Gérer les règles de conservation dans Acrobat Sign

Affichez, filtrez et contrôlez la façon dont les règles de rétention sont appliquées et maintenues au fil du temps.

Les règles de rétention définissent quand les accords et les données associées sont supprimés. La gestion de ces règles garantit que les politiques actives sont appliquées correctement et que les règles précédemment appliquées continuent de régir les accords comme prévu.

Avant de commencer

Vous devez être administrateur au niveau du compte ou du groupe pour gérer les règles de rétention.

Configuration

Disponibilité

Acrobat Sign Solutions : pris en charge.
Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge.
Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge.

Portée de la configuration

Les règles de rétention peuvent être gérées au niveau des comptes et des groupes.

Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.

Pour accéder à ce paramètre

Niveau du compte :

Accédez à Paramètres de compte > Gouvernance des données.

Niveau de groupe :

Accédez à Administrateur > Groupes.
Sélectionnez un groupe.
Sélectionnez Paramètres du groupe > Gouvernance des données.

Comportement des règles de rétention

Les règles de rétention suivent un cycle de vie défini :

Une seule règle de rétention est active à la fois pour les accords nouvellement finaux. Lorsqu’une règle est créée, elle devient la règle active et s’applique à tous les accords qui seront enregistrés à l’état final à l’avenir. Les règles précédemment actives continuent de s’appliquer aux accords qui leur étaient déjà attribués et n’ont pas besoin d’être désactivées.
Chaque contrat se voit attribuer une règle de conservation lorsqu’il est enregistré dans un état terminal.
Les accords conservent leur règle attribuée même si de nouvelles règles sont créées ultérieurement.
La désactivation d’une règle empêche la suppression de tous les accords qui n’ont pas encore été supprimés en vertu de cette règle.

Statuts des règles

Les règles de conservation peuvent avoir l’un des statuts suivants :

Activée : la règle est actuellement appliquée aux nouveaux accords finaux ou elle régit encore les accords dont la suppression est planifiée.
Désactivée : la règle n’est plus appliquée. Les accords associés à la règle ne sont pas supprimés.
Expirée : tous les accords précédemment régis par la règle ont déjà été supprimés.
Héritée : représente les politiques de rétention configurées via les paramètres système antérieurs. Les accords déjà attribués aux règles héritées continuent de respecter ces échéances de suppression.

Filtrage des règles de rétention

Servez-vous du contrôle de filtre pour afficher les règles par statut :

Toutes les règles (paramètre par défaut).
Règles activées
Règles désactivées
Règles expirées

Vous pouvez configurer le nombre d’enregistrements affichés par page, y compris des options telles que 15, 30 ou 50 règles.

Désactivation d’une règle de rétention

La désactivation d’une règle arrête la suppression de tous les accords associés à cette règle.

Sélectionnez la règle que vous souhaitez désactiver.
Sélectionnez Désactiver.

Alerte :

La désactivation d’une règle ne peut pas être annulée.

Les accords associés à une règle désactivée ne font plus l’objet d’une action de suppression et doivent être supprimés à l’aide d’autres méthodes, telles que les outils RGPD.

Affichage des règles au niveau du groupe depuis le niveau du compte

Vous pouvez accéder aux règles de rétention au niveau du groupe depuis l’interface au niveau du compte :

Accédez à Paramètres de compte > Gouvernance des données.
Sélectionnez l’onglet Groupes avec règles de rétention.
Sélectionnez un groupe.
Sélectionnez Afficher les règles de rétention du groupe.

Ce qu’il faut savoir

Une seule règle de rétention est active à la fois pour les accords nouvellement finaux.
Les règles de conservation ne peuvent pas être modifiées après leur création. De nouvelles règles doivent être créées pour modifier le comportement de rétention à l’avenir.
Les règles précédemment appliquées continuent de régir les accords qui leur ont déjà été attribués.
Les règles de conservation ne peuvent pas être modifiées après avoir été appliquées à un accord.
Le traitement de l’état terminal peut être retardé jusqu’à 12 heures pendant les périodes de pointe, retardant le début de la conservation.
Les règles désactivées ne peuvent pas être réactivées.
Les règles de conservation associées aux groupes supprimés restent accessibles pour préserver l’historique d’audit. Les paramètres de groupe peuvent toujours être révisés et gérés dans l’interface au niveau du compte.

Gestion des règles de rétention dans Adobe Acrobat Sign