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Création d’une page de composition personnalisée à l’aide du Concepteur de workflows personnalisés

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’utilisateurs
      1. Ajout d’un utilisateur
      2. Ajout d’utilisateurs en masse
      3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    9. Changement d’identité d’utilisateur
    10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    12. Profils de produit
    13. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Nouvelle expérience de création
      34. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Autorisation des témoins électroniques
      6. Groupes de destinataires
      7. En copie
      8. Accès du destinataire à l’accord
      9. Champs requis
      10. Ajout de documents en pièces jointes
      11. Aplatissement du champ
      12. Modification des accords
      13. Nom de l’accord
      14. Langues
      15. Messages privés
      16. Types de signature autorisés
      17. Rappels
      18. Protection par mot de passe des documents signés
      19. Envoi d’une notification d’accord par
      20. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      21. Protection du contenu
      22. Activation des transactions Notarize
      23. Expiration du document
      24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      25. Ordre de signature
      26. Liquid Mode
      27. Commandes de workflow personnalisé
      28. Options de chargement pour la page de signature électronique
      29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes

Concevez une page de composition personnalisée à l’aide du Concepteur de workflows personnalisés.

Dans les comptes d’entreprise, tous les utilisateurs peuvent créer des pages de composition personnalisées à l’aide du Concepteur de workflows personnalisés , s’il est activé.

Les pages de composition personnalisées peuvent varier d’un modèle de composition simple et personnalisé (comprenant les détails de la signature, les délais d’expiration, les messages personnels, etc.) à des workflows hybrides complexes à plusieurs signatures qui exigent une conformité stricte avec les politiques de l’entreprise.

  • Les administrateurs de compte peuvent créer des workflows pour l’ensemble du compte ou des groupes spécifiques.
  • Les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows pour les groupes qui leur sont attribués.
  • Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer et partager des workflows personnels avec leurs groupes.

Accès au Concepteur de workflows personnalisés :

  1. Accédez à l’onglet Workflows dans la barre de navigation supérieure.
  2. Sélectionnez Workflows personnalisés dans le menu de gauche pour afficher les workflows disponibles.
  3. Sélectionnez Créer un workflow pour commencer la création.
La liste des workflows personnalisés avec le bouton Créer un workflow mis en évidence.

Lorsque vous ouvrez un nouveau workflow, l’en-tête du Concepteur de workflow s’affiche sous le logo.

Plusieurs indicateurs et commandes se trouvent dans la partie supérieure de la page :

  1. Indicateur d’état : indique l’état actuel du workflow :
    • Brouillon/Inactif : désigné « Brouillon ».
    • Actif : désigné « Actif ».
  2. Nom du workflow : affiche le nom du workflow (par exemple, Nouveau workflow).
  3. Cloner le workflow : crée une copie du workflow sous un nouveau nom.
  4. Supprimer le workflow : supprime le workflow du compte.
  5. Fermer : permet de quitter le workflow. Une invite s’affiche si des modifications n’ont pas été enregistrées.
  6. Enregistrer : enregistre toutes les modifications.
  7. Activer/Désactiver : permet de basculer l’état du workflow :
    • Activé : le workflow est marqué comme « Actif » et disponible pour l’organisation, les groupes ou les utilisateurs affectés.
    • Désactivé : le workflow reste à l’état de « Brouillon » et n’est accessible qu’au propriétaire ou à l’administrateur.
Volet d’en-tête du Concepteur de workflow avec les actions numérotées

La création d’un workflow implique la configuration des informations suivantes :

  • Informations sur le workflow : nommez le workflow, ajoutez des instructions personnalisées pour les expéditeurs et attribuez des autorisations.
  • Informations sur l’accord : personnalisez la manière dont les détails de l’accord apparaissent sur la page de composition personnalisée.
  • Destinataires : définissez l’ordre de signature en ajoutant des signataires et d’autres types de destinataires.
  • E-mails : spécifiez des notifications par e-mail pour différents participants à chaque étape du processus de signature.
  • Documents : sélectionnez les documents à inclure dans le workflow.
  • Champs de saisie de l’expéditeur : ajoutez des champs pour que les expéditeurs puissent saisir des informations avant d’envoyer un accord. Cette entrée est fusionnée dans l’accord avant d’être envoyée aux signataires et approbateurs.

Tout ce qui est configuré dans le Concepteur de workflows permet d’automatiser la page de composition personnalisée pour réduire les entrées manuelles des expéditeurs. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*), tandis que les champs facultatifs peuvent être personnalisés ou laissés vides.

