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Gouvernance des données dans Adobe Acrobat Sign

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Dernière mise à jour le 7 mai 2026

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout, modification et examen d’utilisateurs actifs
2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
3. Examen des utilisateurs qui n’ont pas terminé la vérification
4. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
5. Modification du nom/de l’adresse e-mail
6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
7. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
8. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
9. Types d’identités des utilisateurs et SSO
10. Changement d’identité d’utilisateur
11. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
12. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
13. Profils de produit
14. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Nouvelle expérience pour les destinataires
  3. Workflows de signature automatique
  4. Envoi en masse
  5. Formulaires web
  6. Workflows d’envoi personnalisés
  7. Workflows Power Automate
  8. Documents de bibliothèque
  9. Collecte des données de formulaire avec les accords
  10. Visibilité limitée de documents
  11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  13. Insertion d’une image dans l’e-mail
  14. Fichiers joints à un e-mail nommés
  15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  16. Fusion de plusieurs documents en un seul
  17. Téléchargement de documents individuels
  18. Chargement d’un document signé
  19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  21. Autorisation de signature
  22. Autorisation d’envoi
  23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  25. Définition d’un format de date par défaut
  26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  27. Autorisations d’administrateur de groupe
  28. Remplacement du destinataire
  29. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  30. Pied de page de la transaction
  31. Dans les messages et les conseils sur les produits
  32. PDF accessibles
  33. Workflows PDF/A
  34. Client du secteur de la santé
  35. Nouvelle expérience de Demande de signature
  36. Nouvelle expérience de workflow personnalisé
  37. Nouvelle expérience de création de modèle
3. Configuration du compte / Paramètres de la marque
  1. Présentation
  2. Ajout d’un logo
  3. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  4. Ajout du nom de l’entreprise
  5. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Redémarrage du workflow de l’accord
  8. Refus de signer
  9. Autorisation des processus avec tampons
  10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  12. Affichage des messages lors de la signature électronique
  13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  14. Adresse IP des signataires requise
  15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
  16. Application de la mise à l’échelle de signature à main levée adaptative
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Exiger des signatures numériques par destinataire
  5. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  6. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Activer les rapports classiques
  2. Nouvelle expérience de rapport
  3. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Expériences de création d’accords
  3. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  4. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  5. Rôles autorisés du destinataire
  6. Autorisation des témoins électroniques
  7. Groupes de destinataires
  8. En copie
  9. Champs requis
  10. Ajout de documents en pièces jointes
  11. Aplatissement du champ
  12. Modification des accords
  13. Suppression de destinataires des accords en cours
  14. Nom de l’accord
  15. Langues
  16. Messages privés
  17. Types de signature autorisés
  18. Rappels
  19. Protection par mot de passe des documents signés
  20. Envoi d’une notification d’accord par
  21. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Authentification fondée sur les connaissances
    4. Authentification téléphonique
    5. Authentification par WhatsApp
    6. Mot de passe à usage unique par e-mail
    7. Authentification Acrobat Sign
    8. Signatures numériques basées sur le cloud
    9. Authentification d’identités numériques
    10. Pièce d’identité officielle
    11. Rapports d’identité des signataires
  22. Remplissage de champs de formulaire avec des données d’identité vérifiées
  23. Protection du contenu
  24. Activation des transactions Notarize
  25. Expiration du document
  26. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  27. Ordre de signature
  28. M’ajouter
  29. Télécharger le lien de l’accord
  30. Bordures des champs de formulaire
  31. Liquid Mode
  32. Commandes de workflow personnalisé
  33. Options de chargement pour la page de signature électronique
  34. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
  35. Limiter l’accès aux accords partagés
11. Modèles de message
  1. Présentation des modèles de message
  2. Création de nouveaux modèles de message
  3. Modification des modèles de message
  4. Suppression de modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activation des notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus
Exigences et limites système
1. Configuration requise
2. Limites des transactions

