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Présentation des exportations de données et des graphiques de rapports
La nouvelle expérience Rapports permet aux utilisateurs des niveaux de service Grands comptes et Entreprises de créer, enregistrer et gérer leurs propres rapports personnalisés et exportations de données dans une vue personnalisée.
Les rapports sont des modèles qui retournent un ou plusieurs graphiques avec un résumé des données de l’accord définies par l’utilisateur. Le nombre et le type de rapports disponibles pour l’utilisateur sont dictés par son niveau d’autorité dans le système et l’étendue des autorisations appliquées à son ID utilisateur.
Les exportations de données fournissent aux utilisateurs une méthode pour extraire des données de champ spécifiques des accords relevant de leur portée d’autorité. Les utilisateurs peuvent appliquer des filtres pour cibler le jeu de données retourné par utilisateur, groupe, workflow ou nom d’accord.
Dans l’ensemble des accords filtrés, l’utilisateur peut définir les champs individuels à exporter dans un fichier CSV, ce qui permet de désencombrer l’exportation de toutes les données transactionnelles inutiles.
Types de rapports :
- Accords (tous les utilisateurs) : les rapports sur les accords retournent les mesures de l’activité des accords, telles que les taux d’achèvement, le temps d’exécution, l’utilisation du workflow, les tendances de volume et les tendances d’expéditeur/de groupe. Les graphiques Accord sont au nombre de onze.
- Consommation de transactions (tous les utilisateurs) : renvoie le volume de transactions sur le système par utilisateur, groupe, workflow ou tendance de volume total. Les graphiques Consommation de transactions sont au nombre de quatre.
- Paramètres des audits d’activité (administrateurs uniquement) : les administrateurs peuvent exécuter un rapport spécial qui renvoie l’activité au niveau des paramètres pour leurs utilisateurs, leur groupe ou l’ensemble du compte, en fonction du niveau d’autorité de l’administrateur.
La création de rapports classique et l’expérience de création de rapports moderne utilisent différents modèles de données et méthodes de calcul, leurs résultats ne correspondent donc pas toujours. Les différences principales incluent :
- La création de rapports classique compte les modèles de bibliothèque comme des accords. La création de rapports moderne ne les compte pas.
- La création de rapports classique inclut les accords abandonnés. La création de rapports moderne les exclut.
- La création de rapports classique utilise l’heure de dernière modification de l’accord pour les calculs basés sur la date. La création de rapports moderne utilise des événements d’accord spécifiques pour une plus grande précision.
- La création de rapports classique affiche toujours les données en fonction de l’heure du Pacifique. La création de rapports moderne calcule et affiche les données dans votre fuseau horaire, ce qui peut décaler les dates des accords et affecter les accords compris dans la période sélectionnée.
Une fois la connexion établie, sélectionnez Rapports dans le menu supérieur de l’écran d’accueil.
Tableau de bord par défaut (Présentation)
À la première ouverture de la nouvelle expérience Rapports, le tableau de bord par défaut est chargé.
Le tableau de bord charge automatiquement une vue d’ensemble du trafic des accords des sept jours précédents. Il présente un résumé en haut de l’écran et trois graphiques qui affichent le pourcentage d’accords terminés, la tendance de volume total des accords et le temps moyen nécessaire à la conclusion d’un accord.
Deux boutons permettent à l’utilisateur de créer un contenu de rapport/d’exportation :
- Nouvelle exportation : une nouvelle demande d’exportation permet à l’utilisateur de définir une plage d’accords, puis d’exporter les valeurs des champs à partir de ces accords.
- Par exemple, un formulaire RSVP joint à un événement dans lequel les intervenants peuvent choisir un repas et indiquer des remarques spéciales.
- L’auteur du formulaire web peut ensuite sélectionner les accords (filtrés par nom de formulaire web) et extraire les champs du formulaire (nom, préférence de repas, notes, etc.) dans un fichier CSV.
- Nouveau rapport : permet à l’utilisateur de produire un tableau de bord des données des accords qui inclut un ou plusieurs graphiques. Différents types de graphiques sont utilisés en fonction du contexte :
- Accords terminés : graphique à cadran.
- Temps nécessaire pour terminer la tendance : graphique linéaire.
- Accords par expéditeur ou groupe : graphique à barres.
- Achèvement de l’accord par expéditeur : graphique à nuages de points.
- Accords terminés : graphique à cadran.
Les exportations et les rapports permettent à l’utilisateur d’enregistrer le modèle pour une utilisation ultérieure dans sa liste personnelle d’exportations et de rapports.
Seules les exportations permettent à l’utilisateur de télécharger un fichier CSV des données demandées.
Le volet de gauche de l’écran contient des liens permettant d’afficher le contenu des rapports et des exportations de données de l’utilisateur. Le volet compte jusqu’à cinq liens cliquables :
Présentation : permet à l’utilisateur d’afficher les données de ses accords des sept jours civils précédents. Recharge essentiellement le tableau de bord par défaut sur la page de destination.
