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Übersicht über Datenexporte und Berichtsdiagramme
In der neuen Berichtsumgebung können Benutzer mit den Servicestufen Enterprise und Business eigene benutzerdefinierte Berichte und Datenexporte in einer personalisierten Ansicht erstellen, speichern und verwalten.
Berichte sind Vorlagen, die einen oder mehrere Diagramme mit einer Zusammenfassung der von den Benutzern definierten Vereinbarungsdaten zurückgeben. Die Anzahl und der Typ der Berichte, die Benutzern zur Verfügung stehen, werden durch die Berechtigungsstufe der Benutzer im System und den Berechtigungsbereich bestimmt, der für ihre jeweilige Benutzer-ID gilt.
Datenexporte bieten Benutzern die Möglichkeit, bestimmte Felddaten aus den Vereinbarungen innerhalb ihres Berechtigungsbereichs zu extrahieren. Benutzer können Filter anwenden, um die Konzentration im zurückgegebenen Datensatz auf Benutzer, Gruppe, Workflow oder Vereinbarungsname zu legen.
Innerhalb des gefilterten Vereinbarungssatzes können Benutzer die einzelnen Felder definieren, die in eine CSV-Datei exportiert werden sollen, um den Export von all denjenigen Transaktionsdaten zu befreien, die nicht benötigt werden.
Zu den Berichtstypen gehören:
- Vereinbarungen (alle Benutzenden): Vereinbarungsberichte geben die Metriken für Vereinbarungsaktivitäten wie Abschlussraten, Zeit bis Abschluss, Workflow-Nutzung, Volumentrends und Absendenden-/Gruppentrends zurück. Es gibt elf Vereinbarungsdiagramme.
- Transaktionsverbrauch (alle Benutzenden): Gibt das Volumen der Transaktionen über das System nach Benutzer*in, Gruppe, Workflow oder Gesamtvolumentrend gruppiert wieder. Es gibt vier Transaktionsverbrauchsdiagramme.
- Einstellungsaktivitäten-Audit (nur Administrierende): Administrierende haben Zugriff auf die Ausführung eines speziellen Berichts, der die Aktivität auf Einstellungsebene für ihre Benutzenden, Gruppen oder das gesamte Konto zurückgibt, je nach Berechtigungsebene der für die Administration zuständigen Person.
Das klassische Reporting und das moderne Reporting-Erlebnis verwenden unterschiedliche Datenmodelle und Berechnungsmethoden, sodass ihre Ergebnisse nicht immer übereinstimmen. Wichtige Unterschiede sind:
- Das klassische Reporting zählt Bibliothek-Vorlagen als Vereinbarungen. Das moderne Reporting tut dies nicht.
- Das klassische Reporting enthält abgebrochene Vereinbarungen. Das moderne Reporting schließt diese aus.
- Das klassische Reporting verwendet die letzte Änderungszeit der Vereinbarung für zeitbasierte Berechnungen. Das moderne Reporting verwendet spezifische Vereinbarungsereignisse für höhere Präzision.
- Das klassische Reporting erfolgt immer in pazifischer Zeit. Das moderne Reporting berechnet und zeigt Daten in Ihrer Zeitzone an, was zu einer Verschiebung der Vereinbarungsdaten führen und beeinflussen kann, welche Vereinbarungen in einen ausgewählten Zeitraum fallen.
Nachdem du dich angemeldet hast, wähle im oberen Menü des Startbildschirms die Option „Berichte“.
Standard-Dashboard (Übersicht)
Wenn die neue Umgebung Berichte zum ersten Mal geöffnet wird, wird das Standard-Dashboard geladen.
Das Dashboard lädt automatisch eine Übersicht über den Vereinbarungsverkehr der letzten sieben Tage mit einer Zusammenfassung oben im Dashboard und drei Diagrammen, die den Prozentsatz der abgeschlossenen Vereinbarungen, den Trend des gesamten Vereinbarungsvolumens und die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss einer Vereinbarung anzeigen.
Zwei Schaltflächen stehen dem Benutzer zur Erstellung neuer Berichte bzw. Exportinhalte zur Verfügung:
- Neuer Export: Mit einer neuen Exportanforderung können Benutzer einen Bereich von Vereinbarungen definieren und dann Werte auf Feldebene aus diesen Vereinbarungen exportieren.
- Beispiel: Ein Rückmeldeformular, das einer Veranstaltungseinladung beigefügt ist und auf dem die Antwortenden ein Menü auswählen und Sonderwünsche angeben können.
- Der Ersteller des Webformulars kann dann die Vereinbarungen auswählen (gefiltert nach dem Webformularnamen) und die Felder aus dem Formular (Name, Essenswünsche, Anmerkungen usw.) in eine CSV-Datei extrahieren.
