Visão geral
A página Enviar é onde você configura e envia novos contratos ad hoc. Há cinco seções funcionais para configurar:
- O Envio de grupo (somente contas com UMG ativado) - O seletor de grupo define as opções configuráveis e os modelos disponíveis para o contrato. Configure isso primeiro, pois redefinir o grupo atualizará a página e removerá as configurações anteriores.
- Recipients - Os recipients são as pessoas com as quais você precisa interagir no seu contrato. Há vários tipos de "recipients". As opções disponíveis são especificadas pelo administrador de sua conta.
- Mensagem - Permite definir o nome do contrato e uma mensagem para enviar a destinatários.
- Opções: essas opções ajudam a gerenciar o contrato
- Proteger com senha: você pode proteger seus documentos assinados fornecendo uma senha que será aplicada no PDF final para evitar visualização não autorizada.
- Prazo de conclusão: quando um contrato precisa ser assinado até uma data específica, você pode usar esta opção para cancelar automaticamente o contrato após um determinado número de dias.
- Enviar lembrete : você pode configurar lembretes regulares a serem enviados para os destinatários ativos atuais.
- Idioma do destinatário – O idioma escolhido é usado na comunicação por email do destinatário e na página de assinatura eletrônica.
- Arquivos – Este é o local onde você seleciona os documentos que você realmente está enviando para assinatura.
Depois de fazer logon, selecione Enviar ou Solicitar assinaturas eletrônicas na tela inicial.
Envio de contratos
O objetivo do Acrobat Sign é enviar documentos e coletar assinaturas e aprovações. Cada cliente tem requisitos diferentes com relação a quem precisa interagir com o documento e em que ordem; portanto, há vários recursos de fluxo de trabalho disponíveis na interface da página Enviar sobre os quais você deve saber.
Se você estiver em uma conta com Usuários em Vários Grupos (UMG) ativado, selecione o grupo do qual deseja enviar o contrato antes de configurar o contrato.
- Definir o valor do Grupo carrega as propriedades e os modelos relacionados ao grupo para você escolher.
- Ao alterar o Grupo, você notará a atualização da página. Qualquer conteúdo inserido será removido após esta atualização.
Se você não vir a lista suspensa Enviar de na parte superior da página, sua conta não está com o UMG ativado.
Defina os recipients e a ordem na qual eles obtêm acesso para interagir com o documento.
- Configurar contratos com vários signatários é o mesmo processo que com um único signatário, apenas com mais recipients. Adicione cada um e configure-os conforme necessário.
- É possível adicionar o mesmo email no contrato várias vezes (por exemplo, se alguém tiver ações em diferentes estágios do processo).
Na seção Recipients, a opção na parte superior pede para você selecionar a ordem básica de assinatura:
- Completar na ordem está selecionado (como mostrado acima), um processo de assinatura sequencial é observado de uma etapa de assinatura para a seguinte e os recipients são numerados para indicar a ordem precisa de participação
- A fluxos híbridos de assinatura começam como um fluxo de trabalho sequencial (Concluir em ordem)
- Quando a opção Completar em qualquer ordem estiver ativada, a assinatura em paralelo pode ocorrer e os recipients não são numerados para indicar que não há nenhuma ordem específica de participação.
À direita da opção de ordem de assinatura, você verá dois links:
- Adicionar-me - Clique neste link para se incluir como o próximo recipient na ordem de participação.
- Adicionar grupo de recipients - Clique neste link para criar um grupo de recipients onde um precisa participar em nome do grupo inteiro. Por exemplo, crie um grupo para a equipe de RH, em que somente uma pessoa do RH realmente precisar assinar o contrato.
- Adicionar selo eletrônico - Esta é uma configuração opcional, disponibilizada se o(a) admin configurou o usuário para adicionar selos eletrônicos no processo do contrato.
Para alterar a ordem dos recipients, você pode clicar e arrastar os recipients na ordem correta da pilha, ou pode editar diretamente os números e a pilha se ajustará de acordo.
Cada recipient é criado com cinco elementos:
A. Ordem de participação - Quando a opção Completar na ordem está selecionada, a ordem de participação fornece uma indicação clara de quando cada destinatário deve interagir com o contrato.
B. Função - De que forma o recipient pode ser melhor caracterizado?
C. Endereço de email - Este é o endereço de email que identifica o recipient e é usado para todas as comunicações de email com o recipient, incluindo a solicitação de assinatura.
D. Métodos de autenticação - Como deve ser o controle de destinatários? Deseja usar a autenticação?
E. Método de entrega - Como deseja que destinatários recebam links para os contratos (links de assinatura, lembretes e contratos concluídos). As opções são “Email” e “SMS”, que é enviado ao número de telefone do destinatário.