Types de rapports : les trois types de rapports (Accords, Consommation de transactions et Utilisateurs) disposent chacun de leur propre lien cliquable permettant d’ouvrir la liste complète des rapports correspondant au type de rapport en question. Notez que les rapports collectent toujours les données actuelles correspondant à leurs paramètres de filtre (par exemple, les 30 derniers jours) lorsqu’ils sont ouverts pour consultation.
- Le nombre figurant après le type de rapport indique le nombre total de rapports disponibles pour le type en question.
- Les rapports sont répertoriés en commençant par les derniers rapports modifiés.
- Chaque type de rapport comporte deux rapports par défaut qui se trouvent toujours en haut de la liste et ne peuvent pas être supprimés :
- {Type} pour la semaine : affiche une compilation de tous les graphiques disponibles propres à un type pour les sept jours précédents.
- {Type} pour le mois : affiche une compilation de tous les graphiques disponibles propres à un type pour les 30 jours précédents.
- {Type} pour la semaine : affiche une compilation de tous les graphiques disponibles propres à un type pour les sept jours précédents.
Chaque liste de types de rapports présente le même format de page avec quatre colonnes :
- Nom du rapport : nom fourni par le créateur du rapport.
- Icônes actives : si un planning est configuré pour le rapport, une icône de calendrier bleue est affichée.
- Date de création : horodatage de la création du rapport. Le décalage de fuseau horaire dépend du fuseau horaire défini pour le groupe principal de l’utilisateur.
- Dernière consultation : indique l’horodatage de la dernière consultation du rapport.
- Dupliquer : crée une copie du rapport qui peut ensuite être modifiée et enregistrée sous un nouveau nom (si nécessaire).
- Renommer : ouvre un champ de modification permettant de changer le nom du rapport.
- Supprimer : supprime le rapport. Cette action est irrévocable.
- Ouvrir : ouvre le rapport pour consultation.
- Il s’agit de la même fonctionnalité que le bouton d’action rapide Ouvrir.
- Il est également possible de modifier la configuration d’un rapport ouvert et de l’enregistrer sous le nom existant.
- Si un nouveau nom est souhaité, le rapport doit d’abord être dupliqué.
- Si un nouveau nom est souhaité, le rapport doit d’abord être dupliqué.
- (Modifier) Planning : ouvre l’interface permettant de créer un planning ou d’en modifier un.
- Envoyer maintenant : ouvre l’interface pour envoyer immédiatement par e-mail une copie du rapport.
Exportations (N) : fournit la liste de toutes les exportations de données créées et enregistrées par l’utilisateur. Notez qu’une exportation de données est un rapport statique généré une fois. Il doit être explicitement actualisé pour mettre à jour les données.
La page Exportations contient six colonnes :
- Nom d’exportation : nom d’exportation défini par l’utilisateur lors de la création.
- Icônes actives : deux icônes peuvent être affichées :
- Modifier le planning : si un planning est configuré pour l’exportation, une icône de calendrier bleue est affichée.
- Télécharger : si une exportation de données est prête, une icône de téléchargement est visible.
- Statut : statut de l’exportation. Lors de la création d’une exportation, la compilation des données peut prendre un certain temps.
- Prêt : une fois l’exportation créée, le statut Prêt s’affiche. Seules les exportations dont le statut est défini sur Prêt peuvent être téléchargées.
- Lorsqu’une exportation est encore en cours de création, une barre de traitement s’affiche jusqu’à ce que son statut soit défini sur Prêt.
- Prêt : une fois l’exportation créée, le statut Prêt s’affiche. Seules les exportations dont le statut est défini sur Prêt peuvent être téléchargées.
- Type de données : identifie le type de données contenues dans l’exportation (Accord, Consommation de transactions ou Utilisateur)
. - Date de création : horodatage de la création du rapport. Le décalage de fuseau horaire dépend du fuseau horaire défini pour le groupe principal de l’utilisateur.
- Dernière consultation : indique l’horodatage de la dernière ouverture du rapport. Cet horodatage ne nécessite pas que l’exportation soit modifiée et réenregistrée pour être mise à jour.
Notez que le survol d’un enregistrement d’exportation entraîne l’affichage d’un bouton d’action rapide Ouvrir.
Par ailleurs, plusieurs options permettent de gérer le rapport. Elles sont accessibles en sélectionnant les points de suspension à l’extrême droite de l’enregistrement. Ces options sont les suivantes :
- Actualiser : actualise le contenu inclus dans l’exportation avec les données les plus récentes. Si le rapport n’a pas été actualisé, les données précédentes sont affichées.
- Dupliquer : crée une copie du rapport qui peut ensuite être modifiée et enregistrée si nécessaire.
- Renommer : ouvre un champ de modification permettant de changer le nom du rapport.
- Supprimer : supprime les données d’exportation. Cette action est irrévocable.
- Ouvrir : ouvre l’exportation pour reconfigurer les valeurs des champs à inclure dans le fichier CSV.
- Il s’agit de la même fonctionnalité que le bouton d’action rapide Ouvrir.
- (Modifier) Planning : ouvre l’interface permettant de créer un planning ou d’en modifier un.
- Télécharger : télécharge un fichier CSV du contenu exporté. L’utilisateur est invité à indiquer un nom de fichier avant le téléchargement.