- Neuer Bericht: Mit einem neuen Bericht können Benutzer ein Dashboard mit Vereinbarungsdaten erstellen, das einen oder mehrere Diagramme enthält. Je nach Kontext werden verschiedene Diagrammtypen verwendet:
- Abgeschlossene Vereinbarungen ist ein Skalendiagramm.
- Trend bei Zeit bis Abschluss ist ein Liniendiagramm.
- Vereinbarungen nach Absender oder Gruppe ist ein Balkendiagramm.
- Vereinbarungsabschluss nach Absender ist ein Streudiagramm.
- Abgeschlossene Vereinbarungen ist ein Skalendiagramm.
Sowohl bei Exporten als auch bei Berichten können Benutzer die Vorlage zur zukünftigen Verwendung in ihrer persönlichen Export- und Berichtsliste speichern.
Nur bei Exporten können Benutzer eine CSV-Datei der angeforderten Daten herunterladen.
Die linke Bildschirmleiste enthält Links zum Anzeigen des Inhalts der Berichte und Datenexporte des Benutzers. Die Leiste enthält bis zu fünf anklickbare Links:
Übersicht: Ruft für den Benutzer eine Ansicht der Vereinbarungsdaten der letzten sieben Kalendertage auf. Lädt im Wesentlichen das Standard-Dashboard auf der Landingpage neu.
Berichtstypen: Die drei Berichtstypen (Vereinbarungen, Transaktionsverbrauch und Benutzer) verfügen jeweils über einen eigenen anklickbaren Link, über den die vollständige Liste der Berichte für den jeweiligen Berichtstyp geöffnet werden kann. Beachte, dass Berichte immer die aktuellen Daten der Filtereinstellungen erfassen (z. B. letzte 30 Tage), wenn sie zur Ansicht geöffnet werden.
- Die Zahl nach dem Berichtstyp gibt die Gesamtzahl der für diesen Berichtstyp verfügbaren Berichte an.
- Der zuletzt geänderte Bericht wird oben in der Berichtsliste angezeigt.
- Jeder Berichtstyp verfügt über zwei Standardberichte, die immer am Anfang der Liste stehen und nicht gelöscht werden können:
- {Type} für die Woche: Zeigt eine Zusammenstellung aller verfügbaren typspezifischen Diagramme für die letzten sieben Tage an.
- {Type} für den Monat: Zeigt eine Zusammenstellung aller verfügbaren typspezifischen Diagramme für die letzten 30 Tage an.
- {Type} für die Woche: Zeigt eine Zusammenstellung aller verfügbaren typspezifischen Diagramme für die letzten sieben Tage an.
Jede Berichtstypliste hat dasselbe Seitenformat mit jeweils vier Spalten:
- Berichtsname: Gibt den vom Ersteller des Berichts angegebenen Namen an.
- Aktive Symbole: Wenn für den Bericht ein Zeitplan konfiguriert wurde, wird ein blaues Kalendersymbol angezeigt.
- Erstellungsdatum: Uhrzeit-/Datumsstempel, an dem der Bericht erstellt wurde. Die Zeitzonenverschiebung basiert auf der für die primäre Gruppe des Benutzers eingestellten Zeitzone.
- Zuletzt angezeigt: Gibt den Uhrzeit-/Datumsstempel an, an dem der Bericht das letzte Mal angezeigt wurde.
- Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Berichts, die dann bearbeitet und (bei Bedarf) unter einem neuen Namen gespeichert werden kann.
- Umbenennen: Öffnet ein Bearbeitungsfeld, in dem du den Namen des Berichts ändern kannst.
- Löschen: Löscht den Bericht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Öffnen: Öffnet den Bericht zur Anzeige.
- Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Öffnen.
- Du kannst auch die Konfiguration eines geöffneten Berichts bearbeiten und unter dem vorhandenen Namen speichern.
- Wenn ein neuer Name gewünscht wird, sollte der Bericht zuerst dupliziert werden.
- Wenn ein neuer Name gewünscht wird, sollte der Bericht zuerst dupliziert werden.
- Zeitplan (bearbeiten): Öffnet die Oberfläche zum Erstellen eines neuen Zeitplans oder zum Bearbeiten eines vorhandenen Zeitplans.
- Jetzt senden: Öffnet die Oberfläche, um sofort eine Kopie des Berichts per E-Mail zu versenden.
Exporte (N): Enthält eine Liste aller Datenexporte, die vom Benutzer erstellt und gespeichert wurden. Beachte, dass es sich bei einem Datenexport um einen statischen Bericht handelt, der generiert wurde und zum Aktualisieren der Daten explizit aktualisiert werden muss.