F. Exigir autenticação (opcional) - Deseja exigir que suas assinaturas sejam autenticadas? Essa opção só estará disponível se o(a) admin configurar a integração.
G. Mensagem privada (opcional) - O(a) remetente pode fornecer instruções individuais para cada destinatário, que aparecem ao visualizar o contrato.
O link Mostrar CC abaixo da lista de recipients expõe um campo no qual você adiciona um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir a autoridade para assinatura/aprovação.
Um fluxo de trabalho "híbrido" é um exemplo de ordem de participação sequencial em que uma ou mais etapas incluem dois ou mais recipients que acessam o documento ao mesmo tempo. Todos os assinantes/aprovadores da etapa "paralela" deverão concluir sua parte antes de o processo sequencial passar para a próxima etapa.
Os grupos de recipients são úteis quando você precisa da assinatura de uma equipe ou de uma empresa, mas não de um indivíduo específico nesse grupo. Qualquer membro do grupo está autorizado a assinar ou aprovar em nome do grupo inteiro.
A seção Mensagem contém dois campos que podem promover ainda mais o seu sucesso.
O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer string que identifique o contrato. Essa string irá preencher a linha de assunto do email dos recipients (destacada em amarelo abaixo), além do valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajudará seus recipients a identificar mais prontamente seu email e poderá melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário.
Se nenhum nome de contrato for inserido antes de um documento ser anexado, o nome do contrato adotará o nome de arquivo do primeiro arquivo anexado. Esse valor pode ser editado até que o contrato seja enviado.
A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). Esta mensagem aparece no email Por favor, assine enviado para todos os recipients (ao contrário da Mensagem privada, que é exibida apenas para o recipient para o qual está configurada).
Modelos de mensagem
Os clientes de nível enterprise terão acesso aos modelos de mensagem configurados pelo seu administrador. Os modelos de mensagem são vinculados diretamente ao recurso Idioma dos recipients nas seções Opções, de modo que, quando você selecionar "espanhol" do menu suspenso de idiomas, todos os seus modelos em espanhol se tornarão disponíveis.
Se você selecionou um idioma que não tem nenhum modelo vinculado a ele, a opção Modelo de mensagem não estará visível na página Enviar.
A seção Opções permite controlar melhor o contrato depois de enviado:
- Proteger com senha - Exige que todos os recipients digitem uma senha para abrir e visualizar o PDF assinado. Essa senha é definida pelo remetente e deve ser comunicada externamente. O Acrobat Sign não registra essa senha; portanto, não esqueça ela.
- Prazo de conclusão - Defina o número de dias após os quais o contrato vence e não pode mais ser concluído.
- Definir lembrete - Configure a frequência de envio (diária ou semanal) dos lembretes até a data de conclusão do contrato. Somente os destinatários atuais serão notificados.
- Idioma dos destinatários - Selecione o idioma a ser utilizado nos emails enviados aos destinatários e durante a experiência de assinatura.
- Essa configuração também define os Modelos de mensagem visíveis se sua conta estiver configurada para usá-los.
Anexe os documentos da transação na seção Arquivo.
O Acrobat Sign combinará todos os documentos em um PDF de contrato abrangente para o processo de assinatura e criará esse arquivo PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.
Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Acrobat Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox e OneDrive, carregados de seu sistema local usando a pesquisa de arquivos, ou por arrastar e soltar um arquivo na caixa Arquivos.
Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Visualizar e adicionar campos de assinatura
Logo abaixo da lista de arquivos, você verá a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura. Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário neles conforme necessário.
Você deve adicionar ao menos os campos de assinatura, mas há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.
Se nenhum campo de assinatura for inserido, o Acrobat Sign adicionará automaticamente uma nova página para acomodar as assinaturas no fim do documento.
Enviar um documento para apenas um recipient é um dos fluxos de trabalho mais comuns em termos de contrato e uma ótima maneira aprender sobre o processo básico. Tudo que você precisa é de:
- Endereço de email do recipient.
- Este email deve ser diferente do que o email com o qual você faz logon (não é possível enviar para si mesmo)
- Um documento ou um arquivo que você quer que seja assinado
Envio para vários recipients
O envio de um contrato para vários recipients segue exatamente as mesmas etapas, mas com duas diferenças importantes:
- É necessário incluir cada destinatário em sua própria linha na seção Destinatários, na ordem em que deseja que assinem.
- Ao inserir campos, é necessário declarar qual destinatário deve ter acesso ao campo clicando duas vezes nele e definindo o valor do Destinatário.