L’objectif est de préremplir autant d’informations que possible, ce qui rend le processus d’envoi plus rapide, plus simple et moins sujet aux erreurs.

Remarque :

les paramètres et propriétés définis dans un workflow personnalisé remplacent tous les paramètres au niveau du groupe ou du compte. Cela s’applique à tous les éléments configurables au sein du workflow.

Par exemple, si un paramètre au niveau du groupe spécifie une expiration de document de cinq jours, mais que le modèle de workflow définit une échéance de trois jours, l’accord expirera dans trois jours.

Lorsque le Concepteur de workflow s’ouvre, le panneau Informations sur le workflow s’affiche :

Le Concepteur de workflows personnalisés affichant l’onglet Informations sur le workflow

Sur la page Informations sur le workflow, saisissez les informations suivantes :

  • Nom du workflow : attribuez un nom unique au workflow.
  • Qui peut utiliser ce workflow : indiquez qui peut accéder au workflow et l’utiliser.
  • Instructions pour l’expéditeur : ajoutez des instructions à l’écran pour les expéditeurs qui utilisent le workflow.

Ces paramètres définissent la manière dont le workflow est représenté dans les menus et l’interface utilisateur, octroient l’accès à l’utilisateur ou au groupe autorisé à l’utiliser et incluent l’option permettant de clarifier les instructions à l’attention de l’expéditeur si nécessaire.

Définition du nom du workflow

Le nom du workflow est utilisé dans l’interface Acrobat Sign pour identifier le modèle de workflow. Il s’affiche dans les zones suivantes :

  • Lors de la sélection d’un workflow dans une liste.
  • Dans la liste Workflow personnalisé.
  • Lors de l’utilisation du filtre Workflow dans Rapports et exportations de données.

Le nom du workflow n’est jamais affiché aux destinataires, vous pouvez donc l’utiliser pour le contrôle des versions, les niveaux de service ou toute autre classification pertinente pour votre organisation.

Exemples de nom de workflow dans le sélecteur de bibliothèque et la liste des workflows.

Configuration du paramètre Qui peut utiliser ce workflow

Le paramètre Qui peut utiliser ce workflow détermine quels utilisateurs peuvent accéder au workflow et l’utiliser. Les options disponibles sont les suivantes :

  • Seulement moi : le workflow est disponible uniquement pour le créateur.

    • Cette option est disponible uniquement si l’accès aux workflows personnalisés est accordé à tous les utilisateurs.
    • Les utilisateurs appartenant à plusieurs groupes peuvent choisir le groupe auquel attribuer le workflow.

  • Groupe sélectionné : accorde l’accès à un groupe spécifique sélectionné dans une liste déroulante.

    • Les utilisateurs présents dans plusieurs groupes peuvent créer des workflows pour n’importe quel groupe auquel ils appartiennent.
    • Les workflows sont liés à un seul groupe ; le sélecteur de groupe est supprimé de la page de composition.
    • Pour partager un workflow avec plusieurs groupes, procédez d’abord aux tests, puis clonez le workflow pour chaque groupe nécessitant un accès.
    • Les membres du groupe peuvent utiliser le workflow, et si l’accès aux workflows personnalisés est accordé à tous les utilisateurs, ils peuvent cloner et modifier le workflow pour leur propre usage.
    • Les administrateurs de groupe peuvent modifier les workflows partagés dans leur groupe. Les administrateurs de compte peuvent modifier les workflows partagés dans tous les groupes.

  • Tous les utilisateurs de mon organisation : le workflow est disponible pour tous les utilisateurs du compte Acrobat Sign.

    • Les workflows au niveau du compte peuvent être envoyés à partir de n’importe quel groupe auquel l’expéditeur appartient.
    • Les administrateurs de compte peuvent modifier tout workflow partagé au niveau de l’organisation.

Choisissez le paramètre approprié en fonction de la portée du partage du workflow.

foo

Le sélecteur de workflows réorganise les workflows en trois dossiers en fonction des paramètres d’accès. Ces dossiers sont les suivants :

  1. Seulement moi : affiche les workflows que l’utilisateur a créés à usage personnel.
  2. Mon groupe : contient les workflows disponibles pour le groupe attribué à l’utilisateur. Si l’utilisateur est membre de plusieurs groupes, il peut voir tous les workflows affectés au niveau du groupe.
  3. Organisation : inclut les workflows accessibles à tous les utilisateurs du compte Acrobat Sign.

