従来の送信ページ環境

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最終更新日 : 2024年8月12日

概要

「送信」ページでは、新しいアドホック契約書を設定して送信します。設定する機能セクションは 5 つあります。

送信元（UMG が有効になっているアカウントのみ）- グループセレクターでは、契約書に対して設定可能なオプションと使用可能なテンプレートを定義します。グループをリセットするとページが更新され、以前の設定が削除されるため、この設定を最初に行います。
受信者 - 受信者は、契約書をやり取りする必要がある人です。「受信者」には複数のタイプがあります。利用可能なオプションは、アカウント管理者によって指定されます。
メッセージ - 契約書の名前および受信者に配信したいメッセージを定義する場所。
オプション - これらのオプションは、契約書を制御するのに役立ちます。
- パスワード保護 - 最終 PDF に適用されるパスワードを指定して承認されていない表示を防止することで、署名済み文書を保護できます。
- 契約書の有効期限 - 特定の日付までに契約書に署名してもらう必要がある場合、このオプションを使用して、指定した日数が経過したら契約書を自動的にキャンセルできます。
- リマインダーを送信 - 現在のアクティブな受信者に定期的に送信されるリマインダーを設定できます。
- 受信者の言語 - 選択した言語が、受信者の電子メール通信および電子サインページで使用されます。
ファイル - これは、署名用に送信している実際の文書を選択する場所です。

ログインしたら、ホーム画面で「電子サインを送信」または「電子サインを依頼」を選択します。

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契約書の送信

文書の送信と署名および承認の収集は、Acrobat Sign の最も重要な機能です。顧客ごとに、文書をやり取りする必要がある人物や優先順位に関する様々な要件があるため、送信ページインターフェイスで使用可能な多数のワークフロー機能について知っている必要があります。

アカウントでユーザーの複数グループ所属（UMG）を有効にしている場合は、設定する前に契約書を送信するグループを選択します。

グループの値を設定すると、グループに関連するプロパティとテンプレートが読み込まれ、選択できるようになります。
グループを変更すると、ページが更新されます。入力したコンテンツは、この更新時に消去されます。

ページの上部に「送信元」ドロップダウンが表示されない場合、アカウントには UMG が有効になっていません。

文書を操作するためのアクセス権を取得する受信者と順序を定義します。

複数の署名者を含む契約書の設定は、署名者が 1 名のみの場合と同じプロセスで、単に受信者が複数名いるというだけです。必要に応じて、それぞれを追加および設定します。
同じ電子メールアドレスを複数回追加することもできます（プロセスの異なるステージでアクションを実行している場合など）。

「受信者」セクションでは、一番上のスイッチで基本的な署名の順序を選択することが求められます。

（上図のように）「入力した順序で署名」が選択されている場合、順次署名プロセスは、1 つの署名手順から次の手順へと順序良く処理されます。また、受信者は番号付けされ、実際の参加順序が示されます。
- ハイブリッド署名フローは、順次（入力した順序で署名）ワークフローとして開始されます。
「任意の順序で署名」が有効になっている場合、並行署名が行われ、受信者は番号付けされず、特定の参加順序がないことが示されます。

署名順序スイッチの右側には、次の 2 つのリンクがあります。

自分を追加 - このリンクをクリックすると、参加順序に次の受信者として自分を含めます。
受信者グループを追加 - このリンクをクリックすると、グループ全体を代表して参加する受信者が属するグループを作成します。例えば、HR チームのグループを作成します。このグループでは、HR の 1 人だけが実際に契約書に署名する必要があります。
e シールを追加 – これはオプションの設定です。契約書プロセスに e シールを追加するように管理者がユーザーを設定している場合に使用できます。