Envoi, signature et gestion des accords

Options du destinataire
1. Annulation d’un rappel par e-mail
2. Options de la page de signature électronique
Envoyer les accords
1. Page Envoyer (Composition)
  1. Présentation des points de repère et des fonctionnalités
  2. Sélecteur de groupe
  3. Ajout de fichiers et de modèles
  4. Nom de l’accord
  5. Message global
  6. Échéance
  7. Rappels
  8. Protection du PDF par mot de passe
  9. Type de signature
  10. Localisation du destinataire
  11. Ordre/flux de signature des destinataires
  12. Rôles du destinataire
  13. Authentification du destinataire
  14. Message privé pour le destinataire
  15. Accès du destinataire à l’accord
  16. Parties en copie
  17. Contrôle d’identité
2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
4. Signatures manuscrites
5. Ordre de signature des destinataires
6. Envoi en masse
Création de champs dans des documents
1. Environnement de création intégré à l’application
  1. Détection automatique des champs
  2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
  3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
  4. Rôle de préremplissage
  5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
  6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
  7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
2. Création de formulaires avec des balises de texte
3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
  1. Création d’un formulaire AcroForm
  2. Création de fichiers PDF accessibles
4. Champs
  1. Types de champ
    1. Types de champs communs
    2. Champs Signature électronique
    3. Champ Paraphe
    4. Champ Nom du destinataire
    5. Champ E-mail du destinataire
    6. Champ Date de signature
    7. Champ Texte
    8. Champ Date
    9. Champ Nombre
    10. Case à cocher
    11. Groupe de cases à cocher
    12. Bouton radio
    13. Menu déroulant
    14. Superposition de lien
    15. Champ Paiement
    16. Pièce jointe
    17. Tampon Participation
    18. Numéro de transaction
    19. Image
    20. Société
    21. Titre
    22. Tampon
  2. Apparence du contenu d’un champ
  3. Validations des champs
  4. Valeurs des champs masqués
  5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
  6. Champs calculés
  7. Formulaires vérifiés
5. FAQ sur la création
Signature d’accords
Gérer les accords
Rapport d’audit
Rapports et exportations de données
1. Présentation
2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
3. Graphiques de rapports
4. Exportations de données
5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
7. Planification d’un rapport/d’une exportation
8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Gérez automatiquement la durée de conservation des contrats et des données associées dans Adobe Acrobat Sign à l’aide de politiques de conservation configurables.

La gouvernance des données dans Adobe Acrobat Sign permet aux administrateurs de supprimer automatiquement les contrats et les données associées des systèmes Acrobat Sign après une période de conservation définie. Cela aide les organisations à réduire les données stockées, à respecter les exigences de conformité et à gérer le cycle de vie des contrats sans nettoyage manuel.

La gouvernance des données agit comme un déclencheur différé qui ne commence qu’après qu’un contrat atteint son état final dans le système.

Les politiques de conservation sont appliquées après qu’un contrat atteint un état terminal, par exemple lorsqu’il est terminé, annulé ou expiré. Une fois déclenchée, la politique définit la durée de conservation du contrat et des données associées avant leur suppression définitive.

Remarque :

Par défaut, les accords et les données de transaction sont conservés dans Acrobat Sign tant que le compte est actif, sauf s’ils sont supprimés manuellement ou régis par une règle de rétention.

Fonctionnement de la gouvernance des données

La gouvernance des données suit un modèle basé sur des déclencheurs :

Les contrats atteignent un état terminal lorsque Acrobat Sign enregistre le contrat comme terminé, annulé ou expiré.
Une règle de conservation est appliquée lorsque Acrobat Sign enregistre le contrat dans un état terminal.
La règle définit la durée de conservation du contrat et des données associées avant leur suppression.
Une seule règle de rétention est active à la fois pour les accords nouvellement finaux. Lorsqu’une règle est créée, elle devient la règle active et s’applique à tous les accords qui atteindront un état final à l’avenir. Les règles précédemment actives continuent de s’appliquer aux accords qui leur étaient déjà attribués et n’ont pas besoin d’être désactivées.