Si un utilisateur ne dispose d’aucun workflow dans un dossier spécifique, ce dossier n’est pas affiché pour que l’interface reste propre et épurée.

Le sélecteur de bibliothèque affichant les trois dossiers des workflows.

 Fournir des instructions sur la page de composition personnalisée

Les processus nouveaux et complexes peuvent bénéficier de certaines instructions intégrées dans la page de composition.

Vous pouvez formater les instructions à l’aide des balises et attributs HTML suivants :

  • Formatage du texte : <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
  • Listes : <ul> (liste non ordonnée), <ol> (liste ordonnée), <li> (élément de liste)
  • Images : <img src="chemin d’accès complet">
  • Liens : <a href="chemin d’accès complet">

Les chemins d’accès doivent être explicitement autorisés si vous incluez des attributs src ou href dans les balises d’image ou de lien. Envoyez les URL à l’équipe du service clientèle pour approbation.

foo

Les instructions s’affichent en haut de la page de composition personnalisée. Les utilisateurs peuvent développer ou réduire les instructions à l’aide du bouton Plus/Moins.

Ces instructions ne sont visibles que sur la page de composition personnalisée et ne sont jamais affichées aux destinataires.

foo

Définition des informations sur l’accord pour la page de composition personnalisée

Lors de la configuration des informations sur l’accord, indiquez les détails qui apparaîtront sur la page de composition lorsque le workflow sera utilisé.

Détails de l’accord

  • Nom de l’accord : saisissez un nom pour l’accord. Il s’affiche sur la page Gérer et dans l’en-tête de l’e-mail Signer/Approuver.
  • Message : saisissez un message à l’attention des destinataires. Il s’affiche sur la page de composition.

Paramètres de copie (copie carbone)

  • Cc : saisissez les adresses e-mail des destinataires en copie. Séparez les différentes adresses par une virgule ( , ) ou un point de virgule ( ; ).
  • Minimum : définissez le nombre minimum d’adresses e-mail en copie autorisées.
  • Maximum : définissez le nombre maximum d’adresses e-mail en copie autorisées.
  • Modifiable : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les adresses mises en copie sur la page de composition.

Langue du destinataire

  • Ce paramètre détermine si le sélecteur de langue est disponible sur la page de composition et définit la langue par défaut du destinataire.
    • Ne pas afficher le sélecteur de langue : la langue par défaut du destinataire définie au niveau du groupe est utilisée.

Options d’envoi

  • Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : autorise l’expéditeur à définir un mot de passe pour le PDF téléchargé.
    • Obligatoire : si cette option est activée, les expéditeurs doivent définir un mot de passe, et cette option ne peut pas être désactivée sur la page de composition.
  • Échéance : permet de définir une échéance sur la page de composition.
    • Jours pour achever l’accord : définit le nombre de jours par défaut dont disposent les destinataires pour terminer le processus de signature. Cette valeur est toujours modifiable sur la page de composition.
  • Autoriser la création des documents avant l’envoi : permet aux expéditeurs de modifier les champs de formulaire dans l’environnement de création en utilisant l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature.
    • Autoriser la création par défaut : active automatiquement l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page de composition.

Sélectionnez les paramètres appropriés pour simplifier le processus d’envoi tout en conservant la flexibilité pour les expéditeurs.

Le Concepteur de workflows personnalisés affichant l’onglet Informations sur l’accord

Conseil :

 Modification du libellé des champs

Certains libellés de champ sont modifiables, comme l’indique l’icône de crayon .

  • Sélectionnez l’icône de crayon pour saisir un libellé personnalisé qui s’affiche sur la page de composition lorsque le workflow est utilisé.
  • Vous pouvez ainsi renommer les champs pour les aligner sur la terminologie interne que les utilisateurs connaissent.
  • Les libellés personnalisés ont une limite de 100 caractères. Vous pouvez donc inclure de brèves instructions si nécessaire.
  • Pour rétablir le libellé d’origine, sélectionnez l’icône Rétablir .

Par exemple, Nom de l’accord peut être renommé en Nom du contrat :

Sélectionnez Destinataires dans le volet de gauche pour accéder à la section Acheminement des destinataires.

Le Concepteur de workflows personnalisés affichant l’onglet Destinataires

La section Acheminement des destinataires vous permet de spécifier les destinataires et l’ordre d’acheminement selon vos exigences. Vous pouvez créer des workflows très complexes avec un acheminement en série, parallèle, hybride ou hybride imbriqué.  Les instructions suivantes mettent en avant les fonctionnalités disponibles pour l’Acheminement des destinataires.