注意：

受信者の順序を変更するには、受信者をクリックして、正しいスタック順序にドラッグするか、番号を直接編集すると、それに応じてスタックが調整されます。

各受信者は、5 つの要素で作成されます。

A. 参加順序 - 「入力した順序で署名」が選択されている場合、参加順序は、各受信者がいつ契約書をやり取りするのかを明確に示します。

B. 役割 - 受信者の最大の特徴を示します。

C. 電子メールアドレス - これは、受信者を識別する電子メールアドレスで、署名のリクエストを含め、この受信者とのすべての電子メール通信に使用されます。

D. 認証方法 - 受信者をどのように検証するかを示します。また、認証方式を使用するかどうかを指定します。

E. 配信方法 – 受信者が契約書リンク（「署名してください」、「リマインダー」および「完了済みの契約書」リンク）を受信する方法。オプションは、「電子メール」および受信者の電話番号への「SMS」です。

F. 公証が必要（オプション） - 署名を公証する必要がありますか？このオプションは、管理者が統合を設定した場合にのみ使用できます。

G. プライベートメッセージ（オプション） - 送信者は、受信者が契約書を表示する際に明示される個別の指示を各受信者に与えることができます。

受信者リストの下の「CC を表示」リンクは、署名／承認権限を付与することなく、契約書を表示する電子メールアドレスをカーボンコピー（CC）できるフィールドを表示します。

「ハイブリッド」ワークフローは、1 つ以上の手順に、文書に同時にアクセスする 2 人以上の受信者が含まれる、順次参加順序のインスタンスです。「並行」手順のすべての署名者／承認者は、順次処理が次の手順に移る前に自分のパートを完了させる必要があります。

受信者グループは、チームや組織からログオフする必要があるが、そのグループの特定の個人からはログオフしない場合に便利です。グループの任意のメンバーは、グループ全体を代表して署名または承認できます。

「メッセージ」セクションには、成功を大幅に向上させる 2 つのフィールドが含まれています。

「契約名」フィールドを使用すると、契約書を識別する任意の文字列を入力できます。この文字列は、受信者の電子メールの件名に設定され（下図では黄色でハイライト表示）、管理ページの名前の値にも設定されています。一意で分かりやすい契約名を指定すると、受信者が、より簡単に電子メールを識別するのに役立ち、必要に応じて契約書の検索機能を向上できます。

注意：

文書が添付される前に契約名が入力されていない場合、契約書名には、最初に添付されたファイルのファイル名が採用されます。この値は、契約書が送信されるまでは編集できます。

契約書メッセージは、任意の指示や必要な注釈を入力できるプレーンテキストフィールドです（下図では緑色でハイライト表示）。このメッセージは、すべての受信者に送信される「署名してください」電子メールに表示されます（設定された受信者にのみ表示されるプライベートメッセージとは異なります）。

メッセージテンプレート

エンタープライズレベルのお客様は、管理者によって設定されたメッセージテンプレートにアクセスできます。メッセージテンプレートは、「オプション」の「受信者の言語」機能に直接結び付けられているため、言語ドロップダウンからスペイン語を選択すると、すべてのスペイン語テンプレートが使用できるようになります。

注意：

テンプレートが結び付けられていない言語を選択した場合、「メッセージテンプレート」オプションは送信ページに表示されません。

「オプション」セクションを使用すると、送信後に契約書をより制御できます。

パスワード保護 - 受信者が署名された PDF ファイルを開いて表示する際に、パスワードの入力を要求します。このパスワードは、送信者によって定義され、アウトオブバンドで伝えられます。Acrobat Sign は、このパスワードを記録「しない」ので、忘れないようにしてください。
契約書の有効期限 - 契約書が期限切れになって完成できなくなるまでの日数を設定します。
リマインダーを設定 - 契約書が完成されるまでの、リマインダーが送信される頻度（毎日または毎週）を設定します。現在の受信者のみ通知されます。
受信者の言語 - 受信者に送信される電子メールと署名処理中に使用する言語を選択します。
- また、この設定は、アカウントで使用するように設定されている場合、表示可能なメッセージテンプレートを定義します。