Sekventiellt signerat arbetsflöde
Signerare tar emot och signerar dokumentet i den ordning som deras e-postadress har angetts i fältet Till:. När den sista signeraren har slutfört signeringsprocessen, kommer alla parter att erhålla ett signerat och arkiverat e-postmeddelande med den signerade PDF-filen som bilaga.
Parallellt signeringsarbetsflöde
Klicka på Slutför i vilken ordning som helst när du vill starta ett parallellt arbetsflöde.
Alla mottagarna får dokumentet samtidigt och de kan signera det i valfri ordning. När den sista signeraren har slutfört signeringsprocessen, kommer alla parter att erhålla ett signerat och arkiverat e-postmeddelande med den signerade PDF-filen som bilaga.
Hybridarbetsflöde
Ett hybridarbetsflöde är en variant av den sekventiella deltagarordningen, där en eller flera av stegen inkluderar två eller fler mottagare som samtidigt får tillgång till dokumentet. Alla signerare/godkännare i det parallella steget måste slutföra sin del innan den sekventiella processen flyttar till nästa steg.
I ovanstående bild, till exempel har vi en signeringscykel i tre steg:
- Steg 1 är Poh@jupiter.dom. När avtalet skickas ut för underskrift, meddelas endast fclarke. När fclarke signerar dokumentet, fortsätter vi till nästa steg.
- Steg 2 är det hybrida steget. Du kan se att alla tre mottagare får samma nummer (2) vilket innebär att Adobe Acrobat Sign meddelar alla dessa mottagare samtidigt. De kan applicera sina signaturer i valfri ordning, men alla behöver slutföra sin del innan signaturcykeln går vidare till nästa steg.
- Steg 3 är en annan enskild mottagare. När mottagaren i steg 3 ger sitt godkännande, avslutas och verkställs avtalet och alla parter aviseras med en kopia av avtalet som en PDF-fil.
Om du vill skapa en hybrid grupp, anger du e-postadresserna till alla parterna som om de var enskilda mottagare och klickar och drar mottagarfältet över varandra hybridgruppen. På skärmen får du upp ett meddelande om att du skapar en parallell grupp. En hybridgrupp skapas även om indexnumren ändras manuellt till samma värde.
Mottagargrupper är praktiska när du behöver godkännande från ett team eller en organisation, men inte en viss individ i den gruppen. Alla medlemmar i gruppen har behörighet att signera eller godkänna för hela gruppen.
I ovanstående bild kan du till exempel se en signaturcykel i tre steg:
- Steg 1 (dave@nope.dom) är en signerare och aviseras om att hans/hennes signatur krävs så snart avtalet skickas. När Dave tillämpar sin signatur går avtalet vidare till steg 2.
- Steg 2 är en mottagargrupp för godkännare med namnet Juridiska motsignerare. Fyra enskilda personer har blivit inskrivna i gruppen. När någon av de identifierade mottagarna tillämpar sitt godkännande går avtalet vidare till det tredje steget.
- Steg 3 är en enskild signerare. När den sista signaturen har slutförts, verkställs avtalet och alla parter meddelas med en kopia av avtalet som en PDF-fil.
Om du vill skapa en mottagargrupp väljer du länken Lägg till mottagargrupp överst till höger i mottagarfältet. Detta placerar behållaren där du blir ombedd att ange gruppnamnet och de potentiella mottagarna. Två typer av mottagargrupper kan användas:
- Ad hoc-mottagargrupper anges manuellt av avsändaren och används endast för det avtal som de definieras i. Ad hoc-mottagargrupper:
- Måste aktiveras av en administratör innan de är tillgängliga för användaren.
- Tillåt avsändaren att definiera så många mottagare i gruppen som behövs
- Låt avsändaren namnge gruppen.
- Det kan inte sparas för återanvändning.
- Återanvändbara mottagargrupper kan skapas av användare och sparas som personliga grupper eller delas med deras grupp eller konto. Återanvändbara mottagargrupper:
- Är aktiverade för alla användare under deras adressbok i användarprofilen.
- Måste definieras innan de kan användas.
- Det måste finnas en lämplig omfattning för användaren att komma åt dem.
- Det kan inte redigeras vad gäller namn eller e-postvärden.
Alla medlemmar i mottagargruppen får den slutliga PDF-kopian av det signerade avtalet även om de inte specifikt har deltagit.