  • Pour ajouter un autre destinataire avant ou après un destinataire existant, procédez comme suit :
    • Sélectionnez l’icône Ajouter .
    • Sélectionnez le rôle que vous souhaitez utiliser (tous les rôles activés pour le compte seront disponibles).

 

  • Pour spécifier une branche parallèle, sélectionnez l’icône Ajouter située au-dessus d’un destinataire et choisissez Branches parallèles. 
Panneau d’ajout de destinataire affichant l’option Branches parallèles

 

  • Pour supprimer un destinataire, placez le curseur sur la bulle du destinataire, puis sélectionnez l’icône Supprimer .
Destinataire dans le flux de signature avec l’icône Supprimer mise en évidence

 

  • Pour personnaliser un destinataire, placez le curseur sur la bulle du destinataire, puis sélectionnez l’icône Modifier  .
Destinataire dans le flux de signature avec l’icône Modifier mise en évidence et le profil du destinataire affiché

Lors de la modification d’un destinataire, vous pouvez configurer les informations suivantes :

  • Intitulé du destinataire : personnalisez l’intitulé du destinataire. Par exemple, modifiez l’intitulé Destinataire par défaut en Acheteur. 
    • Les intitulés des destinataires doivent être uniques au sein d’un workflow.
  • Destinataire : saisissez l’adresse e-mail par défaut du destinataire.
  • Ajouter un groupe de destinataires : sélectionnez ce bouton pour ajouter un groupe de destinataires réutilisable depuis la liste des groupes de destinataires à votre disposition.
  • Marquer comme groupe de destinataires : lorsque cette case est cochée, un groupe de destinataires est créé à partir des adresses e-mail répertoriées dans le champ Destinataire au lieu d’un enregistrement d’adresse e-mail de destinataire standard. Le groupe de destinataires peut rester vide ou être renseigné avec une ou plusieurs adresses e-mail du champ E-mail (séparées par des virgules).
  • Ce destinataire est l’expéditeur : lorsque cette case est cochée, l’expéditeur est inséré en tant que destinataire.
  • Obligatoire : activez cette option si la signature du destinataire est requise.
  • Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à mettre à jour l’adresse e-mail du destinataire sur la page Envoyer.
  • Ajouter un message privé : sélectionnez cette option pour rédiger un message privé pour le destinataire. Les messages privés sont insérés dans l’e-mail du destinataire (en plus du message global) et sur la page de signature électronique.
  • Rôle : permet de mettre à jour le rôle du destinataire (Signataire, Approbateur, Chargé du remplissage des formulaires, etc.).
  • Authentification : sélectionnez le type d’authentification requis pour le signataire. Seules les options qui ont été activées seront visibles.
    • Authentifications à facteur unique : aucune (E-mail), Acrobat Sign, OTP par e-mail.
    • Authentifications à deux facteurs : par téléphone, authentification fondée sur les connaissances, par mot de passe et par pièce d’identité officielle.

Assurez-vous d’Enregistrer les configurations de destinataires effectuées.

Voici un exemple d’informations sur les destinataires, ainsi qu’un acheminement où les libellés des deux signataires (Signataire et Co-Signataire) et des destinataires internes (Représentant commercial et Responsable de l’approbation) ont été personnalisés. 

Exemple de flux de destinataires affichant deux signataires clients dans un flux parallèle et deux signataires internes dans un processus séquentiel.

Sélectionnez Messages électroniques dans le volet de gauche pour accéder à la section Messages électroniques.

La section Messages électroniques vous permet de gérer les notifications qui sont envoyées pendant le processus de signature et d’approbation en fonction d’événements spécifiques.

Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer des notifications aux destinataires et aux parties mises en copie en cas d’annulation d’un accord.

Le Concepteur de workflows personnalisés affichant l’onglet Messages électroniques

  • Cochez les cases des événements qui doivent déclencher une notification par e-mail, puis sélectionnez Enregistrer pour appliquer la configuration.

    • Sélectionnez Documents dans le volet de gauche pour accéder à la section Documents.

    Le Concepteur de workflows personnalisés affichant l’onglet Documents

    Dans la section Documents, vous pouvez définir la manière dont les documents sont joints et gérés dans le workflow.

