Visa, filtrera och kontrollera hur regler för kvarhållning tillämpas och underhålls över tid.
Regler för kvarhållning definierar när avtal och tillhörande data tas bort. Hantering av dessa regler säkerställer att primära policyer tillämpas korrekt och att tidigare tillämpade regler fortsätter att styra avtal som förväntat.
Innan du börjar
- Du måste vara en administratör på kontonivå eller gruppnivå för att hantera regler för kvarhållning.
Konfiguration
Tillgänglighet
- Acrobat Sign Solutions: Stöds.
- Acrobat Sign for Government: Stöds.
- Acrobat Standard och Acrobat Pro: Stöds inte.
Konfigurationsomfattning
Regler för kvarhållning kan hanteras på konto- och gruppnivåer.
Inställningar på gruppnivå åsidosätter inställningar på kontonivå.
För att komma åt denna inställning
Kontonivå:
- Navigera till Kontoinställningar > Data Governance.
Gruppnivå:
- Navigera till Admin > Grupper.
- Välj en grupp.
- Välj Gruppinställningar > Dataförvaltning.
Hur regler för kvarhållning fungerar
Regler för kvarhållning följer en definierad livscykel:
- Endast en regel för kvarhållning är aktiv åt gången för nyligen avslutade avtal.När en ny regel skapas blir den den primära regeln och tillämpas på alla avtal som registreras i ett avslutat tillstånd framöver. Tidigare primära regler fortsätter att tillämpas på avtal som redan var tilldelade till dem och behöver inte inaktiveras.
- Varje avtal tilldelas en regel för kvarhållning när det registreras i ett avslutat tillstånd.
- Avtal behåller sin tilldelade regel även om nyare regler skapas senare.
- Inaktivering av en regel förhindrar borttagning för alla avtal som ännu inte har tagits bort under den regeln.
Regelstatus
Regler för kvarhållning kan ha en av följande statusar:
- Aktiverad – Regeln tillämpas för närvarande på nyligen avslutade avtal eller styr fortfarande avtal som är schemalagda för borttagning.
- Inaktiverad – Regeln tillämpas inte längre. Avtal som är kopplade till regeln tas inte bort.
- Förfallna – Alla avtal som tidigare styrdes av regeln har redan tagits bort.
- Äldre – Representerar bevarandeprinciper som konfigurerats genom tidigare systeminställningar.Avtal som redan tilldelats äldre regler fortsätter att följa dessa borttagningsscheman.
Filtrera bevaranderegler
Använd filterkontrollen för att visa regler efter status:
- Alla regler (standard).
- Aktiverade regler.
- Inaktiverade regler.
- Förfallna regler.
Du kan konfigurera antalet poster som visas per sida, inklusive alternativ som 15, 30 eller 50 regler.
Inaktivera en bevaranderegel
Att inaktivera en regel stoppar borttagning för alla avtal som är associerade med den regeln.
- Välj regeln du vill inaktivera.
- Välj Inaktivera.
Att inaktivera en regel kan inte ångras.
Avtal som är associerade med en inaktiverad regel har inte längre en borttagningsåtgärd tillämpad och måste tas bort med andra metoder, som GDPR-verktyg.
Visa regler på gruppnivå från kontonivån
Du kan komma åt bevaranderegler på gruppnivå från gränssnittet på kontonivå:
- Navigera till Kontoinställningar > Dataförvaltning.
- Välj fliken Grupper med lagringsregler.
- Välj en grupp.
- Välj Visa gruppbevaranderegler.
Bra att veta
- Endast en bevaranderegel är aktiv åt gången för nyligen avslutade avtal.
- Lagringsregler kan inte ändras efter att de har skapats. Nya regler måste skapas för att ändra lagringsbeteende framöver.
- Tidigare tillämpade regler fortsätter att styra avtal som redan har tilldelats till dem.
- Lagringsregler kan inte redigeras efter att de har tillämpats på ett avtal.
- Bearbetning av slutstatus kan försenas med upp till 12 timmar under högtrafik, vilket försenar när lagring börjar.
- Inaktiverade regler kan inte återaktiveras.
- Lagringsregler som är associerade med borttagna grupper förblir tillgängliga för att bevara granskningshistorik. Gruppinställningar kan fortfarande granskas och hanteras via gränssnittet på kontonivå.
