があります。

「_distributed.pdf」は、相手に配布し記入してもらうためのPDF、「_responses.pdf」は、返信されてきた「_distributed.pdf」のデータを取り込んで集計するためのPDFとなっています。

① オリジナルのPDF

フォームを返信する

PDFフォームを受信した人は、Acrobatまたは無償のAcrobat Readerを使ってフォームに入力し、返信することができます。

1. フォームの入力依頼を受信後、添付されているPDFフォームをAcrobatまたはAcrobat Reader*で開きます。

*バージョン9以降が必要となります。

2. フォームに入力後、「文書メッセージバー」の「フォームを送信」ボタンをクリックします。

3. 「フォームを返信」ダイアログが表示されるので必要であれば送信元の内容などを修正し、「送信」ボタンを押します。

送信元のメールアドレスと氏名は「編集メニュー」→「環境設定」→「ユーザー情報」に登録されている情報が記載されます。

入力データを集計する

PDFの配布先からフォームが返信されてきたら、入力データを集計します。集計は専用ファイルに自動的に取り込むことができ、また後から手動でデータを追加することも可能です。

1. 配布先からの返信の有無はフォームトラッカーから確認できます。トラッカーが表示されていない場合は「表示」→「 トラッカー」を選択すると表示されます。

集計結果を確認するには、トラッカーから「配布」①→「集計を表示」②をクリックします。

集計結果は、PDFポートフォリオで表示され、返信があった場合はメッセージが表示されます③。「開始」④をクリックすると集計結果を閲覧できます。

2. 自動生成されるデータ収集用のPDFから、収集したデータを容易に閲覧・検索することができます。フォーム集計ファイルには、入力データの自動収集・更新のほか、指定した条件に合致するデータのみを表示するフィルタリングや、集計データの書き出し機能が備わっています。

⑤ 「フィルター」⑤では、検索条件を詳細に設定し、条件に合致するデータのみを素早く抽出できます。大量のデータの中から必要な情報のみを抽出するのに役立ちます。

⑥ 「書き出し」⑥では、データをスプレッドシート（CSV形式）やXML形式に書き出すことができ、集計結果はExcelなどを利用して表示することができます。

⑦ 項目名はドラッグ・アンド・ドロップで入れ替えることができます。