    • Titre du document : saisissez un titre pour le document. Ce titre s’affiche dans la section Documents de la page de composition.
    • Fichiers : sélectionnez l’icône Ajouter un fichier pour joindre un document à partir de votre bibliothèque de modèles Acrobat Sign. Le document est automatiquement inclus lorsque le workflow est utilisé.
      • Si aucun fichier n’est sélectionné, l’expéditeur devra charger un document lors de l’envoi de l’accord.
      • Si un document est marqué comme Obligatoire, il est toujours joint lors du démarrage du workflow.
      • Supprimer le fichier : pour supprimer un fichier joint, sélectionnez l’icône (X) en regard du nom du fichier.
    • Nom du document : saisissez un nom significatif pour que l’expéditeur puisse identifier le document. Le nom par défaut est basé sur le fichier chargé, mais il peut être modifié.
    • Obligatoire : spécifiez si le document doit être inclus dans l’accord.
    • Ajouter un document : sélectionnez Ajouter un document pour inclure d’autres fichiers. Chaque document doit avoir un titre unique.
    • Supprimer une ligne : pour supprimer un document, sélectionnez l’icône (X) dans la ligne correspondante.
    Remarque :

    lors de l’ajout d’un modèle de bibliothèque Acrobat Sign à un workflow, les utilisateurs peuvent uniquement accéder aux modèles qui répondent aux critères suivants :

    • Détenu par l’expéditeur personnellement.
    • Affecté au même groupe que le workflow.
    • Affectés à l’organisation (modèles au niveau du compte), qui sont hérités par tous les groupes.

    Cette restriction existe car les workflows ont une relation un-à-un avec les groupes, ce qui signifie qu’ils sont liés à un seul groupe à la fois.

    Cela diffère de la manière dont les utilisateurs membres de plusieurs groupes (un-à-plusieurs) interagissent avec la bibliothèque de modèles. Ces utilisateurs peuvent voir tous les modèles associés à chaque groupe auquel ils appartiennent. Cependant, les workflows restent limités dans leur portée et affichent uniquement les modèles associés à leur groupe affecté.

    Voici un exemple de section Documents configurée :

    L’onglet Documents affichant quatre fichiers configurés pouvant être joints.

    Sélectionnez Champs de saisie de l’expéditeur dans le volet de gauche pour accéder à la section Champs de saisie de l’expéditeur.

    Ces champs de saisie sont mappés aux champs de formulaire des documents joints, qu’ils soient prédéfinis dans le workflow ou chargés par l’expéditeur.

    Les expéditeurs peuvent utiliser ces champs pour préremplir les informations avant d’envoyer l’accord aux destinataires.

    Le Concepteur de workflows personnalisés affichant les champs de saisie de l’expéditeur

    Dans le panneau Champs de saisie de l’expéditeur, sélectionnez Ajouter un champ pour chaque champ que l’expéditeur doit réviser et éventuellement remplir.

    L’onglet Champs de saisie de l’expéditeur avec le bouton Ajouter un champ mis en évidence

    Pour chaque ligne ajoutée, configurez les paramètres suivants :

    • Nom d’affichage : saisissez un titre pour le champ. Il apparaît sur la page de composition en tant que référence pour l’expéditeur.
    • Nom du champ de formulaire : saisissez le nom du champ tel qu’il apparaît dans le document de bibliothèque joint. Le nom doit correspondre exactement au champ de formulaire du document.
    • Valeur par défaut : (facultatif) saisissez une valeur par défaut pour le champ.
    • Obligatoire : activez cette option si le champ doit être rempli avant l’envoi de l’accord.
    • Modifiable : activez cette option pour permettre à l’expéditeur de modifier la valeur par défaut.
    • Supprimer une ligne : sélectionnez l’icône (X) pour supprimer la ligne.

    Voici un exemple de section Champs de saisie de l’expéditeur : 

    L’onglet Champs de saisie de l’expéditeur affichant quelques champs de formulaire par défaut

    Une fois le workflow entièrement configuré, sélectionnez Enregistrer pour conserver vos modifications.

    Lorsque vous êtes prêt à déployer le workflow, sélectionnez Activer pour le mettre à disposition.

    Conseil :

    au cours du test, définissez le paramètre Qui peut utiliser ce workflow sur Seulement moi afin de vous assurer que toutes les configurations fonctionnent comme prévu.

    Une fois que vous êtes certain que le workflow est correctement configuré, mettez à jour le paramètre Qui peut utiliser ce workflow en fonction du paramètre de production approprié et enregistrez vos modifications.

    Contenu supplémentaire pertinent pour les workflows d’envoi personnalisés :

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