Das Layout der Exportseite umfasst sechs Spalten:
- Exportname: Gibt den Exportnamen an, der vom Benutzer bei der Erstellung festgelegt wurde.
- Aktive Symbole: Es können zwei Symbole angezeigt werden:
- Zeitplan bearbeiten: Wenn für den Export ein Zeitplan konfiguriert ist, wird ein blaues Kalendersymbol angezeigt.
- Herunterladen: Wenn für einen Datenexport ein Export bereit ist, wird ein Download-Symbol angezeigt.
- Status: Gibt den aktuellen Status des Exports an. Wenn ein Export zum ersten Mal erstellt wird, kann die Kompilierung der Daten einige Zeit in Anspruch nehmen.
- Bereit: Wenn der Export vollständig erstellt wurde, wird der StatusBereitangezeigt. Exporte können nur heruntergeladen werden, wenn sie den Status Bereit haben.
- Wenn gerade ein Export erstellt wird, wird eine Verarbeitungsleiste angezeigt, bis der Export den Status Bereit aufweist.
- Bereit: Wenn der Export vollständig erstellt wurde, wird der StatusBereitangezeigt. Exporte können nur heruntergeladen werden, wenn sie den Status Bereit haben.
- Datentyp: Gibt den Typ der Daten an, die der Export enthält (Vereinbarung, Transaktionsverbrauch oder Benutzer)
. - Erstellungsdatum: Uhrzeit-/Datumsstempel, an dem der Bericht erstellt wurde. Die Zeitzonenverschiebung basiert auf der für die primäre Gruppe des Benutzers eingestellten Zeitzone.
- Zuletzt angezeigt: Gibt den Uhrzeit-/Datumsstempel an, an dem der Bericht zuletzt geöffnet wurde. Dieser Zeitstempel erfordert nicht, dass der Export geändert und zur Aktualisierung neu gespeichert werden muss.
Wenn du den Mauszeiger über einen Exportdatensatz bewegst, wird die Schnellaktions-Schaltfläche Öffnen angezeigt.
Darüber hinaus gibt es mehrere Optionen zum Verwalten des Berichts, auf die du durch Auswählen der Auslassungspunkte ganz rechts im Datensatz zugreifen kannst. Diese Optionen sind:
- Aktualisieren: Aktualisiert den Inhalt des Exports auf die aktuellsten Daten. Wenn der Bericht nicht aktualisiert wird, werden die vorherigen Daten angezeigt.
- Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Berichts, die dann bearbeitet und bei Bedarf gespeichert werden kann.
- Umbenennen: Öffnet ein Bearbeitungsfeld, in dem du den Namen des Berichts ändern kannst.
- Löschen: Löscht die Exportdaten. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Öffnen: Öffnet den Export zur Neukonfiguration der Feldwerte, die in die CSV-Datei aufgenommen werden sollen.
- Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Öffnen.
- Zeitplan (bearbeiten): Öffnet die Oberfläche zum Erstellen eines neuen Zeitplans oder zum Bearbeiten eines vorhandenen Zeitplans.
- Herunterladen: Lädt eine CSV-Datei mit dem Exportinhalt herunter. Der Benutzer wird aufgefordert, vor dem Download einen Dateinamen anzugeben.
- Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Herunterladen.
- Jetzt senden: Öffnet die Oberfläche, um sofort eine Kopie des Berichts per E-Mail zu versenden.
Die Anzeigephase enthält die Berichtszusammenfassung und das bzw. die Diagramme:
Unten auf der Seite befindet sich eine Liste, in der du durch die zuletzt verwendeten bzw. erstellten Berichte blättern kannst. Der neueste Bericht wird dabei ziemlich weit oben angezeigt.
Ganz oben in der Liste werden die beiden Standardberichte (pro Berichtstyp) Liste aufgeführt. Diese können nicht bearbeitet, umbenannt oder gelöscht werden. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
- {Report Type} für den Monat: Erstellt eine vollständige Dashboard-Ansicht der Vereinbarungsdaten des angemeldeten Benutzers für die letzten 30 Kalendertage.
- {Report Type} für die Woche: Ist identisch mit dem obigen Bericht, nur dass die Zeitspanne nur die letzten sieben Kalendertage abdeckt.
Wenn du mit dem Mauszeiger über einen Bericht oder einen Exportdatensatz fährst, werden die Schaltflächen für die Schnellaktionen angezeigt:
- Öffnen: Die Funktion ist abhängig vom Datensatztyp (Bericht oder Export):
- Bei Berichten wird eine Ansicht des Berichts geöffnet. Du kannst das Berichtsdiagramm und die Filter ändern und den Bericht mit der neuen Konfiguration speichern.