Les règles de rétention sont adoptées à partir du groupe principal auquel appartient l’utilisateur expéditeur au moment où l’accord atteint son état final. Si l’utilisateur change de groupe principal avant que l’accord ne soit terminé, les règles de rétention du nouveau groupe s’appliquent.

Les périodes de conservation sont appliquées en fonction de la durée configurée à partir du moment où le contrat est enregistré dans un état terminal. Étant donné que le traitement de l’état terminal peut être retardé jusqu’à 12 heures, le début de la période de conservation peut également être retardé.

Impact du moment de l’état terminal sur la gouvernance des données

Les politiques de gouvernance des données ne commencent qu’après qu’un contrat atteint un état terminal, tel que Terminé, Annulé ou Expiré.

Pour optimiser les performances du système, Acrobat Sign traite les événements d’état terminal pendant les heures creuses, en fonction du serveur qui a géré le contrat. Les heures creuses sont comprises entre 19 h et 7 h selon le fuseau horaire local du serveur.

Si un contrat atteint une condition terminale pendant les heures de pointe, l’événement est mis en file d’attente et traité pendant la prochaine fenêtre d’heures creuses. La mise à jour du statut final peut s’en trouver retardée jusqu’à 12 heures.

Pendant cette fenêtre de traitement :

L’accord conserve son état précédent, En cours, à la fois dans la page Gérer et dans les réponses d’API.
Les destinataires ne peuvent plus signer le contrat et reçoivent une erreur s’ils tentent d’y accéder.
Pour les accords en attente d’expiration, les expéditeurs peuvent mettre à jour la date d’expiration pendant cette période pour prolonger la période de signature.
L’événement terminal n’est pas enregistré dans le rapport d’audit tant que le traitement n’est pas terminé.

Étant donné que les politiques de gouvernance des données ne sont déclenchées qu’après que le contrat a atteint son état final, tout retard dans le traitement retarde également le début de la période de rétention.

Utilisation

Les organisations utilisent la gouvernance des données pour :

Supprimer automatiquement les accords terminés ou inactifs après une période définie
Réduire la quantité de données d’accord stockées
Aligner la conservation des documents sur les politiques de conformité internes
Gérer le cycle de vie des données sans intervention manuelle.

Si aucune règle de rétention n’est définie lorsqu’un contrat atteint un état terminal, aucune date de suppression n’est attribuée. Les accords restent dans le système jusqu’à ce qu’ils soient supprimés manuellement ou retirés via les outils RGPD.

Éléments pouvant être supprimés

Les règles de rétention définissent les données qui sont supprimées lors de l’exécution de la règle :

Le document d’accord.
Le rapport d’audit
Les données personnelles associées collectées pendant la transaction
Les accords qui utilisent une méthode d’authentification qui produit un rapport d’identité du signataire, ce rapport est supprimé dans le cadre des données personnelles.

L’audit et les données personnelles doivent être conservés au moins aussi longtemps que l’accord et peuvent être configurés pour persister plus longtemps si nécessaire.

Ce qu’il faut savoir

Les règles de rétention sont appliquées lorsqu’un accord atteint un état final, pas lors de sa création.
Une seule règle de rétention est appliquée à un accord au moment où il devient terminal.
Les règles de rétention sont basées sur le groupe auquel appartient l’utilisateur expéditeur au moment où l’accord atteint son état final.
Si l’utilisateur change de groupe avant que l’accord ne soit terminé, les règles du nouveau groupe s’appliquent.
Le traitement de l’état terminal peut être retardé jusqu’à 12 heures pendant les périodes de pointe, retardant le début des politiques de rétention.
Si aucune règle de rétention n’est définie, les accords sont conservés jusqu’à ce qu’ils soient supprimés manuellement ou retirés par d’autres processus.

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Impact du moment de l’état terminal sur la gouvernance des données

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Éléments pouvant être supprimés

Ce qu’il faut savoir

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