Konfigurera kvarhållningsregler i Adobe Acrobat Sign

Definiera hur länge avtal och relaterad data lagras innan de tas bort automatiskt.

Lagringsregler gör det möjligt för administratörer att kontrollera hur länge avtal och associerad data lagras i Adobe Acrobat Sign efter att de når ett slutligt tillstånd. Detta hjälper organisationer att automatisera datarensning och anpassa dokumentlivscykeln till interna efterlevnadspolicyer.

Innan du börjar

• Du måste vara administratör på konto- eller gruppnivå för att konfigurera lagringsregler.

Konfiguration

Tillgänglighet

• Acrobat Standard och Acrobat Pro: Stöds inte.
• Acrobat Sign Solutions: Stöds.
• Acrobat Sign for Government: Stöds.

Konfigurationsomfattning

Lagringsregler kan konfigureras på konto- och gruppnivåer.

Inställningar på gruppnivå åsidosätter inställningar på kontonivå.

• Standardbeteende – Om ingen lagringsregel är konfigurerad behålls avtal tills de tas bort manuellt eller via andra processer.
• Påverkan på pågående avtal – Lagringsregler tillämpas när ett avtal registreras i ett slutligt tillstånd. Avtal som redan pågår påverkas inte förrän de når ett slutligt tillstånd.

För att komma åt den här inställningen

Kontonivå:

• Navigera till Kontoinställningar > Dataförvaltning.

Gruppnivå:

1. Navigera till Admin > Grupper.
2. Välj en grupp.
3. Välj Gruppinställningar > Dataförvaltning.

Skapa en lagringsregel

När en ny regel skapas blir den den aktiva regeln.Tidigare aktiva regler finns kvar i listan med ett slutdatum och fortsätter att styra avtal som redan tilldelats dem.

Konfigurera åsidosättningar på gruppnivå

Regler på gruppnivå åsidosätter regler på kontonivå för användare i gruppen. Om ingen regel på gruppnivå är definierad tillämpas regeln på kontonivå.

• Skapa en regel med samma steg som konfigurationen på kontonivå.
• (Valfritt) Aktivera Behåll alla avtal för denna grupp för att förhindra automatisk borttagning.
  • Använd det här alternativet för att undvika inställningen på kontonivå när gruppens avtal måste behållas.

Om en användare flyttas mellan grupper baseras den tillämpade lagringsregeln på den grupp användaren tillhör när avtalet registreras i ett avslutat tillstånd.

Så fungerar inställningen

När ett avtal försätts i ett slutgiltigt tillstånd:

• Den aktiva lagringsregeln tillämpas och associeras med avtalet.
  • Den tillämpade lagringsregeln associeras med avtalet för att säkerställa att rätt regel tillämpas vid tidpunkten för borttagning.
• Systemet beräknar borttagningsdatumet baserat på den definierade lagringsperioden.
• Avtalet tas bort när lagringsperioden löper ut, förutsatt att regeln förblir aktiverad.

Bearbetning av slutligt tillstånd kan försenas med upp till 12 timmar under högtrafik, vilket kan försena när lagringsperioden börjar.

För att förstå hur timing påverkar lagring, se översiktssidan för dataförvaltning.

Bästa praxis

• Definiera lagringsregler innan du skickar avtal för att säkerställa konsekvent policytillämpning.
• Använd regler på gruppnivå för att stödja olika lagringskrav mellan team.
• Granska regler regelbundet för att bekräfta att de överensstämmer med aktuella efterlevnadskrav. 

Bra att veta

• Lagringsregler tillämpas när ett avtal registreras i ett avslutat tillstånd.
• Endast en lagringsregel är aktiv åt gången för nyligen avslutade avtal.När en ny regel skapas blir den den aktiva regeln och tillämpas på alla avtal som registreras i ett avslutat tillstånd framöver.Tidigare aktiva regler fortsätter att gälla för avtal som redan tilldelats dem och behöver inte inaktiveras.
• Den tillämpade regeln baseras på den grupp som den sändande användaren tillhör när avtalet når sitt slutliga tillstånd.
• Bearbetning av slutligt tillstånd kan försenas med upp till 12 timmar under högtrafik, vilket försenar start av datalagringspolicyer.
• Om ingen regel är definierad behålls avtal på obestämd tid.
• Att inaktivera en regel förhindrar borttagning för alla avtal som har antagit den regeln och ännu inte har tagits bort.

Relaterade artiklar

• Översikt över datalagringsregler
• Hantera lagringsregler
• Ta bort avtal med dataförvaltning och GDPR-verktyg.