- Il s’agit de la même fonctionnalité que le bouton d’action rapide Télécharger.
- Envoyer maintenant : ouvre l’interface pour envoyer immédiatement par e-mail une copie du rapport ou de l’exportation.
L’étape d’affichage contient le résumé du rapport ainsi que le ou les graphiques :
Au bas de la page se trouve une liste déroulante des derniers rapports utilisés/créés, le plus récent se trouvant en haut.
Les deux rapports par défaut (par type de rapport) sont épinglés en haut de la liste et ne peuvent pas être modifiés, renommés ni supprimés. Les voici :
- {Type de rapport} pour le mois : crée une vue de tableau de bord complète des données d’accord de l’utilisateur connecté pour les 30 jours civils précédents.
- {Type de rapport} pour la semaine : identique au rapport ci-dessus, à l’exception du délai qui ne couvre que les sept jours civils précédents.
Si vous placez le curseur sur un rapport ou un enregistrement d’exportation, les boutons d’action rapide suivants s’affichent :
- Ouvrir : selon le type d’enregistrement (Rapport ou Exportation) :
- Les Rapports ouvrent une vue du rapport. Le graphique et les filtres des rapports peuvent être modifiés, et le port enregistré avec la nouvelle configuration.
- Les Exportations ouvrent la configuration des champs associés, ce qui permet de reconfigurer et d’enregistrer l’exportation en question.
- Les Rapports ouvrent une vue du rapport. Le graphique et les filtres des rapports peuvent être modifiés, et le port enregistré avec la nouvelle configuration.
- Télécharger (Exportations uniquement) : place un fichier CSV téléchargeable en file d’attente.
Par ailleurs, plusieurs options courantes permettent de gérer les exportations/rapports récents. Elles sont accessibles en sélectionnant les points de suspension à l’extrême droite de l’enregistrement. Ces options sont les suivantes :
- Actualiser (exportations uniquement) : actualise le contenu inclus dans l’exportation avec les données les plus récentes. Si le rapport n’est pas actualisé, les données précédentes sont affichées.
- Dupliquer : crée une copie du rapport qui peut ensuite être modifiée et enregistrée si nécessaire.
- Renommer : ouvre un champ de modification permettant de changer le nom du rapport.
- Supprimer : supprime les données d’exportation. Cette action est irrévocable.
- Télécharger (exportations uniquement) : télécharge un fichier CSV du contenu exporté. L’utilisateur est invité à indiquer un nom de fichier avant le téléchargement.
- Il s’agit de la même fonctionnalité que le bouton d’action rapide Télécharger.
- Ouvrir : fonctions identiques aux boutons d’action rapide. Selon le type d’enregistrement (Rapport ou Exportation) :
- Les Rapports ouvrent une vue modifiable du rapport.
- Les Exportations ouvrent la configuration de champ modifiable pour l’exportation.
Filtrage des exportations et des rapports
La plupart des comptes génèrent un volume suffisant pour nécessiter la limitation du jeu de données des accords afin de ne retourner que les valeurs correspondant à une période, un événement ou un flux de travail sélectionné.
Les exportations et les rapports utilisent le même système de filtrage principal pour limiter le nombre d’accords inclus dans le jeu de données retourné.
Vous pouvez limiter le jeu de données par :
- Période : limite le jeu de données retourné à une zone de temps en fonction de la Date de création de l’accord.
- Filtres de flux de travail : limite le jeu de données retourné en fonction des valeurs de flux de travail connues relatives à l’accord.
- Si aucun filtre n’est sélectionné, tous les accords de la période sont retournés.
- Les filtres de flux de travail peuvent être cumulés. Tous les accords correspondant à un (ou plusieurs) des filtres sont inclus dans le jeu de données retourné.
- Catégories de filtrage :
- Workflow : filtres basés sur le workflow utilisé pour envoyer l’accord.
- Expéditeur : filtrage basé sur les utilisateurs expéditeurs de votre compte.
- Nom de l’accord : filtre basé sur le nom des accords. Cette catégorie convient aux accords provenant de formulaires web et d’autres sources utilisant un nom d’accord commun.
- Destinataire : filtre les accords par adresse e-mail du participant. Renvoie tout accord où l’adresse e-mail spécifiée apparaît comme destinataire, quel que soit le rôle ou l’ordre de signature.
- Groupe : filtrage des accords en fonction du ou des groupes à partir desquels ils ont été envoyés.
- Statut : statut actuel d’un accord (ARCHIVÉ, ANNULÉ, TERMINÉ, BROUILLON, EXPIRÉ, EN COURS).
- Si aucun filtre n’est sélectionné, tous les accords de la période sont retournés.
Lorsqu’ils sont sélectionnés, les filtres de flux de travail affichent un sous-filtre pour permettre à l’utilisateur de sélectionner explicitement des valeurs au sein de ce type de filtre connu de l’utilisateur (à l’aide d’une liste déroulante à sélection multiple).
L’utilisateur peut saisir une chaîne dans le champ pour produire une liste de valeurs correspondantes.
Plusieurs valeurs peuvent être sélectionnées.
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