- Bei Exporten wird die Feldkonfiguration für den Export geöffnet, so dass du den Export neu konfigurieren und speichern kannst.
- Bei Berichten wird eine Ansicht des Berichts geöffnet. Du kannst das Berichtsdiagramm und die Filter ändern und den Bericht mit der neuen Konfiguration speichern.
- Herunterladen (nur Exporte): Stellt eine herunterladbare CSV-Datei in die Warteschlange.
Darüber hinaus gibt es mehrere allgemeine Optionen zur Verwaltung der aktuellen Exporte/Berichte, die durch Klicken auf die Auslassungspunkte ganz rechts im Datensatz aufgerufen werden können. Diese Optionen sind:
- Aktualisieren (nur Exporte): Aktualisiert den Inhalt des Exports auf die aktuellsten Daten. Wenn der Bericht nicht aktualisiert wird, werden die vorherigen Daten angezeigt.
- Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Berichts, die dann bearbeitet und bei Bedarf gespeichert werden kann.
- Umbenennen: Öffnet ein Bearbeitungsfeld, in dem du den Namen des Berichts ändern kannst.
- Löschen: Löscht die Exportdaten. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Herunterladen (nur Exporte): Lädt eine CSV-Datei mit dem Exportinhalt herunter. Der Benutzer wird aufgefordert, vor dem Download einen Dateinamen anzugeben.
- Diese Option hat dieselbe Funktion wie die Schnellaktions-Schaltfläche Herunterladen.
- Öffnen: Die Funktion entspricht der der Schaltflächen für die Schnellaktionen. Je nach Datensatztyp (Bericht oder Export):
- Bei Berichten wird eine bearbeitbare Ansicht des Berichts geöffnet.
- Bei Exporten wird die bearbeitbare Feldkonfiguration für den Export geöffnet.
Filtern nach Exporten und Berichten
Die meisten Konten generieren ein so hohes Volumen, dass der Vereinbarungsdatensatz begrenzt werden muss, sodass nur die Werte für einen ausgewählten Zeitrahmen, ein Ereignis oder einen Arbeitsablauf zurückgegeben werden.
Für Exporte und Berichte wird dasselbe primäre Filtersystem verwendet, um die Anzahl der Vereinbarungen zu begrenzen, die in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen werden.
Du kannst Datensätze folgendermaßen begrenzen:
- Datumsbereich: Begrenzt den zurückgegebenen Datensatz auf ein Zeitfeld, das auf dem Erstellungsdatum der Vereinbarung basiert.
- Arbeitsablauffilter: Begrenzt den zurückgegebenen Datensatz basierend auf bekannten Arbeitsablaufwerten in Bezug auf die Vereinbarung.
- Wenn kein Filter ausgewählt ist, werden alle Vereinbarungen innerhalb des Datenbereichs zurückgegeben.
- Arbeitsablauffilter sind additiv. Alle Vereinbarungen, die einem (oder mehreren) der Filter entsprechen, werden in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen.
- Die Filterkategorien sind:
- Workflow: Die Filterung basiert auf dem Workflow, der zum Senden der Vereinbarung verwendet wird.
- Absendende: Die Filterung basiert auf den sendenden Benutzenden in deinem Konto.
- Vereinbarungsname: Die Filterung basiert auf den Namen der Vereinbarungen. Dieser Filter eignet sich gut für Vereinbarungen aus Webformularen und anderen Quellen, die einen gemeinsamen Vereinbarungsnamen verwenden.
- Empfänger - Filtert Vereinbarungen nach Teilnehmer-E-Mail-Adresse.Sendet jede Vereinbarung zurück, bei der die angegebene E-Mail als Empfänger erscheint, unabhängig von Rolle oder Signierreihenfolge.
- Gruppe: Vereinbarungen werden basierend auf der bzw. den Gruppen gefiltert, von der bzw. denen sie gesendet wurden.
- Status: der aktuelle Status einer Vereinbarung (ARCHIVIERT, STORNIERT, ABGESCHLOSSEN, ENTWURF, ABGELAUFEN, IN BEARBEITUNG)
- Wenn kein Filter ausgewählt ist, werden alle Vereinbarungen innerhalb des Datenbereichs zurückgegeben.
Wenn du Arbeitsablauffilter ausgewählt hast, wird ein Unterfilter angezeigt, damit Benutzer (über eine Dropdown-Liste mit Mehrfachauswahl) explizit Werte innerhalb dieses Filtertyps auswählen können, die den Benutzern bekannt sind.
Die Benutzer können eine Zeichenfolge in das Feld eingeben, um eine Liste mit übereinstimmenden Werten zu erstellen.
Es können mehrere Werte ausgewählt werden.
